Работа с пакетом программ MS Office

     Из  других средств, которые используются для форматирования текста простого документа, можно отметить следующие:

1. С помощью команды «Формат/ Регистр» устанавливаются различные опции по переключению регистра шрифта (например, включить опцию Все прописные):
2. Для установки междустрочного интервала и определения выравнивания текста (по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине) следует воспользоваться командой «Формат/ Абзац/ вкладка Отступ и интервалы» либо использовать соответствующие кнопки панели управления Форматирование:
3. Применяя команду «Формат/ Буквица», можно увеличить первую букву абзаца (перед использованием данной команды первую букву необходимо выделить), что обычно используется в художественных изданиях:
4. Использование команды «Формат/ Колонки» позволит расположить выделенный текст в колонки и установить соответствующие опции. [1]

     3 СИСТЕМА MS EXCEL 

     Excel - пожалуй, самая популярная сегодня  программа электронных таблиц. Ею  пользуются деловые люди и ученые, бухгалтеры и журналисты. С ее помощью ведут разнообразные списки, каталоги и таблицы, составляют финансовые и статистические отчеты, обсчитывают данные каких-нибудь опросов и состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Для ведения домашней бухгалтерии Excel тоже вполне подходит.

     Основное  отличие электронных таблиц от тех  табличек, которые можно строить  в Microsoft Word и других текстовых редакторах, состоит в том, что настоящие электронные таблицы оснащены возможностью производить вычисления. Ведь табличка в Word - это просто способ расположения слов и чисел, вы не сможете попросить свой текстовый редактор, к примеру, посчитать сумму чисел по столбцу, а результат поместить в такую-то ячейку. То есть попросить-то сможете, а вот посчитать всего этого Word не сумеет, зато Excel сумеет.

     Excel может вычислять суммы по столбцам, строкам или любым иным группам  ячеек, перемножать и делить, брать  проценты; он сумеет посчитать среднее арифметическое, дисперсию или срок погашения кредита. В нем вообще можно использовать множество стандартных функций - финансовых, математических, логических, статистических.

     Оформление  таблиц может быть самым разнообразным (а это немаловажно, когда нужно распечатать прайс-лист, справку или презентационный материал). Возможности форматирования данных - как в хорошем текст-процессоре: можно менять шрифты, начертания, выделять строки, столбцы или отдельные ячейки текста цветом, рамочками и линеечками, закрашивать области фоном или цветом, строить по табличным данным графики и диаграммы, вставлять в таблицу картинки и т.д. и т.п.

     Программа Excel достаточно мощная, возможности  ее, особенно в последних версиях, весьма обширны. Одних только математических, логических, бухгалтерских, статистических функций, которые Excel умеет выполнять над табличными данными, - более двухсот штук.[3] 

3.1 Электронные таблицы.  

     Строки  каждой таблицы пронумерованы цифрами, а столбцы – буквами. Таким образом, у каждой ячейки на листе есть свой уникальный адрес (имя). Например, выделенная рамочкой ячейка в левом верхнем углу имеет адрес А1. Если же мы хотим обратиться к этой ячейке из другого листа книги, то в адрес добавится название данного листа: Лист 1! А 1 (восклицательный знак служит разделителем). Более того, если мы захотим обратиться к ячейке из другого файла, в адрес добавится еще и его имя и путь к нему.

     То, что ячейка А1 выделена рамочкой, означает, что она активна и можно  немедленно что-нибудь в нее ввести с клавиатуры. В каждой ячейке таблицы может находиться число, текст либо формула. Это не все, что может находиться в ячейке, но самое существенное.

     Простейшая  формула – это, например, сумма. Объяснив программе, что именно надо суммировать, мы в заданной ячейке получаем результат. Конечно увидим мы в ней число, но в отличие от «просто числа» это будет вычисленным. И если измениться значение каких-либо ячеек, входящих в область суммирования, то автоматически поменяется и результат.

     Поставим  курсор на ячейку А1 и введем число, какое нам вздумается. Закончив, нажмем Enter (или стрелку вниз) и окажемся в ячейке А2. Введя таким образом пяток чисел, в ячейке А6 напишем формулу для их суммирования: =А1+А2+А3+А4+А5 и нажмем на Enter (букву А надо вводить в английской раскладке клавиатуры). Excel посчитает сумму и запишет ее в ячейку А6. Суммирование, впрочем, лучше выполнять по-другому, с привлечением к общественно полезному труду стандартных функций Excel. Для этого выделим мышкой ячейки с А1 по А5 (это и будет область суммирования), а потом нажмем кнопку суммирования (сигму) на панели инструментов. В ячейке А6 тут же появится вычисленная сумма.

     Стоит теперь перейти на любую из ячеек  с А1 по А5 и ввести другое число, как  сумма тут же изменится. Конечно, изменится она после того, как вы закончите набор и нажмете Enter, Tab, любую стрелку или ткнем мышкой в другую ячейку.

     Точно так же формула отследит изменения, если мы решим очистить ячейку (клавиша Del), удалить ячейку иди группу ячеек (Правка > Удалить) или, наоборот, добавим новые строки (Вставка > Строки) и заполним пустые ячейки в них. Причем Excel не станет пугаться, если в какой-то ячейке вместо числа стоит текст – просто не обратит на это внимание. Такой подход можно только приветствовать, потому что он позволит нам в дальнейшем вставлять в таблицы любые текстовые комментарии и заголовки, не заботясь о том, чтобы исключить их из области действия формул.

     Чтобы увидеть, как выглядит формула, созданная  с помощью кнопки-сигмы, перейдем стрелками или встанем мышью  на эту ячейку и поглядим на строку формул. Слева в отдельном окошечке (оно называется полем имени) написано: А6. Этот адрес (имя) ячейки, где мы находимся. А рядом стоит и сама формула: =СУММА(А1: А5). СУММ (в англоязычной версии SUM) – это операция суммирования, а в скобках написано, что суммируются ячейки в интервале от А1 до А5.

     В Excel формулой считается только такое  выражение, которое начинается со знака  равенства.

     Если  поставить мышкой курсор в строку формул, можно будет что-то поправить  в ней вручную. А если дважды щелкнуть по ячейке А6 или нажать F2, то править можно будет прямо в самой ячейке, а в строке формул наши действия будут продублированы. Excel XP, особенно услужливый, тут же покажет желтенькую справку-подсказку с описанием синтаксиса команды. Если я захочу, чтобы в область суммирования входили также данные из столбцов В и С. Тогда я могу написать в ячейке А6 =СУММА(А1: С5), задавая суммирование по прямоугольнику, верхняя левая вершина которого – в ячейке А1, а нижняя правая – в С5.

     Если  нужно считать сумму по всему столбцу (вы собираетесь впоследствии добавлять новые данные в таблицу, но не желаете каждый раз переписывать формулу), то в качестве аргумента можно задать, скажем, А: А. При этом произойдет сложение всех ячеек столбца и результат будет помещен в ячейку… В какую? Ведь если сумму записать в этот же столбец (например, в ячейку А6, как мы делали до сих пор), то она тоже попадает в область суммирования. Excel должен записать в А6 вычисленную сумму, но ему тут же придется добавить и это число к сумме, записав новый результат туда же, в А6. Вместо этого Excel сообщит, что не правы, скорее всего, вы. Невозможно, напишет, допустить циклические ссылки. Так что сумму по всему столбцу или по строке (в этом случае пишем так: = СУММ(1:1)) надо помещать в другом столбце или в другой строке

     При выполнении итерационных вычислений, начиная с Excel 97, циклические ссылки допустимы. Но это достаточно сложные  материи.

     Если  нам нужно просуммировать только столбцы А и С, а В пропустить. Тогда мы пишем = СУММ(А1: А5; С1: С5). Двоеточие задает интервал, точка с запятой – перечисление.

     На  самом деле все описанные выше операции можно проделать и мышкой. Например, встать в ячейку D6, где  будет находиться сумма, нажать на сигму  – в ячейке сразу возникнет незаполненная формула = СУММ(), а потом мышкой выделить либо прямоугольный блок А1: А5 (сумма по трем столбцам), либо сперва ячейки с А1 по А5, а затем, держа нажатой клавишу Ctrl, - с С1 по С5 (сумма по двум столбцам вразбивку). Можно даже разом выделить весь столбец – щелкнув мышкой по его имени, например по букве А вверху столбца. Строка выделяется аналогично – щелчком по ее номеру слева.

     По  мере выделения в скобках будут  появляться имена ячеек. Чтобы подтвердить  окончание ввода, жмем Enter.

     Иногда  возникает необходимость в формуле использовать данные из другой таблицы. Так, для того чтобы прибавить к нашей сумме ячейку А1, находящуюся на четвертом листе, пишем: = СУММ(А1: А5) +Лист4! А1.

     Как только мы стали редактировать формулу, в строке формул появились новые кнопки. Смысл их таков. Щелчок мышью по галочке подтверждает внесенные нами изменения, по крестику – отменяет.

     При редактировании формул у нас появляется новое окно-список Функции. Одним  щелчком мыши можно взять оттуда любую из десяти функций, которыми пользовались в последнее время.

     Когда мы выделяем мышкой ячейки, расположенные  не в столбик, а в строку, сумма  появится не внизу, а справа от выделенной группы ячеек. Формула будет выглядеть  примерно так: =СУММ(А1: D1). Если мы выделим  мышкой прямоугольную область, например первые пять ячеек столбцов А, В и С, и нажмем на сигму. Это позволит вычислить сумму по каждому из столбцов и напишет в свободные ячейки внизу.

     Если  же нам хочется подобным образом  посчитать сумму по каждой строке этого прямоугольника, то, выделяя блок А1: С5, надо захватить и пустой столбик D(А1: D5). Тогда при нажатии кнопки суммирования в столбце D окажутся суммы, вычисленные по строкам. Если выделить, кроме блока с данными, также пустой столбец справа и пустую строку снизу и нажать на сигму, то Excel напишет нам суммы и по строкам, и по столбцам.

     В XP кнопка сигма превратилась в меню, в котором имеется список нескольких самых часто используемых команд. Кроме обычного суммирования тут  есть вычисление среднего арифметического  по строке или столбцу (Среднее), подсчет количества чисел – пустые ячейки, тест и формулы команда не учитывает (Число), а также вычисление максимума и минимума. 

3.2 Функции и приемы Excel 

     3.2.1 Финансовые

     В категории Финансовые множество  специальных функций, вычисляющих проценты по вкладу или кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и самые разнообразные обратные и родственные величины.

     Например, функция ПЗ (в XP переименована в  ПЛТ "плата") позволит рассчитать сумму, которую придется выплатить, взяв (или, наоборот, получить, предоставив кому-то) кредит. Причем в качестве аргументов используются Норма (норма прибыли или годовая процентная ставка), Кпер (количество периодов погашения), Выплата (фиксированные ежемесячные или ежегодные платежи - в счет погашения кредита плюс проценты (в XP это называется Пс "приведенная стоимость")) и Бс (будущая стоимость; равна нулю, если вы рассчитываете за этот период полностью отдать (получить) долг), Тип - равен 1, если выплаты происходят в начале периода, и 0, если в конце.

     Обратными и родственными к ПЗ являются: функции  КПЕР, позволяющая рассчитать время (количество периодов) погашения; функция  БЗ (БС) - будущее значение (будущая  стоимость) вклада или кредита; функция  ПЛПРОЦ (ПРОЦПЛАТ) - платежи по процентам  и т.д. и т.п.

     Вводя процентную ставку по вкладу или кредиту, необходимо записать ее либо со знаком процента (25%), либо в виде сотых долей (0,25). Если же написать просто 25, то это  будет понято как 2500%. Причем Excel, в  отличие от нас, совершенно не волнует  тот факт, что в условиях крепкого рубля и низкой инфляции таких ставок уже не бывает…

     3.2.2 Дата и время

     Большинство функций этой категории ведает преобразованиями даты и времени в различные  форматы. Две специальные функции  СЕГОДНЯ и ТДАТА вставляют  в ячейку текущую дату (первая) и дату и время (вторая), обновляя их при каждом вызове файла или при внесении любых изменений в таблицу. Такую ячейку стоило бы иметь в бланках счетов, самых свежих прайс-листах, каких-нибудь типовых договорах: вы просто распечатываете файл, а текущая дата ставится сама.

     3.2.3 Логические