Графические возможности

столбцов будут  дублироваться в начале каждого  продолжения таблицы.

Чтобы на той  странице, с которой таблица начинается, никогда не оставалась только строка

с заголовками  столбцов, рекомендуется задать для последних свойство абзаца не

отрывать от следующего.

9. Стиль для  заголовка содержания

Отсутствие отдельного стиля для заголовка содержания ведет к ряду весьма не приятных

ошибок. Часто  авторы оформляют заголовок содержания стилем заголовка первого уровня. В этом случае содержание документа  ссылкой на само себя.

В текстовом  процессоре Microsoft Word имеется активная по умолчанию функция автоматического

распознавания стилей. Поэтому, если вы вручную отформатируете заголовок содержания так, чтобы

он выглядел как заголовок первого уровня, ему будет принудительно назначен стиль заголовка первого уровня.

В результате ссылка на содержание снова окажется в содержании. Конечно, вы можете отключить

эту функцию  у себя на компьютере, но у того, кто  будет работать с документом после  вас, она

может быть включена.

Чтобы избежать подобной ошибки, рекомендуется создавать  для заголовка содержания

специальный стиль, основанный на стиле Обычный.

10. Пять доводов  в пользу связанных и один  в пользу

вставленных рисунков

Как известно, в  текстовом процессоре Microsoft Word предусмотрено три способа включить

графическое изображение  в документ:

• вставка в документ графического файла;
• вставка в документ ссылки на графический файл;
• вставка в документ и самого графического файла, и ссылки на него.

Вставка в документ ссылок на графические файлы имеет следующие преимущества:

1. Большое количество  вставленных рисунков часто приводит  к тому, что Microsoft Word

начинает работать нестабильно. Рисунки могут перестать  отображаться, они будут

потеряны и, возможно, их придется подготовить заново. Со связанными рисунками

таких проблем  практически не возникает.

2. Вставленный  рисунок не всегда удается  корректно извлечь с оригинальным

разрешением. А  это иногда требуется, например, чтобы  поместить снимок экрана из

документации  в статью или рекламную листовку. Связанный рисунок всегда доступен в

виде оригинального графического файла.

3. При редактировании  можно переслать рисунки, в  совокупности обычно имеющие

ощутимый объем, однократно, а затем обмениваться только самим документом.

4. Сколько бы  раз рисунок не повторялся в документе, мы храним одну его копию. Если

такой рисунок  изменяется, достаточно однократно заменить старый файл на новый.

Это особенно актуально  для значков, пиктограмм и графических  кнопок.

5. В случае  небольших изменений иногда бывает  проще отредактировать снимок  экрана в

графическом редакторе, чем сделать его повторно. Связанный рисунок в отличие от

вставленного  всегда можно корректно отредактировать.

Единственное  бесспорное преимущество вставленных  рисунков состоит в том, что этот

способ избавляет  авторов от необходимости создавать  и поддерживать каталог

иллюстраций.

11. Избегайте  градиентов в заголовках окон на снимках экрана.

Перед тем, как  делать снимки экрана, рекомендуется  отключать цветовой градиент в

заголовках активных окон (рис. Рисунок 1).

Рисунок 1. Снимок экрана с градиентом

Вред от градиента  заключается в следующем:

При использовании  некоторых способов черно-белой  печати (например, на ротапринте)

изображение получается низкого качества. Градиент, который  неплохо смотрится на

экране в видеорежимах с высоким цветовым разрешением, превращается в

размазанную грязь.

Для передачи градиента  требуется высокое цветовое разрешение, что затрудняет

использование для хранения рисунков экономичных  графических форматов GIF, BMP

16 цветов, BMP 256 цветов.

12. Заголовки  списков не должны отрываться  от самих

списков

Часто возникает  ситуация, когда заголовок маркированного или нумерованного списка

остается на одной странице, а сам список переносится  на следующую. Чтобы избежать

этого назначайте заголовку списка свойство абзаца ,,не отрывать от следующего”. Тогда

под заголовком читатель будет видеть хотя бы первый пункт списка. Желательно создавать

для заголовков списков специальный стиль.

Если список состоит из 2-3 коротких пунктов, то целесообразно  назначать свойство абзаца.

Не отрывать от следующего всем пунктам кроме  последнего.

13. Желательно, чтобы  строки таблиц не разрывались

Конечно, таблица  таблице рознь, но обычно разрыв строки таблицы (т.е. перетекание

строки таблицы  со страницы на страницу) смотрится  плохо. Поэтому рекомендуется в

свойствах таблицы отменять установленное по умолчанию свойство ,,разрешить разрыв

строки”.

14. Как сделать  перекрестную ссылку на рисунок согласно ГОСТ

Эта рекомендация в равной мере относится к рисункам и таблицам, но далее без ограничения общности мы будем рассматривать ссылки на рисунки.

Согласно требованиям  ГОСТ 2.105 ссылка на рисунок оформляется следующим образом:

Если ссылка предшествует рисунку: рис. 25.

Если ссылка следует за рисунком: см. рис. 25.

Проблема заключается  в том, что соответствующая функция  Microsoft Word не

поддерживает  ни таких перекрестных ссылок, ни хотя бы ссылок только на номер. В лучшем

случае можно получить перекрестную ссылку вида Рисунок 25. Тем не менее существует

вполне корректный способ сделать ГОСТовскую перекрестную ссылку. Он заключается в

том, что слова  рис. или см. рис. набираются вручную, а перекрестная ссылка подправляется

таким образом, чтобы в ней отображался только номер рисунка.

Процедура 1. Для  того чтобы сделать перекрестную ссылку только на номер рисунка:

1. Создайте перекрестную  ссылку вида Рисунок 25.

2. Выделите номер  рисунка в подрисуночной подписи.

3. Выберите в  меню Вставка пункт Закладка. После этого на экран будет  выведено

диалоговое окно Закладка (рис. Рисунок 2).

4. Установите  флажок Скрытые закладки. Не создавая  закладку, нажмите на кнопку

Закрыть.

Рисунок 2. Скрытые  закладки

5. Повторно выберите  меню Вставка пункт Закладка. После этого на экран будет

выведено диалоговое окно Закладка (рис. Рисунок 3). В списке закладок будет

выделена закладка, охватывающая цель перекрестной ссылки.

Рисунок 3. Переопределение  закладки

6. Нажмите на  кнопку Добавить.

Описанным способом перекрестную ссылку на определенный рисунок корректно получается

сформировать  только один раз. В дальнейшем при  необходимости ее можно тиражировать с

помощью функций копирования-вставки.

Закрытие и  повторный вызов на экран диалогового  окна Закладка требуется только при

формировании перекрестной ссылки первый раз в текущем сеансе работы с Microsoft Word.

15. Как сделать  на каждой странице рамки в

соответствии с требованиями ЕСКД

Стандарты группы ЕСКД требуют, чтобы в документах определенных типов на каждой

странице присутствовали рамки с атрибутивной информацией. Создание регулярных рамок

вокруг текста является проблемой, так как очевидных  штатных средств сделать это  в

Microsoft Word не предусмотрено.

Для реализации таких рамок применяется следующий  прием. Рамка любой нужной

конфигурации  создается с помощью средств  рисования и представляет собой  плавающий

рисунок. Чтобы  рамка отображалась на каждой странице, этот рисунок связывают с абзацем

в любом из колонтитулов.

16. Используйте  в качестве длинного тире именно  этот

символ, а не минус и не дефис

 Для того  чтобы вставить в документ  длинное тире:

1. Выберите в  меню Вставка пункт Символ. После  этого на экране будет отображено

диалоговое окно Символ (рис. Рисунок 4).

2. В диалоговом  окне Символ выберите в списке  пункт EmDash.

3. Нажмите на  кнопку Insert.

Рисунок 4. Вставка  длинного тире

Вставить в  документ длинное тире также можно  нажатием комбинации клавиш Ctrl-Alt-

серый минус.

17. Пользуйтесь  признаком "С новой страницы" и

символом разрыва  страницы

Не пытайтесь  добиться переноса каких-либо элементов  текста на следующую страницу с

помощью последовательности новых абзацев. Как только вы внесете какие-либо изменения

в документ, вам  придется сразу же исправлять такой "перенос".

Всегда используйте  в таких случаях признак "С  новой страницы" или символ разрыва

страницы.

18. Вставляйте  неразрывный пробел между числом  и

обозначением  единицы измерения

Принято вставлять  неразрывный пробел в следующих  случаях:

• между числом и обозначением единицы измерения; 
• перед длинным тире;
• при оформлении перекрестных ссылок между элементами ссылки;
• при указании на какой-либо фрагмент документации (глава, раздел и т.д.) между

названием этого  фрагмента и его номером, а  так же в ряде других случаев.

Графическое оформление документов

При переводе каталогов, буклетов, описаний, технических схем, инструкций, руководств по эксплуатации и аналогичных документов неизбежно  возникает вопрос идентичности графического оформления, сохранения цветовой гаммы  и фирменного стиля.

Мы имеем богатый опыт в области графического оформления, вёрстки, допечатной подготовки и предлагаем вам различные варианты оформления в зависимости от категории сложности и вашего бюджета:

Реферат

По дисциплине «Основы информатики»

На тему: Графические возможности Microsoft Word

Выполнила: студентка группы ЭВ-2

Румянцева С.В.