Использование информационных технологий в административном управлении

     Общество  приобретает права юридического лица с момента его государственной  регистрации 

     Организационно-правовая форма ООО была выбрана в силу ряда причин, среди которых:

• характер основной деятельности;
• состав и численность персонала (менее 50 человек);
• объем и номенклатура (ассортимент) выпускаемой продукции.

     Турфирма  «Четыре сезона» имеет лицензию на туроператорскую и турагентскую деятельность.

     Туристическая фирма «Четыре сезона» была основана летом 1996 года.

     Основными направлениями деятельности фирмы  являются:

• осуществление туристической деятельности как внутри Российской Федерации, так и за рубежом;
• организация и обеспечение визовой поддержки; 
• оформление заграничных паспортов;
• организация индивидуальных и групповых туров;
• организация транспортного обслуживания, в том числе бронирование билетов на все виды транспорта;
• обеспечение проживания туристов в любой стране мира, в том числе бронирование гостиничных номеров;
• организация туров, связанных с обучением и профессиональной деятельностью.

     В штат фирмы входят: генеральный директор, бухгалтер, 3 менеджера по направлениям, менеджер по оформлению паспортов, менеджер по рекламе, курьер. Общая численность  штата сотрудников турфирмы – 8 человек.

     В штат фирмы входят: генеральный директор, бухгалтер, 3 менеджера по направлениям, менеджер по оформлению паспортов, менеджер по рекламе, курьер. Общая численность  штата сотрудников турфирмы – 8 человек. Как видно, турфирма «Четыре сезона» относится к числу малых предприятий.

     Структуру данной организации нельзя назвать  функциональной, т. к. здесь нет функциональных отделов или программно-целевых  подсистем (таких как маркетинг, финансы, снабжение, кадры, учет, производство и прочее), нельзя назвать линейной или бюрократической, т. к. здесь один уровень управления и директору непосредственно – напрямую - подчиняются все сотрудники организации. Скорее, эту структуру можно назвать плоской – это структура организации, характеризуемая малым числом уровней управления и широким объемом управления.

     Структура турфирмы «Четыре сезона» представлена на рисунке (рис.3). 

 

       

       
 

     Рис.3. Структура ООО «Четыре сезона» 

     Каждый  из менеджеров по направлениям занимается строго по своим направлениям (странам), закрепленным за ними. В связи с этим структуру турфирмы можно отчасти отнести и к продуктовой структуре, которая характеризуется тем, что полномочия по реализации услуг передаются одному менеджеру, который является ответственным за данный тип услуг.

     Степень централизации или децентрализации  очень трудно определить из-за очень  малых размеров организации. С точки  зрения количества, важности, последствий  принимаемых решений менеджерами  турфирма является децентрализованной. Но с точки зрения степени контроля директора за работой подчиненных – централизованной, так как директор в курсе всех принимаемых менеджерами решений и в случае необходимости может на них повлиять. В пользу централизованной структуры говорит и тот факт, что директор оставляет за собой право выносить решения по важнейшим вопросам, таким как определение цен, разработка видов услуг, маркетинг и т.д. Кроме того, директор в случае необходимости (например, отпуск менеджера направления) совмещает свои функции с функциями своих подчиненных.

     В структуре организации нет должности  менеджера по персоналу, кадрами  занимается генеральный директор. Это  вызвано тем, что расширение турфирмы не планируется в связи с ограниченностью  рабочего пространства (офиса) и, как  следствие, отсутствием свободных вакансий, а также отсутствием текучести кадров (со времени основания фирмы состав сотрудников не менялся). Кроме того, турфирма часто использует студентов-практикантов в качестве рабочей силы с минимальной оплатой труда. Таким образом, проблемы подбора, набора, оформления сотрудников перед организацией не стоят.

     2.2 Должностные обязанности работников ООО «Четыре сезона»

 

     В качестве примера обязанностей работников предприятия приведем должностную  инструкцию менеджера по турпродуктам.

     I. Общие положения

     1 Менеджер по турпродуктам относится к категории руководителей.

     2 На должность менеджера по турпродуктам назначается лицо, имеющее профессиональное образование, дополнительную подготовку по направлению «Менеджмент и маркетинг в туризме» и стаж работы в туристической деятельности не менее 3 лет.

     3 Менеджер по турпродуктам должен  знать: 

     3.1 Закон РФ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации», иные нормативные правовые документы, регламентирующие осуществление туристской деятельности.

     3.2 Географию стран мира.

     3.3 Методики планирования туров.

     3.4 Транспортные системы в туризме.

     3.5 Системы бронирования и оформления услуг.

     3.6 Схемы работы с отелями, гостиницами,  компаниями-перевозчиками (авиа, железнодорожными, автобусными, круизными и др.), иными организациями.

     3.7 Порядок работы консульско-визовых служб.

     3.8 Правила страхования туристов.

     3.9 Основы туристского права.

     3.10 Договорное право в туристской деятельности.

     3.11 Основы маркетинга и менеджмента.

     3.12 Тактику проведения деловых переговоров.

     3.13 Иностранный язык.

     3.14 Справочную информацию по туризму (справочники, периодические издания, научные публикации, др.), туристские каталоги.

     3.15 Правила оформления туристской документации (туристических путевок, ваучеров, страховых полисов и др.).

     3.16 Стандарты делопроизводства (классификация документов, порядок оформления, регистрации, прохождения, хранения и др.).

     3.17 Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникаций и связи, компьютера.

     3.18 Методики составления отчетности.

     4 Назначение на должность менеджера по туризму и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.

     5 Менеджер по туризму подчиняется непосредственно генеральному директору

     6 На время отсутствия менеджера по туризму (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

       II Должностные обязанности

     Менеджер  по турпродуктам:

     1 Изучает справочники по туризму, каталоги, иные источники туристской информации с целью формирования собственных информационных баз по туроператорам.

     2 Изучает требования клиентов к туристским продуктам, осуществляет анализ маркетинговых исследований спроса на туристские услуги.

     3 Устанавливает контакты с туроператорами с целью изучения программ туров, определения туров, пользующихся наибольшим спросом у клиентов.

     4 Разрабатывает предложения по координации турпродуктов с учетом индивидуальных и специальных требований клиентов (диета, медицинские показания, инвалидность, пр.). При невозможности изменения составляющих турпродукта организует поиск наиболее приемлемых для клиентов туров.

     5 Осуществляет поиск наиболее выгодных по оплате, срокам и качеству обслуживания туроператоров.

     6 Заключает договоры с туроператорами на продвижение и реализацию турпродуктов.

     7 Принимает участие в планировании мероприятий по продвижению турпродуктов (рекламных кампаний, презентаций, пр.).

     8 Разрабатывает стандарты и процедуры предоставления информации о турпродуктах клиентам, готовит инструктивные материалы и проводит инструктаж менеджеров и агентов по продаже турпродуктов.

     9 Обеспечивает менеджеров и агентов по продаже турпродуктов распечатками, фотокопиями, каталогами, брошюрами, путеводителями и другими рекламными материалами в количестве, необходимом для информирования клиентов о турпродуктах.

     10 Организует составление туристской документации (проектов договоров; ваучеров; иных туристских документов) и контроль за правильностью оформления туристской документации.

     11 Обеспечивает бронирование услуг, их подтверждение и оформление.

     12 Принимает участие в разработке техники и методики продаж турпродуктов.

     13 Организует контроль за:

     – реализацией турпродуктов и послепродажным обслуживанием;

     – выполнением туроператорами обязательств по заключенным договорам (услуг по размещению, проживанию и питанию туристов; по транспортному, визовому, экскурсионному, медицинскому (лечебно-профилактическому) обслуживанию; по оказанию: услуг культурного и спортивного характера; услуг по страхованию туристов в период турпоездки; услуг гидов-переводчиков и сопровождающих; др.).

     14 Изучает жалобы и претензии  туристов к качеству туристского обслуживания, выявляет виновных, ведет статистический учет жалоб и претензий, принимает меры по устранению недостатков в обслуживании клиентов, направляет требования туроператорам об объяснении причин нарушения заключенных договоров, готовит предложения по предъявлению претензий к туроператорам, а также по приостановлению или полному прекращению работы с туроператорами, систематически нарушающими условия заключенных договоров.

     15 Готовит обзоры, отчеты о проделанной работе, обеспечивает их представление руководству, передачу в архивы на хранение.

     III. Права

     Менеджер  по турпродуктам имеет право:

     1 Самостоятельно определять формы  работы с туроператорами.

     2 Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

     3 Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений организации и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

     4 Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

     5 Требовать от руководства организации обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

       IV. Ответственность

     Менеджер  по турпродуктам несет ответственность:

     1 За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

     2 За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

     3 За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.