Таблица 18. установка отображения подписей данных диаграммы 

       Во  вкладке Таблица данных (рис. 19 можно установить отображение таблицы данных, для которых создается диаграмма, непосредственно на диаграмме. Наличие такой таблицы существенно облегчает восприятие диаграммы, размещенной на отдельном листе, и практически никогда не требуется для диаграммы, размещенной на листе с данными. Содержание таблицы данных автоматически формируется из содержимого соответствующих ячеек, а затем автоматически изменяется при изменении содержимого ячеек. Произвольно изменять содержимое таблицы данных нельзя.

      Вкладка Таблица данных отсутствует при  создании круговых и кольцевых диаграмм.

Таблица 19. установка отображения таблицы данных диаграммы 

       В любом случае основные параметры  диаграммы можно будет изменить в последующем при редактировании и оформлении диаграммы.

       По  окончании установки основных параметров диаграммы в диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы следует нажать кнопку Далее.

4. Шаблоны

4.1. Создание шаблона

       Шаблоном  называется специальный тип документа, определяющий используемые в создаваемом документе параметры форматирования текста (например, шрифт, кегль, формат и цвет), атрибуты абзацев, разделов, параметры страницы. В шаблоне можно использовать как всю тему целиком, так и отдельные элементы ее дизайна — фоновые рисунки, определения цветов, маркеры списков.

       Шаблоны хранятся в файлах с расширением .xlt в папке Program Files\Mic-rosoft Office\Templates, По умолчанию, когда мы нажимаем кнопку «Создать» на панели инструментов Стандартная, загружается шаблон Обычный, который не содержит какого-либо текста или рисунков. Чтобы выбрать шаблон для нового документа, выберите команду «Создать» в меню Файл. На экране отобразится область задач Создание документа. В разделе Шаблоны выберите ссылку «На моем компьютере». На экране отобразится диалоговое окно Шаблоны. Шаблоны на вкладках диалогового окна сгруппированы с учетом области их применения. Например, при посылке факса откройте вкладку «Письма и факсы» и воспользуйтесь шаблоном «Изысканный факс». 

       После выделения некоторых шаблонов в поле Просмотр можно увидеть, как будет располагаться материал в документе. Выбрав шаблон, установите переключатель в группе Создать в положение документ и нажмите кнопку ОК.

         В качестве примера на рис.1 показана часть окна документа, созданного на основе шаблона факсимильного сообщения. После заполнения полей шаблона вы получите профессионально оформленное факсимильное сообщение.  

Рисунок 1.Диалоговое окно шаблона с открытой вкладкой Письма и факса 
 

 
Рисунок 2. окно документа, созданного на основе шаблона факсимильного сообщения 

       Несмотря  на то, что в комплект поставки Excel включено большое количество шаблонов, для создания документов может потребоваться новый шаблон. Новый шаблон можно создать на основе существующего шаблона или использовать существующий документ, сохранив его в одной из папок шаблонов. Если в какой-либо шаблон ввести текст, рисунки, элементы списка автотекста и т.п., то они будут повторяться во всех новых документах, созданных на основе этого шаблона, существующие документы не изменятся. После того как шаблон создан, он может открываться, как любой документ и в него могут быть внесены любые необходимые изменения. Чтобы создать шаблон на основе существующего документа, выполните существующие действия:

      1) откройте документ, который будет использоваться в качестве шаблона и внесите в него необходимые изменения:

• удалите ненужный текст, графику и другие все элементы, которые не должны появляться в документах;
• добавьте текст или рисунки, которые будут присутствовать во всех новых документах, основанных на этом шаблоне. Текст и рисунки будут располагаться в документе так, как вы расположите их в шаблоне, например, добавьте эмблему вашей фирмы,
• измените, параметры форматирования символов и абзацев, определите стили, размеры полей и страниц, задайте и отформатируйте колонтитулы.

       2) сохраните документ в качестве шаблона следующим образом:

• выберите команду Сохранить как в меню Файл. В окне Сохранение документа в поле Тип файла установите Шаблон документа. В поле Папка автоматически появится папка Шаблоны;
• вы можете сохранить шаблон в этой папке. В этом случае при выборе команды Создать из меню Файл значок шаблона отобразится на вкладке Общие. При сохранении шаблона в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны значок шаблона будет отображаться на одноименной вкладки диалогового окна Шаблоны;
• введите имя шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку ОК. Вы можете создать шаблон для делового письма, посылаемого от имени вашей фирмы, в котором будут представлены эмблема вашей фирмы, ее адрес, слова приветствия, подпись и т.п.

      Чтобы создать новый шаблон на основе имеющегося шаблона, выполните следующие действия:

1. выберите команду Открыть в меню Файл;
2. в раскрывающемся списке Тип файла выберите строку;
3. внесите необходимые изменения в шаблон и сохраните файл.

       Присоединение шаблона к документу: при работе над документом, как правило, можно использовать только настройки, сохраненные в шаблоне, присоединенном к этому документу, или в шаблоне Normal.dot. Для замены шаблона и обновления стилей выберите в меню Сервис команду Шаблоны и настройки и в открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку Присоединить (рис. 3). На экране отобразится диалоговое окно Присоединение шаблона, в котором будет видно содержимое папки с шаблонами. Выберите шаблон, который вы хотите присоединить и нажмите кнопку Открыть. Вы вернетесь в диалоговое окно Шаблоны и надстройки, в котором установите флажок Автоматически обновлять стили и нажмите кнопку ОК. Стили абзацев и символов присоединенного шаблона копируются, заменяя все существующие стили другими именами. Текст, графика и настройки параметров страниц не становятся частью документа.

Рисунок 3. Диалоговое окно, используемое для замены присоединенного шаблона 
 

4.2 Стандартный шаблон книги и листа

      Можно создать стандартный шаблон книги (используемый по умолчанию шаблон книги). Шаблон Книга.xlt, создаваемый для переопределения используемого по умолчанию формата новых книг Microsoft Excel. Именно этот шаблон будет использоваться Microsoft Excel для создания пустой книги при запуске или при создании книги без указания шаблона. Этот шаблон определяет форматирование или содержимое новых книг, открывающихся при запуске Microsoft Excel. Книги, созданные при нажатии кнопки Создать основаны на стандартном шаблоне книги. Стандартный шаблон книг называется Book.xlt. Можно создать дополнительные пользовательские шаблоны, предназначенные для определенных задач и проектов.

      Можно создать стандартный шаблон листа Шаблон листа по умолчанию. Шаблон Лист.xlt, создаваемый для переопределения используемого по умолчанию формата вновь создаваемого пустого листа Microsoft Excel. Именно этот шаблон будет использоваться Microsoft Excel для создания пустого листа при добавлении листа в книгу. Этот шаблон определяет форматирование и содержимое стандартных листов, вставленных с помощью команды Лист (меню Вставить). Стандартный шаблон листов называется Sheet.xlt. Если в книгах используются листы различных типов, можно создавать дополнительные пользовательские шаблоны листов.

       Хранение  стандартных шаблонов книг и листов.

      Если шаблон с именем Book.xlt или Sheet.xlt создан и сохранен в папке XLStart, то Microsoft Excel использует его для создания новых стандартных книг. Загружаемая по умолчанию книга. Новая несохраненная книга, которая отображается при запуске Microsoft Excel. Эта книга отображается, только если в папку XLStart не помещены другие книги, или для вставки новых листов. Папка XLStart обычно находится в: C:\Program Files\Microsoft Office\Office11\XLStart. Для использования файлов шаблонов (с расширением XLT), хранящихся в сети, это размещение указывается в качестве дополнительной папки автозагрузки (Другая папка автозагрузки - папка, дополняющая стандартную папку автозагрузки XLStart, содержащую книги или другие файлы, которые должны открываться автоматически при запуске Microsoft Excel, и шаблоны, которые должны быть доступны при создании книг.)

5. Мастера импорта текста

      Мастер  импорта текста направляет Excel, указывая, каким образом следует интерпретировать содержимое текстового файла. Но многое здесь зависит от пользователя. Мы можем указать символ или комбинацию символов, служащие разделителями и ограничителями полей (столбцов), тип данных для каждого столбца, а также кодировку исходного файла. Кроме того, мастер позволяет, исключить одну или более строк в начале импортируемого файла, содержащих описательную информацию, что часто встречается на практике.

       В первом окне мастера отображен фрагмент и импортируемого файла, а также результат автоматического определения форм данных (с разделителями или фиксированной ширины). Как правило, мастер не ошибается, но если что-то пошло не так, мы всегда можем его поправить. Если вы сами точно не знаете формата исходного файла, нажмите кнопку «Далее», и уже на следующем шаге вам станет ясно, правильно ли был сделан. Перед тем как перейти, к следующему шагу, следует убедиться в том, что грамма, верно, распознала кодировку символов, назначенную текстовому файлу. Если он был создан приложением Windows, в раскрывающемся списке Формат файла (File Origin) нужно выбрать кодировку Windows (ANSI). Если файл был создан программой под управлением MS-DOS, выберите вариант DOS (РС-8). Если же в файле используется какая-либо другая таблица символов, попробуйте найти её в списке Формат файла.

       Пропустить  несколько первых строк файла  можно с помощью счетчика Начать импорт со строки (Start Import At Row). Строки с заголовками полей зачастую приводят к ошибкам при распределении исходных данных по столбцам, поэтому их лучше исключать.

      Вид следующего окна мастера зависит  от формата файла. Если в файле используются разделители, то в диалоговом окне Excel представит символ, предполагаемый в качестве разделителя. Как правило, подобное распознавание происходит без ошибок, но вы вправе при необходимости выбрать другой символ и увидеть результат сделанного изменения в области просмотра. Кроме того, установив несколько флажков, вы можете задать несколько разделяющих символов, причем Excel будет помещать текстовые данные в следующий столбец, как только обнаружит любой из указанных вам символов.

       Флажок  Считать последовательные разделители одним позволяет задавать; последовательности разделительных символов. Например, если исходно разделителем являлась группа из двух или более знак табуляции, а вы посчитаете таковым каждый отдельный знак табуляции, а приведет к неправильному разбиению данных на столбцы. Поэтому в некоторых ситуациях использование данного флажка является необходимым.

       При импорте файла с фиксированной  шириной полей первоначальная попытка  Excel разобрать его по столбцам часто оказывается не совсем удачной. К счастью, эта проблема относительно легко решается. (Если файл длинный и ошибок интерпретации много, поиск всех их может оказаться не очень приятным занятием; если у вас есть выбор между импортом файл с фиксированной шириной полей и эквивалентным файлом с разделителями, вы сбережете время и избежите проблем, открывая файл с разделителями.) Поправить Excel совсем нетрудно: просто перетащите вертикальные линии в другие позиции. Чтобы вставить новую линию, разделяющую столбцы, достаточно щелкнуть в нужной позиции. Чтобы удалить линию, дважды щелкните на ней.

      Третье  окно Мастера текстов позволяет задать тип данных для каждого столбца. Ваш выбор ограничен следующими вариантами: Общий (General), когда к тексту применяется текстовой формат, к числам — числовой; а к датам формат даты; Текстовой (Text), где "все данные, включая числа, форматируются как текст; Дата (Date)-H пропустить столбец (Skip). По умолчанию Excel назначу для всех столбцов тип Общий, и, разумеется, в некоторых ситуациях вам придется внести изменения. Например, если значение в одном из текстовых пол начинается с дефиса, Excel пытается интерпретировать дальнейший текст как формулу, так как по умолчанию для типа Общий дефис считается минусом. Во избежание ошибки необходимо установить для соответствующего столбца тип данных Текстовой.

      Диалоговое  окно третьего шага мастера также  содержит кнопку Подробнее, открывающую окно Дополнительная настройка импорта текста. Это диалоговое окно позволяет изменить параметры определения числовых данных, в том числе символы-разделители десятичных разрядов и целой/дробной части числа. По умолчанию действуют установки раздела Язык и региональные стандарты Панели управления Windows. Если в файле используются другие параметры, необходимо внести соответствующие коррективы в окне Дополнительная настройка импорта текста.