Оглавление

 

Введение

       Прямоугольные таблицы широко используются для упорядоченного хранения данных и наглядного представления чисел или текстовой информации во многих отраслях нашей профессиональной деятельности. В таблице может быть отображена как исходная (первичная) информация, так и результаты выполнения арифметических, логических или иных операций над исходными данными.

      До  появления компьютеров таблицы  создавались на бумаге в виде разграфленных листов или картотеки. Компьютеры облегчили не только отображение данных, но и их обработку. Программы, используемые для этой цели, получили название табличных процессоров или электронных таблиц. Электронная таблица, как и разграфленная на бумаге, разделена на столбцы и строки, в ячейки которых записана различного рода информация: тексты, числа, формулы и т.д.  В настоящее время на рынке известно большое количество программ, обеспечивающих хранение и обработку табличных данных: Microsoft Excel, Lotus l-2-З, Quattro Pro и другие.

       Электронные таблицы различаются,  в основном, набором выполняемых  функций и удобством интерфейса. Более 90% пользователей персональных компьютеров работают с Microsoft Excel. Microsoft Excel применяется при решении планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, при выполнении бухгалтерского и банковского учета, для статистической обработке информации, для анализа данных и прогнозирования проектов, при заполнении налоговых деклараций.

       Электронные таблицы Excel позволяют  обрабатывать статистическую информацию  и представлять данные в виде  графиков и диаграмм. Их можно использовать и в повседневной жизни для учета и анализа расходования денежных средств: при ежедневной покупке продуктов и хозяйственных товаров, при оплате счетов и т.д.

     Электронная таблица имеет вид прямоугольной  матрицы, разделенной на столбцы и строки. В ней могут храниться различные данные: тексты, числа, даты, результаты выполнения арифметических, логических или других операций над исходной информацией.

      Электронные таблицы можно легко вставить в документ, составленный в текстовом  процессоре Word или другом приложении Microsoft Office.

     Актуальность  темы состоит в том, что мастера помогают и упрощают работу сотрудникам любых предприятий.

     Объект  исследования: табличный процессор  MS Excel.

     Предмет исследования: мастера в MS Excel.

     Цель работы рассмотреть какие мастера и для чего используются в MS Excel.

     Метод исследования: анализ свойств мастеров. Не меньшей популярностью пользуются и возможности Excel, которые служат для построения диаграмм, любых видов, и графиков. Excel без труда превращает скучные черно-белые стоки и столбцы в яркие и красочные графики и диаграммы.

       Помимо  всего выше сказанного, не следует  упускать из виду тот факт, что Excel – превосходный хранитель баз данных и создатель таблиц. Именно по этому данная программа как нельзя лучше подходит для отслеживания информации о продаваемых товарах, обслуживаемых клиентах и т.п.

       Как мы видим, возможности Excel очень велики и для их рассмотрения потребовалось бы много времени, но данная задача перед нами и не стоит: в этой работе мы обратим свое внимание на мастера функций, узнаем его назначение и порядок работы с ним.

 

1.Рабочая  книга. Лист. Ячейка

 

       Каждый  файл Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга – это документ (файл), который мы открываем, сохраняем, копируем, удаляем. Каждая рабочая книга содержит три листа рабочих таблиц, также возможно создавать дополнительные листы. Для того чтобы ориентироваться в них, в Excel предусмотрены ярлыки с именами рабочих листов от Лист 1 до Лист 3. Каждый лист в рабочей книге, в свою очередь, разбит приблизительно на 16 миллионов ячеек, в каждую из которых можно вводить данные.

Таблица 1 Рабочая книга. Лист 

      По краям рабочей таблицы Excel находится рамка с обозначениями строк и столбцов: столбцам (всего их 256) соответствуют буквы, а строкам – числа (от 1 до 65536). И столбцы и строки имеют большое значение, поскольку именно они составляют адрес ячейки, например А 1. Но, кроме системы А 1, Excel  поддерживает еще более старую, но в тоже время более корректную систему адресации ячеек R1C1. В ней пронумерованы и строки (rows) и столбцы (columns) рабочей таблицы, причем номер строки предшествует номеру столбца.

       Таким образом, когда мы открываем любой  файл Excel, в нашем распоряжении оказывается  50331648 ячеек. Но если этого окажется мало, то к рабочей книге можно добавить дополнительные листы рабочих таблиц, в каждой из которых 16777216 ячеек.

 

2. Понятие  функции. Мастер  функций.

 

       При помощи Excel можно анализировать большие  массивы данных, создавать формулы из нескольких простых арифметических операций – сложения, вычитания, умножения и деления.  Но вместо того, чтобы создавать с нуля сложные формулы с различными замысловатыми комбинациями этих операций, можно воспользоваться функциями  Excel.

       Функция – это заданная формула, выполняющая определенный тип вычислений. Для того чтобы воспользоваться функцией, необходимо предоставить ей все необходимые для вычисления величины – аргументы функции.

      Функция - стандартная формула, которая обеспечивает выполнение определенных действий над значениями, выступающими в качестве аргументов. Функции позволяют упростить формулы, особенно если они длинные или сложные.

      Ссылка  указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в формуле. Можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги и на другие книги. Ссылки на ячейки других книг называются связями.

      Как и в случае с простыми функциями, аргументы большинства функций  можно ввести тремя способами, а  именно:

Как числовое значение (например, 89 или – 5,76),

Как координату ячейки (это наиболее распространенный вариант),

Как диапазон ячеек (например, С3:F3).

      Каждая  функция должна начинаться со знака  равенства (=), в противном случае Excel воспримет ее как текст. После знака равенства вводится имя функции, а затем вводятся все аргументы, необходимые для вычисления, причем все аргументы заключаются в круглые скобки.

      Безусловно, функцию можно ввести, набрав ее прямо в ячейке. Однако Excel предоставляет  на стандартной панели инструментов кнопку Вставка функции. В открывшемся диалоговом окне Мастер функций – шаг 1 указывается нужная функция, затем Excel выводит диалоговое окно Аргументы функции, в котором необходимо ввести аргументы функции.

       Вернемся  вновь к первому диалоговому  окну, здесь содержится три списка: Поиск функции, Категория и Функция. Причем Excel автоматически выбирает категорию функций 10 недавно использовавшихся, а в списке Функция отображает функции, к которым пользователь чаще всего обращается. Функции используются не только для непосредственных вычислений, но и для преобразования чисел, например для округления, для поиска значений, сравнения и т. д.

      Если  необходимой функции нет в  списке, то необходимо выбрать соответствующую категорию из списка, а именно:

1. 10 недавно использовавшихся,
2. полный алфавитный перечень,
3. финансовые,
4. дата и время,
5. математические,
6. статистические,
7. ссылки и массивы,
8. работа с базой данных,
9. текстовые,
10. логические,
11. проверка свойств и значений.

 

       После того, как выбор будет сделан в  пользу одной из функций, в нижней части диалогового окна Выбор функций появится описание выбранной функции и ее аргументов. Итак, когда вы уже окончательно определились с выбором функции необходимо нажать ОК.

      Для создания формул с функциями обычно используют мастер функций, но при желании  функции можно вводить и с клавиатуры.

      Для создания формулы следует выделить ячейку и нажать кнопку Вставка функции в строке формул. Можно также нажать комбинацию клавиш клавиатуры Shift + F3. Например, для создания в ячейке А11 формулы для округления значения в ячейке А10 таблицы на рис. 1, следует выделить ячейку А11.

      В диалоговом окне Мастер функций: шаг 1 из 2 в раскрывающемся списке Категория необходимо выбрать категорию функции, затем в списке Выберите функцию выбрать функцию и нажать кнопку ОК или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по названию выбранной функции.

Таблица 2 Мастер функций

      Например, для округления числа следует  выбрать категорию Математические, а функцию ОКРУГЛ.

      Если  название нужной функции неизвестно, можно попробовать найти ее по ключевым словам. Для этого после запуска мастера функций в поле Поиск функции диалогового окна Мастер функций: шаг 1 из 2 следует ввести примерное содержание искомой функции и нажать кнопку Найти.

Таблица 3 Мастер функций. Выбор функции 

      Найденные функции будут отображены в списке Выберите функцию, выделив название функции, в нижней части диалогового окна можно увидеть ее краткое описание. Для получения более подробной справки о функции следует щелкнуть по ссылке Справка по этой функции.

      После выбора функции появляется диалоговое окно Аргументы функции (рис. 3). В  поля аргументов диалогового окна следует  ввести аргументы функции. Аргументами могут быть ссылки на ячейки, числа, текст, логические выражения и т. д. Вид диалогового окна Аргументы функции, количество и характер аргументов зависят от используемой функции.

Таблица 4. Функция округления 

       Ссылки  на ячейки можно вводить с клавиатуры, но удобнее пользоваться выделением ячеек мышью. Для этого следует поставить курсор в соответствующее поле, а на листе выделить необходимую ячейку или диапазон ячеек. Для удобства выделения ячеек на листе диалоговое окно Аргументы функции можно сдвинуть или свернуть.

       Текст, числа и логические выражения  в качестве аргументов обычно вводят с клавиатуры.

      Аргументы в поля можно вводить в любом  порядке.

Например, в таблице округляемое значение находится в ячейке А10, следовательно, в поле Число диалогового окна аргументы функции указана ссылка на эту ячейку. А в поле Число разрядов аргумент 2 введен с клавиатуры.

       В качестве подсказки в диалоговом окне отображается назначение функции, а в нижней части окна отображается описание аргумента, в поле которого в данный момент находится курсор.

       Следует иметь в виду, что некоторые функции не имеют аргументов.

По окончании  создания функции следует нажать кнопку ОК или клавишу клавиатуры Enter.

       В Excel есть кнопка Изменить формулу, позволяющая редактировать формулы (прежде всего те, в которых содержаться функции) непосредственно в строке формул. Чтобы воспользоваться этой кнопкой (она обозначена знаком равенства и расположена непосредственно перед содержимым текущей ячейки, отображенным в строке формул), необходимо выбрать ячейку, содержащую формулу.

      После щелчка на кнопке Изменить формулу Excel открывает диалоговое окно Аргументы функции, в котором можно отредактировать аргументы, указав новые ссылки на ячейки или диапазоны ячеек в текстовых полях Число 1, Число 2 и т.д. если необходимо заменить текущий аргумент, то его необходимо выделить, а затем удалить, нажав клавишу <Del>, и лишь после этого вводить новое значение аргумента.