Работа с пакетом программ MS Office

     – широко применять операции с фрагментами текста и использовать буфер обмена для перемещения и копирования текста;

     – использовать средства автоматического переноса слов, автоматической проверки орфографии и поиска синонимов;

     – применять средства автозамены и автотекста для расшифровки аббревиатур словосочетаний или фраз текста;

     – применять разнообразные шрифты и специальные эффекты символьного выделения в тексте;

     – улучшать внешний вид документа с помощью операций форматирования абзацев: изменение выравнивания текста, задание отступов, межстрочного интервала, расстояния между абзацами, позиций табуляции, обрамления и затенения;

     – использовать средства автоматического форматирования документов, существующие стили форматирования и создавать собственные стили;

     – изменять параметры форматирования страниц: размер листа бумаги. Ориентация страниц (книжная или альбомная), поля страницы, задавать колонтитулы и нумерацию страниц, нумеровать строки;

     – быстро создавать нумерованные списки и списки-бюллетени, облегчающие чтение и понимание текста, а также иерархические (имеющие много уровней) списки, полезные для структурирования юридических документов;

     – для размещения столбцов чисел и текста использовать таблицы, что значительно проще, чем оформлять текст с помощью табуляций. Кроме того, с помощью таблиц удобно располагать текст абзацами друг напротив друга или различными способами размещать текст относительно графических вставок;

     – производить ввод текста с использованием газетных колонок;

     – осуществлять вставку в документ диаграмм, готовых графических объектов или собственных рисунков;

     – использовать готовые файлы шаблонов и форм для создания новых документов;

     – выполнять арифметические вычисления;

     – использовать средства, позволяющие легко редактировать документы и объединять комментарии рецензентов – примечания, исправление и рассылка документов;

     – включать в документ алфавитные указатели, оглавления и указатели рисунков;

     – осуществлять обмен информацией с другими приложениями;

     – производить объединение документов путем слияния. 

     2.1 Интерфейс и структура 

     Окно  текстового процессора MS Word является типичным окном приложения Microsoft Office (рис. 1).

     В верхней части окна расположена  «Строка заголовка», которая содержит название приложения, имя документа, загруженного в это приложение, а также следующие стандартные кнопки:

1. Кнопка система (контрольного) меню включает набор команд для действий с окном (рис. 2).
2. Кнопка минимизации сворачивает окно приложения на панель задач. Для восстановления на экране свернутого окна необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на его изображении на панели задач.
3. Кнопка максимизации разворачивает окно на весь экран и превращается в кнопку восстановления прежних размеров.
4. Кнопка закрытия завершает работу приложения.

     Ниже  строки заголовка находится линейка (строка) меню, содержащая названия категорий  меню программы. Каждое меню, в свою очередь, включает подменю – набор  некоторых команд.

     

     Рис. 1. Окно текстового процессора MS Word 

     

     Рис. 2. Команды системного меню

     Все действия по подготовке (создание либо редактирование) документов в MS Word происходят через последовательное использование графического интерфейса пользователя (GUI, Graphical User Interface) фирмы Microsoft, т.е. через использование тех или иных окон. В силу этого основные приемы работы по созданию и реорганизации документов производятся, в основном, с помощью мыши либо задаются с клавиатуры.

     Документы, подготовленные в приложении MS Word, имеют достаточно сложную структуру, отличительными чертами которой являются:

1. Совокупность различных типов объектов документа (например, рисунки, текст, формулы и т.д.);
2. Механизм связи и внедрения объектов OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объектов), позволяющий поместить в один файл документы, созданные в разных приложениях (например, таблица, подготовленная в MS Excel);
3. Гиперссылки на документы или части документов любых других типов (например, для быстрого перехода к какому-либо документу);
4. Средства экспорта/импорта, конверторы и фильтры, которые позволяют обрабатывать документы в чужих форматах почти так же, как и в оригинальных приложениях.

     В связи с этим возникает необходимость  начального представления о документе: целях создания и дальнейшем использовании; структуре документа; объектах, которые будут помещены в документ и отформатированы соответствующим образом; связях документа с другими документами, защите документа и т.д.

     Итак, работа над документов в MS Word может строиться следующим образом:

1. Определение цели создания документа, т. е. для чего документ предназначен в итоге;
2. Разработка логической (иерархической) структуры документа, т.е. основных частей документа, их логической взаимосвязи, иерархии представления (например, при подготовке курсовой работы следует выделить в документе основные части работы: главы, параграфы и пункты, продумать конкретное наполнение каждой из выделенных частей документа – какие объекты, кроме текста, будут входить в каждую часть курсовой работы);
3. Определение и создание основных объектов документа (текст, графика, диаграммы, формулы и т.д.);
4. Форматирование объектов документа и каждой структурной части документа;
5. Редактирование объектов документа;
6. Разрешение вопросов, связанных с защитой документа, совместным использованием и т.п.

     Основные  приемы по работе с объектами, которые могут быть добавлены в документ MS Word, сводятся к следующему:

1. Добавление объектов – добавление объектов в документ производится с помощью клавиатуры (например ввод текста) или мыши, которая позволяет поместить в документ необходимые объекты с панели инструментов, запустить соответствующее приложение, с помощью которого будет подготовлен необходимый объект, и добавить подготовленный документ из другого приложения, используя соответствующие команды меню и окна диалога;
2. Выделение объектов – для выполнения многих операций (например, операцией форматирования) необходимо, чтобы предварительно был указан (выделен) объект, к которому применяется операция. Выделить можно отдельный символ, фрагмент текста, рисунок или ячейку таблицы. Отображение выделенных объектов всегда отличается от невыделенных. Например, текст изменяет свой цвет и появляется характерное выделение цветом вокруг него, вокруг рисунка появляются маркеры выделения и т.д. Можно отметить общие приемы выделения объектов:

     – один объект выделяется одним щелчком  левой кнопки мыши;

     – объекты, следующие друг за другом, выделяются протаскиванием указателя мыши при нажатой левой кнопке мыши либо комбинацией клавиш <Shift>+<стрелки>;

     – объекты, не следующие друг за другом, выделяются последовательным протаскиванием указателя мыши при нажатой левой кнопке мыши и клавише <Ctrl>;

3. Использование контекстного (всплывающего или динамического) меню объекта. [2]

 

     2.2 Операции редактирования 

     При подготовке различных документов средствами MS Word достаточо часто приходится также ставлкиваться с одновтипными операциями по удалению, перемещению и копированию как отдельных объектов, так и частей документа. Данные действия получили название операций редактирования.

     Перед применением операции редактирования необходимо выделить объект либо объекты, над которыми будет осуществляться выбранная операция.

     Для удаления объекта необходимо:

1. Выделить объект.
2. Нажать клавишу <Delete> либо воспользоваться командой «Правка/ Вырезать» (эта команда доступна и в контекстном меню).

     Для копирования (перемещения) объекта  необходимо:

1. Выделить объект.
2. Поместить объект в буфер обмена. Для этих целей можно использовать:

     – команду «Правка/ Копировать»;

     – команду «Правка/ Вырезать»;

     – команду «Копировать» и «Вырезать» контекстного меню»

     – сочетания клавиш <Ctrl>+<C>, <Ctrl>+<X>, <Ctrl>+<Insert>, <Shift>+<Delete>.

     3, Установить курсор в месте  документа, куда необходимо произвести  вставку объекта, и вставить  данные из буфера обмена. Для  этого следует воспользоваться  командой «Правка/ Вставить» или сочетанием клавиш <Ctrl>+<V>, <Shift>+<Insert>. Команда «Вставить» доступна также из контекстного меню.

     Для отмены последних действий или возврата следует использовать команды «Правка/ Отменить» и «Правка/ Повторить» соответственно, либо кнопки отмены и возврата на панели инструментов «Стандартная». 

           2.3 Операция форматирования 

     Под форматирование понимается применение к объекту тех или иных команд, позволяющих изменить вид (оформление) всего текста либо его фрагментов.

     Форматирование документа необходимо для достижения соответствия между оформлением и предназначение документа. Так например оформление документа относящегося к научным работам, будет отличаться от оформления рекламного проспекта либо художественного текста, а оформление плаката – от пригласительных билетов и т.д.

     Форматировать можно как весь документ, так его  части, т.е. заголовок и содержимое (тело). В содержимом можно выделить следующие элементы документа, подлежащие форматированию: совокупность абзацев, абзац, предложение, слово и отдельный символ.

     Перед тек как вносить коррективы в  параметры форматирования, необходимо выделить часть (фрагмент) документа, оформление которого требуется изменить, а затем  воспользоваться соответствующей  командой.

     Изменение вида шрифта и его параметров производится командой «Формат/ Шрифт» или с помощью соответствующих кнопок панели инструментов «Форматирование». MS Word предоставляет широкие возможности для изменения вида, размера, интервала, а также применения различных эффектов для шрифта.

     Для шрифта важны следующие характеристики:

1. Кегль – размер шрифта в пунктах (устанавливается кнопкой <Размер> либо командой «Формат/ Шрифт/ вкладка Шрифт/ поле Размер»
2. Вид – описание его отличительных характеристик, например, шрифт Bookman Old Style (устанавливается кнопкой <Шрифт> либо командой «Формат / Шрифт/ вкладка Шрифт/ поле Шрифт»
3. Моноширинность – свойство, обозначающее одинаковую ширину символов; характерно для определенного вида шрифтов (например, шрифт Arial).
4. Стиль начертания – обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив (устанавливается соответственными кнопками <Полужирный>, <Курсив> либо командой «Формат/ Шрифт/ вкладка Шрифт/ поле Начертание».
5. Межсимвольный интервал – расстояние между символами (устанавливается командой «Формат/ Шрифт/ вкладка Интервал»Ю причем Интервал позволяет изменить расстояние между всеми символами вы выделенном тексте, а опция Кернинг изменяет расстояние между определенными парами символов для улучшения из восприятия;
6. Категория шрифта – определяется использованием шрифта для различных целей.
7. Эффект шрифта – изменение некоторых параметров шрифта для достижения определенного результирующего воздействия оформления и содержимого текста на целевую аудиторию. К эффектам, которые можно добавить к выделенному фрагменту текста, относятся: цвет, подчеркивание, видоизменение, анимация, выделение цветом. Следует заметить, что многие эффекты шрифта можно применять в совокупности, например, выбрать определенный цвет шрифта, подчеркивание, анимацию и т.д. для выделенного фрагмента текста.