Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

Санкт-Петербургский  Государственный технологический  институт

(Технический  университет)

Кафедра систем автоматизированного проектирования

и управления 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

На тему: "Использование информационных технологий в административном управлении" 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила студент  гр._______

___________________________

оценка

дата

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение                      3

1 Теоретическая  часть: Внедрение информационных

      технологий в процесс управления организацией

1.1 Значение  информационных технологий в управлении

       предприятием

1.2 Характеристика  систем автоматизации управления

      предприятием 

1.2.1 Системы начального уровня

1.2.2 Системы  среднего уровня

1.2.3 Системы  высшего класса

1.3 Выбор,  внедрение и эксплуатация системы 

1.3.1 Проблема  выбора информационной системы

1.3.2 Критерии выбора системы

1.3.3 Методы внедрения системы

1.4 Краткий обзор существующих систем

1.4.1 R\3 от SAP AG

1.4.2 Oracle Applications от Oracle

1.4.3 BAAN IV от BAAN

1.4.4Система  управления БОСС компании АйТи

2 Практическая  часть

2.1 Организационная  структура ООО «Четыре сезона»

2.2 Должностные  обязанности работников ООО «Четыре сезона»

2.3 Мотивация работников ООО «Четыре сезона»

Заключение

Список  литературы 

 

      ВВЕДЕНИЕ 

     Главным направлением перестройки структуры  управления и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в планировании, менеджменте, маркетинге и других сферах управления и регулирования деятельности организации. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

     В современных условиях эффективное  управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.  

 

1 Теоретическая часть: Внедрение информационных технологий в процесс управления организацией 

     1.1 Значение информационных технологий в управлении предприятием 

     Сегодня положение дел в рассматриваемой  области характеризуется крайней  неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным увеличением объема технологических предложений, требующих высоких инвестиций, и соответственно с усилением зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрифирменные ассигнования на нужды ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами предприятия. При этом высший менеджмент мало осведомлен об общих расходах в сфере ИТ. Так, компетентные решения фирменного руководства охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат.

     Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий. При выполнении внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей. Хозяйственные риски в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере. Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов (например, "виртуальных организаций" без жесткой привязки производственных участков к определенному месту), требует полного использования потенциала ИТ с помощью телекоммуникационных средств.

     Не  способствует стабилизации быстрый  рост издержек в сфере ИТ. Чтобы  контролировать их увеличение и добиться большей гибкости в решении информационно-технологических  проблем, многие предприятия идут в основном двумя путями. Первый заключается в том, что фирма создает внутрифирменный информационно-технологический участок, который предлагает услуги и вне фирменному рынку, доказывая тем самым возможность рентабельного использования своих мощностей.

     Чаще  предприятия выбирают другой путь, когда большая часть собственного информационно-технологического персонала  переводится в распоряжение вновь  создаваемых дочерних компаний или  совместных со специализированными  информационно-технологическими партнерами предприятий, также самостоятельно выступающих на рынке. На материнском предприятии остается небольшая группа сотрудников, на которую возлагаются функции информационного менеджмента.

     Высший  менеджмент начинает осознавать, какое  важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы вне фирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. В этой связи возникают следующие ключевые вопросы:

• каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие последствия вытекают из более эффективной ее организации и использования в производстве новых товаров и услуг;
• что должно знать высшее руководство фирмы в области ИТ, чтобы принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций;
• в какой мере допустимо делегирование функций в сфере ИТ;
• какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-технологическим потенциалом.

     Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

• высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;
• специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;
• менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;
• менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:
• поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;
• собственное информационно-технологическое подразделение.

     На  многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

     В связи с ростом значения ИТ в обеспечении  успеха фирмы подобная политика неприемлема. Общефирменное руководство должно в настоящее время найти ответы на следующие два вопроса.

     Во-первых, нужно точно определить, какой  вклад должна внести ИТ в процесс  производства товаров и услуг. Внимания здесь заслуживают главным образом  три аспекта:

     1) ИТ как функция обеспечения производственного процесса, например в области коммуникаций или автоматизации производства, а также при генерации и передаче управленческих знаний и информации для управления хозяйственными операциями;

     2) ИТ как интегральная составная  часть продукта;

     3) ИТ как организационный инструмент  для создания виртуальных форм предприятия.

     Во-вторых, кто должен выполнять перечисленные  и другие функции. На первый план выдвигается  вопрос о координационном механизме  для отдельных видов информационно-технологических  услуг. Решение может быть найдено  в использовании указанных выше специализированных внутрифирменных подразделений и внефирменных филиалов. Возможно и промежуточное решение в виде создания стратегических альянсов между собственным подразделением и внешними партнерами. В двух последних случаях предприятие теряет прямой контроль над своим информационно-технологическим потенциалом. Следует отметить, что подобные услуги могут быть эффективны только при тесном сотрудничестве с их поставщиками. Общефирменный менеджмент должен искать пути устранения или компенсации слабых мест в своей работе.  

     1.2 Характеристика систем автоматизации управления предприятием

     1.2.1 Системы начального уровня

     Системы начального уровня широко распространены среди предприятий небольшого размера, которые успешно используют их в  своей повседневной деятельности. Отличительной чертой таких информационных систем является ограниченный охват бизнес-процессов предприятия.

     Программные продукты данного класса могут сильно отличаться друг от друга по целевому назначению: сюда можно отнести как  бухгалтерские, так и складские и торговые системы. Но, тем не менее, эти системы имеют много общих черт:

• невысокая требовательность к выделяемым ресурсам. Системы данного класса могут работать под управлением современных промышленных СУБД, однако могут эксплуатироваться и на небольших предприятиях. Количество возможных пользователей такой системы колеблется от 1 до нескольких десятков.
• подразумевается, что пользователь может приобрести, установить и начать эксплуатацию самостоятельно, однако разработчики стараются делать программы с как можно более широкими возможностями, что позволяет интегрировать такие системы с другими системами этого и более высокого классов.

     1.2.2 Системы среднего уровня

     Появление систем среднего уровня обусловлено  потребностью в программном продукте с более широкими возможностями, нежели системы начального уровня. Таким образом, некоторые производители на основе современных способов и средств разработки создали готовые решения для довольно широкого круга потребностей предприятия. В состав таких систем обычно входят следующие подсистемы: