Применения разработанной модели на базе 1С: предприятие 8 для пенсионного фонда Хабаровск

3.2 Настройка конфигурации

 

     Для корректной работы электронного обмена, в программе ЗУП должны быть обязательно  заданы определенные настройки. В частности, должна быть введена информация об отделении ПФР, с которым предполагается осуществлять обмен данными. Для ввода и хранения такой информации предназначен специализированный справочник Органы ПФР.

     Также необходимо задать информацию о почтовом сервере, на котором у страхователя заведены учетные записи для целей обмена с этим контролирующим органом. Эта информация предоставляется страхователю при регистрации его в качестве абонента системы информационного взаимодействия с ПФР по каналам связи. Информация о сервере хранится в справочнике Серверы документооборота. Здесь указывается адрес электронной почты, на который будут отправляться сообщения в ПФР [15, С.312].

     Далее следует выполнить настройку  учетной записи страхователя. Данные учетных записей регистрируются в справочнике Учетные записи документооборота. Для учетной записи страхователя указывается:

     - почтовый адрес - адрес электронной почты страхователя на сервере ПФР;

     - параметры доступа к почтовому серверу органа ПФР, через который планируется организовать обмен;

     - цифровой сертификат руководителя, выбираемый из списка сертификатов, зарегистрированных в системном хранилище личных сертификатов;

     - цифровой сертификат ответственного лица, который должен использоваться для целей шифрования. Ответственное лицо, сертификат которого будет использоваться для шифрования, отдельно указывается при получении ЭЦП в удостоверяющем центре.

     Для каждой учетной записи страхователя можно задать интервал автоматического  обмена - это период времени, через  который программа будет доставлять новые и отправлять готовые к  отправке сообщения.

     Дополнительные  настройки учетной записи позволяют  отрегулировать процедуру обмена таким  образом, чтобы осуществлять требуемый  регламент обмена всеми типами документов полностью автоматически, без участия  пользователя. В то же время существует возможность ручного формирования подтверждений на входящие сообщения и ручного шифрования и расшифровки сообщений.

     В форме учетной записи реализована  кнопка проверки заданных настроек. По этой кнопке программа попытается подключиться к активному почтовому серверу с заданными параметрами, а также проверит корректность заполнения критичных для документооборота реквизитов, достоверность сертификатов ответственных лиц организации, почтового сервера и органа ПФР.

     Теперь  каждую организацию предприятия, от имени которой подаются сведения в ПФР, необходимо привязать к одной из настроенных учетных записей. Для этого в форме элемента справочника Организации на закладке Документооборот необходимо отметить верхнюю позицию переключателя Использовать встроенный механизм информационного взаимодействия по каналам связи и указать соответствующую учетную запись.

3.3 Отправка данных в ПФР

 

     В органы ПФР страхователям передается два типа отчетности: отчеты по расчету  страховых взносов РСВ-1, РСВ-2, РВ-3 и отчетность по персонифицированному учету. В программе ЗУП процедура подготовки отчетности не изменилась и, как прежде, работа с отчетами по расчету страховых взносов производится из формы Регламентированная и финансовая отчетность, а данные персонифицированного учета собираются с помощью специализированных документов программы.

     При работе с отчетами или документами  ПФР по организации, для которой  указана учетная запись электронного документооборота, пользователь сразу  увидит дополнительные, новые, поля на формах и команды на верхней командной панели - инструменты нового механизма электронного документооборота (см. Приложение Б, С.38).

     Принцип отправки данных в орган ПФР одинаков для отчетов и документов программы. Единственный нюанс: после того, как  формирование отчета (РСВ-1, РСВ-2, РВ-3) завершено, в форме отчета пользователем устанавливается статус Подготовлен. Для документа такой признак выставлять не нужно - программа считает документ готовым к отправке, если он проведен.

     Для отправки подготовленного отчета или  документа в отделение ПФР необходимо в верхней командной панели формы нажать кнопку Отправка и выбрать пункт Отправить. При этом программой будут выполнены необходимые действия по формированию электронного сообщения, содержащего данные отчета или документа. В процессе формирования электронное представление отчета или документа будет подписано ЭЦП руководителя. После успешной отправки в информационной панели отчета или документа появится соответствующая надпись. Статус отчета изменится на Отправлен.

3.4 Контроль за исполнением регламента документооборота при представлении расчетов по страховым взносам

 

     Как уже говорилось, обмен данными  с органом ПФР не ограничивается отправкой сообщения. После того как сообщение отправлено, необходимо получить от ПФР квитанцию о доставке, протокол с результатами проверки отчета и отправить в ПФР квитанцию о получении протокола. ЗУП позволяет осуществлять все эти действия в автоматическом режиме, однако предоставляет пользователю доступные и наглядные средства для контроля за процессом обмена.

     Следить за прохождением электронным документом всех требуемых по регламенту этапов документооборота можно непосредственно  в форме Регламентированная и  финансовая отчетность. При нажатии  на верхней командной панели кнопки Отображать циклы обмена, в нижней части журнала отчетов будет показан фрагмент журнала обмена, в котором графически будет отображаться цикл обмена электронными документами с отделением ПФР, относящийся к отчету, выбранному в верхней части формы.

     В процессе прохождения электронными документами этапов цикла обмена, будут заполняться колонки журнала обмена, каждая из которых соответствует определенному этапу цикла обмена (слева направо) [23, С.188]:

     - отправка первичного сообщения с формой отчетности получение квитанции о доставке отчета. Статус отчета переводится в состояние «Доставлен»;

     - получение протокола входного контроля. В зависимости от результата входного контроля, статус отчета меняется на «Сдан» или «Не принят» отправка квитанции о получении (доставке) протокола контроля

     В зависимости от вида отправленных и  полученных сообщений, будет меняться статус отчета в журнале отчетов.

     При необходимости может быть открыта  форма электронного сообщения, в  которой можно увидеть, какие  именно проблемы возникли в процессе обмена, и сразу внести необходимые коррективы. Для получения детальной информации о прохождении электронными документами необходимых этапов цикла обмена предназначена форма цикла обмена.

     В форме цикла обмена можно:

     - увидеть и, при необходимости, открыть для редактирования информацию о субъектах переписки;

     - перейти к исходному расчету страховых взносов;

     - получить общую информацию о состоянии цикла;

     - просмотреть информацию об отправленных и полученных сообщениях, об их статусах, времени получения (формирования);

     - открыть любой электронный документ из цикла обмена и просмотреть его содержимое;

     - в случае возникновения каких-либо ошибок в цикле обмена - принять меры для их устранения. 

3.5 Контроль за исполнением регламента при представлении персонифицированной отчетности

 

     Контроль  за исполнением регламента электронного документооборота при представлении  в ПФР отчетности по персонифицированному учету выполняется в специализированном журнале обмена. Открыть журнал обмена, соответствующей конкретному отчету с данными персонифицированного учета можно, нажав в верхней командной панели формы соответствующего документа персонифицированного учета кнопку Отправка и выбрав пункт Показать отправки.

     После этого будет открыта форма  журнала обмена, в которой установлен отбор по отправкам выбранного отчета, см.Приложение В, С.38.

     Также форма журнала обмена с ПФР  может быть вызвана из формы Регламентированная и финансовая отчетность по кнопке Перейти/Журнал обмена. В открывшейся форме нужно выбрать закладку ПФР и, при необходимости, настроить отбор.

     Визуальное  представление прохождения документом этапов цикла обмена такое же, как  и для расчетов по страховым взносам.

     Управление  регламентом также осуществляется с помощью формы электронного сообщения и формы цикла обмена.  

3.6 Обмен неформализованными документами c ПФР

 

     Наряду  с представлением отчетности в органы ПФР по телекоммуникационным каналам, в программах системы «1С:Предприятие 8» реализована возможность обмена с отделениями ПФР неформализованными документами - документами, для которых ПФР не утвержден формат электронного представления.

     В качестве таких документов могут  выступать текстовые документы, файлы в формате Microsoft Word (*.doc, *.rtf) и Microsoft Excel [24, С.330].

     В отличие от представления отчетности, обмен неформализованными документами может быть двухсторонним: неформализованные документы могут отправляться как по инициативе отделения ПФР, так и по инициативе страхователя.

     Для работы с неформализованными документами  ПФР предназначены закладки Исходящие документы и Входящие документы журнала обмена (закладка ПФР). Интерфейс формы реализован максимально наглядно, и работа с неформализованными документами доступна любому уверенному пользователю программ системы «1С:Предприятие 8», знакомому с основами работы с электронной почтой.

3.7 Ретроконверсия

 

     Ретроконверсия - перевод бумажных архивов ПФР  в электронный вид. Как правило, работы в рамках ретроконверсии оговариваются  со страхователем при его подключении  к системе представления отчетности в ПФР в электронном виде по каналам связи и закрепляются в Дополнительном соглашении о работе в рамках ретроконверсии к Соглашению об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР. Для сохранения юридической значимости, выгруженные из базы данных персонифицированного учета сведения, ранее представленные страхователем на бумажных носителях, должны быть заверены электронной подписью страхователя. Процедура заключается в том, что из отделения ПФР поступает входящее неформализованное сообщение с темой Ретроконверсия.

     Вложения  в письмо по ретроконверсии представляют собой сведения по персонифицированному учету, ранее представленные страхователем  в бумажном либо в электронном  виде.

     Переданные  из ПФР сведения необходимо проверить - фактически, их придется сверить с электронными или бумажными архивами, в которых хранятся копии представленных в ПФР сведений.

     После того, как сведения проверены, необходимо ответить на входящее неформализованное  сообщение ПФР по ретроконверсии. Для этого используется специализированная форма запроса параметров ответа на письмо по ретроконверсии.

     Форма содержит список всех полученных из ПФР  вложений с возможностью для каждого  вложения указать, подтверждает страхователь его данные или отклоняет.

     После обработки всех вложений формируется исходящее неформализованное сообщение в ПФР, содержащее все вложения, полученные в исходном сообщении, при этом электронными цифровыми подписями будут подписаны только те их них, для которых установлены флажки подтверждений в форме задания параметров ответа на письмо по ретроконверсии [24, С.405].

     В таблице 3.1 приведен пример таблицы.

     Таблица 3.1 – Данные о налогоплательщике