5.1. Использование мастеров сводной таблицы

 

       Мастер  сводных таблиц и диаграмм позволяет консолидировать данные из нескольких диапазонов Excel. В полученной сводной таблице каждый исходный диапазон может отображаться как элемент поля страницы. Используя раскрывающийся список поля страницы, можно просмотреть каждый исходный диапазон, а также таблицу, содержащую консолидированные данные.

       Консолидация  диапазонов при помощи сводной таблицы  является альтернативой команде Консолидация  меню Данные, особенно в случаях, когда объединяемые данные находятся в разных книгах или рабочие лист одной книги структурированы неидентично. Для создания консолидированной сводной таблицы выполните следующее:

1. выберите в меню Данные  команду Сводная таблица
2. в первом диалоговом окне Мастера сводных таблиц и диаграмм установите переключатель в положение В нескольких диапазонах консолидации и нажмите кнопку Далее. 

3. когда откроется  диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм, оставьте установленным переключатель Создать одно поле страницы. Нажмите кнопку Далее, и Excel выведет на экран   диалоговое окно.

4. укажите первый диапазон исходных данных и щелкните на кнопке Добавить.

5. повторите шаг 4 для каждого исходного диапазона. По окончании нажмите кнопку Далее. В последнем окне мастера укажите место для размещения сводной таблицы.
6. нажмите кнопку Готово.

 
5.2 Разделение имен при помощи мастера текстов

 

       Использование мастера текстов для разделения простого содержимого ячеек —  например, имен и фамилий — по различным столбцам.

 

       В зависимости от характера данных можно разбить содержимое ячейки разделителем, например, пробелом или  запятой, либо размещением внутри данных специального разрыва столбца.

Предполагаемое  действие:

• Разбиение содержимого по разделителю
• Разбиение содержимого с разделением пробелами
• Разбиение содержимого с разделением запятой
• Разбиение содержимого ячейки по разрыву колонки

      Этот метод  применяется в случае, если имена  имеют разделенный формат, например, «Имя Фамилия» (где разделителем является пробел между именем и отчеством) или «Фамилия, Имя» (где разделителем является запятая).

 

5.3. Разбиение содержимого с разделением пробелами

Для выполнения этих шагов необходимо:

      Выберите  диапазон сведений, которые требуется  преобразовать.

На  вкладке Данные в группе Средства обработки данных выберите команду Текст по столбцам.

       На  шаге 1 работы мастера текстов щелкните кнопку с разделителями, а затем — кнопку Далее.

       

      На  шаге 2 установите флажок пробел, а затем снимите остальные флажки, в группе Символом-разделителем является.

       В поле Образец разбора данных появятся имя и фамилия в двух различных столбцах.

       Нажмите кнопку Далее.

       На  шаге 3 щелкните столбец в поле Образец разбора данных, а затем – Текст в группе Формат данных столбца.

       Повторите этот шаг для каждого столбца в поле Образец разбора данных.

       

      При необходимости вставки разделенного содержимого в столбцы рядом  с полным именем щелкните значок справа от поля поместить в, а затем выберите ячейку рядом с именем в списке.

       Если  для новых столбцов не назначено  новое расположение, разделенные сведения заменят исходные.

       Щелкните значок справа от пункта Мастер текста (разбор).

Нажмите кнопку Готово.

 

5.4. Разделение содержимого разрывом столбца

 

         Разделение содержимого разрывом столбца можно установить разделение сведений назначением места разрыва столбца.

       Выберите  ячейку или диапазон ячеек.

На  меню Данные в группе Средства обработки данных выберите команду текст по столбцам.

      На  шаге 1 работы мастера текстов щелкните кнопку фиксированной ширины, а затем — кнопку Далее.

      

       В поле Образец разбора данных перетащите разделитель для указания места разделения содержимого.

      Для удаления разделителя дважды щелкните его.

Щелкните  кнопку Далее.

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 

       На  шаге 3 выберите столбец в поле Образец разбора данных, а затем в группе Формат данных столбца выберите формат.

Повторите этот шаг для каждого столбца  в поле Образец разбора данных.

       При необходимости отображения разделенного содержимого в столбцах рядом с полным именем щелкните значок справа от поля Поместить в, а затем выберите ячейку рядом с именем в списке.

        Если для новых столбцов не  назначено новое расположение, разделенные сведения заменят исходные.

       Щелкните  значок справа от пункта Мастер текста (разбор) 

Нажмите кнопку Готово. 

 

Заключение

 

       Excel – это не более изощренный текстовый редактор с сеткой, которая принуждает пользователя заносить информацию в небольшие отдельные ячейки, вместо того, чтобы предложить все пространство листа.

       Огромная  разница между ячейками рабочей  таблицы и страницами текстового редактора состоит в том, что каждая ячейка позволяет не только редактировать и форматировать текст, но и выполнять вычисления. Эти вычисления основаны на формулах, которые пользователь создает в различных ячейках таблицы, зачастую пользуясь мастером функций, очень облегчающим работу.

       Вычислительные  возможности Excel и ее способности по редактированию и форматированию дают в итоге чудесную программу для создания любого документа, который может содержать текстовые и числовые данные и позволяет выполнять вычисления.

       Поскольку таблицы содержат динамические формулы, их итоговые значения всегда будут актуальны. А это очень важно в современных условиях.

 

Список  литературы

 

1. Берлинер  Э. М., Глазырина И. Б., Глазырин Б. З. Microsoft Office 2003: Руководство пользователя. —  М.: БИНОМ, 2004. – 314 с.
2. Долженков В.А., Колесников Ю.В. Microsoft Excel 2003. — СПб.: БХВ-Петербург, 2004. – 1023 с.
3. Каммингс С., Коварт Р. Секреты Office 97: Пер. с англ. - К.: Диалектика, 1997. — 572с.
4. Компьютерные технологии обработки информации: Учеб. пособие для студ. вузов. / Под ред. С.В. Назарова. - М.: Финансы и статистика, 1995. — 248с.
5. Новейший самоучитель работы на компьютере/Под ред. С. Симонович. — М. : Десс, 1999. — 653с.
6. Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г. Специальная информатика: Учеб. пособие. — М. : АСТ-ПРЕСС, 1998. — 480с.
7. Экономическая информатика. Введение в экономический анализ информационных систем: Учебник для вузов, обучающихся по экон. спец. — М.: Инфра-М, 2005. — 958с.