Использование информационных технологий в административном управлении

     Для каждого объекта затрат выдвигается  целый ряд характеристик, которому он должен удовлетворять с целью снижения рисков.

     1.3.3 Методы внедрения системы

     Компания, собирающаяся внедрить компьютерную систему  управления, как правило, дает следующую  установку: система должна начать действовать  как можно скорее, в срок и в рамках бюджета. Некоторые организации избегают внедрять подобные системы, опасаясь, что ее не будут использовать, а если будут, то неэффективно. К тому же сотрудники, которые приобретут новые навыки в процессе внедрения системы, покинут компанию, и тогда будет трудно найти технические ресурсы для поддержания ее функционирования. Не получится ни экономии ресурсов, ни реализации функционального предназначения внедренной системы.

     Эти опасения вполне оправданны. Проекты  по внедрению систем и в самом деле терпят неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально, зачастую не выполняются сроки начала промышленной эксплуатации и не удается остаться в рамках выделенного бюджета. Тем не менее, описанные ниже методы при их правильном применении могут способствовать сведению риска неудачного внедрения к минимуму. При надлежащем планировании и управлении вполне можно соблюсти намеченные сроки и остаться в рамках бюджета. С самого начала необходимо убедиться, что проект правильно организован.

     Необходимо:

1. Добиться веры в успех и преданности делу со стороны тех, кто играет ключевую роль в реализации проекта.
2. Определить, кто будет штатным руководителем проекта по внедрению системы. Этот человек должен обладать необходимыми навыками для выполнения такой работы, желательно, чтобы он имел опыт внедрения систем.
3. Четко определить и отразить в документах функции и обязанности, а также сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над проектом.
4. Убедиться, что люди, выполняющие эти функции, обладают необходимыми навыками.
5. Разработать подробный план работы, разбить его на этапы, определить сроки выполнения задач и придерживаться их.

     Прежде  чем приступить к внедрению системы, необходимо:

       а) Продумать организационную структуру и бизнес-процессы:

1. Убедиться, что правила и процедуры бухучета зафиксированы в документах по установленной форме и понятны работникам бухгалтерии.
2. Описать методы ведения хозяйственной деятельности и действия, которые должны быть выполнены в результате их применения.
3. При необходимости изменить эти методы так, чтобы они обеспечивали более эффективную работу и интеграцию новой системы.
4. Описать организационную структуру и подумать о том, в максимальной ли степени она отвечает целям предприятия.
5. Изучить наиболее эффективные методы, применяемые в отрасли.

     б) Обеспечить создание необходимой технической инфраструктуры:

1. Поручить соответствующим специалистам оценку нынешней инфраструктуры на основе требований, предъявляемых новой системой. Определить роль отдела информационных систем и продумать, каким изменениям он подвергнется в новой среде.
2. Осуществить необходимые изменения в перечисленных областях перед тем, как передать систему в промышленную эксплуатацию. Убедиться, что система отвечает основным потребностям всех пользователей.
3. Документально зафиксировать потребности бизнеса с той степенью подробности, которой будет достаточно для сравнения одной системы с другой.

     4. Пользоваться полученными документами, чтобы убедиться, что реализованные функции отвечают потребностям.

     в) Управлять изменениями, подстраиваясь под сотрудников:

1. Проводить изменения постепенно, не забывая о том, что за один раз сотрудники могут освоить лишь определенное количество информации.
2. С самого начала задействовать всех, кто играет основную роль в осуществлении проекта. Хороший способ добиться этого – попросить их высказывать свое мнение в процессе подробного определения потребностей бизнеса.
3. Регулярно общаться с такими сотрудниками, давая им возможность быть услышанными.
4. Разработать план обучения таким образом, чтобы люди не просто научились осуществлять ввод данных в систему, но поняли, как изменится их работа.

     После проведенных мероприятий можно  приступать непосредственно к внедрению системы. Типовой план внедрения был разработан в компании Oliver Wight, но опыт показывает, что в той или иной степени практически все фирмы следуют этой стратегии.

     Данный  план состоит из следующих этапов:

1. Предварительное обследование и оценка состояния компании.
2. Предварительная переподготовка.
3. Техническое задание (анализ проблемы построения системы)
4. Технико-экономическое обоснование (анализ «затраты-эффект»)
5. Организация проекта (назначение ответственных лиц, состав комитетов)
6. Выработка целей (что мы ожидаем от проекта)
7. Техническое задание на управление процессами
8. Начальная переподготовка (переподготовка сотрудников)
9. Планирование и управление верхнего уровня
10. Управление данными
11. Одновременное внедрение различных технологий организации и управления
12. Программное обеспечение
13. Опытный пример
14. Получение результатов
15. Анализ текущего состояния
16. Постоянная переподготовка

 

     1.4 Краткий обзор существующих систем 

     Нижеприведенные системы не случайно были выбраны для краткого обзора. Все эти системы относятся к классу MRPII/ERP и являются лидерами на международном и, в частности, российском рынке.

     1.4.1 R\3 от SAP AG

     На  сегодняшний день компания SAP лидирует среди независимых производителей бизнес-приложений и занимает 36% этого  рынка ПО. В России инсталлировано более 100 SAP систем, на локализацию систем R\2 и R\3 компания затратила более 6 млн. немецких марок.

     Описание  системы:

     Основные  модули:

• финансовая бухгалтерия
• контроллинг
• управление материальными потоками
• техническое обслуживание и ремонт оборудования
• продажа, отгрузка, фактурирование
• система проектов
• управление, планирование и контроль основных средств
• управление персоналом.

     Базовая система R\3 предоставляет набор функциональных возможностей для решения организационно-экономических  задач, включая гибкое производство, планирование производственных мощностей и техническое обслуживание предприятия, систему сбыта, прием и исполнение заказов в условиях существования различных валют, языков, прочих особенностей, планирование и осуществление транспортных операций.

     1.4.2 Oracle Applications от Oracle

     Представляет  собой набор из более чем 35 интегрированных  приложений, в которые входят:

• приложения для управления финансами
• приложения для управления материальными потоками
• приложения для управления производством
• приложения для управления проектами
• приложения для управления персоналом
• приложения для управления маркетингом

     Данные  программные модули для автоматизации  всех аспектов деятельности предприятия.

     1.4.3 BAAN IV от BAAN

     Базовая система BAAN IV создана для комплексной поддержки системы управления предприятием. Все подсистемы конфигурируются под конкретные процедуры и задачи управления. Самое главное в системе – ее гибкость и функциональное наполнение.

     Состав  базовой системы BAAN IV.

• программные инструментальные средства
• производство
• сбыт, снабжение, склады
• сервис
• финансы
• транспорт
• проект
• организатор

     Несомненным плюсом системы является то, что  она легко может быть адаптирована к любому пользовательскому интерфейсу. Доступ к базе данных системы возможен из любых прикладных программ.

     Программно  обеспечение BAAN может применяться  в широком диапазоне предприятий  – от средних до самых крупных.

     1.4.4 Система управления БОСС компании АйТи

     Функциональные  возможности комплексной интегрированной  системы управления БОСС охватывают все основные бизнес процессы организации:

• управление и бухгалтерский учет
• финансовый менеджмент
• управление персоналом
• логистика
• маркетинг и продажи
• управление производством
• делопроизводство и документооборот.

     Система состоит из отдельных, полностью самостоятельных и в то же время интегрированных продуктов. Это позволяет создавать систему предприятия поэтапно, начиная с того функционального подразделения, автоматизация которого наиболее актуальна в настоящий момент.

     БОСС-КОРПОРАЦИЯ – полномасштабная система управления финансово-хозяйственной деятельностью, разработанная для крупных корпораций и торговых объединений. Состоит из четырех взаимодействующих подсистем (финансы, логистика, маркетинг и персонал).

     Эту систему отличает легкость настройки и адаптации, открытость исходных материалов, масштабируемость, надежность, ориентация на российскую специфику ведения учета. 

 

      2 Практическая часть

     2.1 Организационная структура ООО «Четыре сезона»

 

     Общество  с ограниченной ответственностью «Четыре сезона» (далее Общество) является юридическим лицом – коммерческой организацией, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров, созданным в целях извлечения прибыли.

     Общество  действует на основании Гражданского кодекса Российской Федерации, Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», иного действующего законодательства, Устава, учредительного договора.

     Общество  имеет в собственности обособленное имущество и отвечает по своим  обязательствам всем принадлежащим ему имуществом, может от своего имени совершать сделки, приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выступать истцом или ответчиком в суде, арбитражном суде.

     Общество  имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета. Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на его место нахождения. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.