Графические возможности

Оформление документов в текстовом процессоре

Microsoft Word

Содержание

1. Введение

2. Рекомендации  по именованию стилей

3. Пользуйтесь  только чистыми стилями

4. Создавайте  общий базовый стиль для нескольких  схожих стилей

5. Создавайте  символьные стили для выделенного  текста

6. Стиль для  обычного текста

7. Стиль для  рисунков

8. Стиль для  заголовков таблиц

9. Стиль для  заголовка содержания

10. Пять доводов  в пользу связанных и один  в пользу вставленных рисунков

11. Избегайте  градиентов в заголовках окон  на снимаках экрана

12. Заголовки  списков не должны отрываться от самих списков

13. Желательно,чтобы строки таблиц не разрывались

14. Как сделать  перекрестную ссылку на рисунок согласно ГОСТ

15. Как сделать  на каждой странице рамки в  соответствии с требованиями  ЕСКД

16. Используйте  в качестве длинного тире именно  этот символ, а не минус и  не дефис

17. Пользуйтесь  признаком "С новой страницы" и символом разрыва страницы

18. Вставляйте  неразрывный пробел между числом  и обозначением единицы

измерения

1. Введение.

 Данный реферат содержит ряд рекомендаций по оформлению документов в

текстовом процессоре Microsoft Word. Эти рекомендации будут полезны разработчикам

технической документации, техническим писателям, системным  аналитикам, научным

сотрудникам - всем, кому приходится использовать текстовый  процессор для подготовки

документов со сложными структурами и большого объема.

 Его основная  задача состоит в том, чтобы предостеречь читателя от наиболее распространенных ошибок, совершаемых при оформлении документов. Кроме того, в реферате показано, каким образом можно добиться соответствия документа, созданного в Microsoft Word, некоторым требованиям ГОСТ.

Приведенные рекомендации в целом направлены на создание документов, обладающих

следующими свойствами:

Устойчивость. Длительное редактирование и многократные правки документа не

приводят к  неожиданным самопроизвольным изменениям форматирования или сбоям

в работе Microsoft Word.

Переносимость. На разных компьютерах, разных версиях  операционной системы и

Microsoft Word документ выглядит и обрабатывается примерно одинаково.

Наследуемость. Каждый следующий автор, принимая документ в обработку, может

быстро разобраться  в том, какими методами выполнялось  его форматирование, в

частности, понять состав и назначение используемых стилей.

Поддерживаемость. Форматирование документа в целом, а также абзацев и строк,

несущих схожую смысловую нагрузку (например, всего  основного текста или всех

врезок), при  необходимости можно изменить, выполнив минимальный объем ручной

работы.

2. Рекомендации  по именованию стилей.

Бессистемное  присвоение имен создаваемым стилям приведет к тому, что через некоторое

время в них  будет трудно разобраться даже самому автору. Поэтому при создании стилей

следует придерживаться определенных правил именования. Эти  правила, вообще говоря,

могут быть разными. Важно, чтобы они имели под  собой рациональную основу и всегда

соблюдались.

Имена стилей должны быть лаконичными, но внятными. Стремитесь к тому, чтобы

назначение стиля  было в целом понятно по его  имени без дополнительных пояснений.

Набирайте имена  стилей латинским шрифтом. Не употребляйте в именах стилей

символы национальных алфавитов, даже если используемая вами версия Microsoft

Word это допускает.

Образуйте имена  стилей от английских слов и аббревиатур. Например, стиль для

врезок лучше  назвать Inset, а не Vrezka.

Не используйте  в именах стилей пробелы. Пробелы можно просто пропускать или

набирать вместо них символы подчеркивания.

Всегда используйте  один и тот же принцип для образования  имен стилей из нескольких

слов. Обычно части  имени пишут либо слитно с прописной  буквы (NoteImportant),

либо со строчной через символ подчеркивания (note_important).

Старайтесь составлять имена так, чтобы при лексикографическом упорядочении

близкие по функции  стили оказывались рядом. Например, inset_note, inset_

warning, не note и warning.

Именуйте стили  так, чтобы они отчетливо выделялись в списке стандартных стилей.

Например, каждое имя может начинаться каким-нибудь префиксом, стандартным для

проекта или  для организации.

Замечание

Документы Microsoft Word могут обрабатываться всевозможными утилитами производства третьих фирм. Это могут быть, например, конверторы для преобразования документов в формат HTML илиWinHelp. Такое программное обеспечение не всегда корректно обрабатывает пробелы, символы национальных алфавитов и другие не совсем "программистские" детали в именах стилей.

Создавая стили, принимайте во внимание, что, возможно с ними придется работать не только вам, но и кому-то другому потом. Стили должны быть такими, чтобы вашим последователям было легко в них разобраться. Они будут благодарны вам.

3. Пользуйтесь  только чистыми стилями.

Оформляйте текст  только стилями, не используя в добавление к ним форматирование

вручную. Если у  вас возникла потребность оформить абзац или строку нестандартным для

документа способом, лучше потратьте время на создание дополнительного специального

стиля.

Пример 1. К чему ведет форматирование вручную

Допустим, все  абзацы основного текста начинаются с красной строки, но вам захотелось, чтобы первые абзацы разделов красной строки не имели. Тогда вы берете и в каждом таком абзаце вручную делаете нулевой отступ. К чему это приведет? Во-первых, если потребуется вернуть первым абзацам разделов отступ, эту работу снова придется выполнить вручную. Во-вторых, можете ли вы без эксперимента уверенно сказать, что произойдет с абзацными отступами исправленных абзацев, если вы измените абзацный отступ на уровне стиля?

4. Создавайте  общий базовый стиль для нескольких схожих стилей.

Нередко для  схожих по функции фрагментов текста приходится создавать схожие по

оформлению стили, различающиеся одним-двумя свойствами. Например, для врезок типа

"замечание"  и "совет" могут быть созданы  стили inset_note и inset_tip имеющие

одинаковые свойства абзаца и шрифта, но разные рамки.

В подобных случаях  целесообразно создать дополнительный стиль, обладающий всеми

дублирующимися  свойствами, а от него образовать все "родственные" стили с

характерными  для них индивидуальными особенностями.

Использование базового стиля позволяет:

быстро создавать новые родственные стили. Если вернуться к приведенному примеру,

это могут быть стили для других врезок: предостережение, важной информации,

примеров и  т.п.

Быстро менять свойства однотипных стилей, например, задать шрифт сразу для всех

типов врезок.

Базовый стиль  может не применяться в документе  непосредственно, а служить только для создания и автоматического обновления производных стилей.

5. Создавайте  символьные стили для выделенного текста.

Часто нужно так или иначе изменить начертание, размер или шрифт некоторых слов в

тексте (например, выделить названия элементов интерфейса полужирным начертанием).

Для этого принято  пользоваться соответствующими кнопками (например, Полужирный или Курсив) и комбинациями клавиш.

Однако подобная практика влечет за собой ряд неудобств. В частности, если после

написания текста возникнет необходимость поменять начертание или размер шрифта сразу для многих однотипных элементов, то придется менять параметры каждого выделенного фрагмента вручную.

Поэтому удобнее  создавать символьные стили для  выделенных элементов текста. В таком

случае при необходимости внести изменение в стиль вы будете менять его параметры

только один раз.

Отличительный признак символьных стилей: у них  нет параметров, свойственных абзацу.

Для каждого  символьного стиля можно назначить  комбинацию клавиш. Таким образом упростится

процесс применения символьных стилей.

6. Стиль для  обычного текста

Стиль Обычный, которым большинство авторов имеет обыкновение набирать основной

текст документа, является базовым для стилей заголовков, а также ряда служебных стилей:

колонтитулов, номеров  страниц и т.п. Вместе с тем  время от времени может возникать

необходимость изменить форматирование основного  текста.

Поэтому, используя  стиль Обычный, вы рискуете попасть в одну из следующих неприятных

ситуаций:

вы изменяете свойства обычного стиля. Соответствующим образом меняются свойства

всех стилей, которые на нем основаны. В результате вы тратите время на исправление

"съехавших"  заголовков, колонтитулов и номеров  страниц.

Вы вручную  форматируете все абзацы основного  текста. Если потребность в

изменении форматирования основного текста возникает снова, вы выполняете эту

работу еще  раз.

Для основного  текста рекомендуется создавать  отдельный стиль, например, my_normal.

7. Стиль для  рисунков

Рисунок в документе  принято снабжать подрисуночной  подписью. Если рисунок оказывается

внизу страницы, подрисуночная подпись может  переместиться на следующую страницу, что

некрасиво, а  главное, практически лишает ее смысла.

Чтобы избежать отрыва подрисуночной подписи от рисунка, рекомендуется создавать  для

рисунков специальный стиль, обладающий свойством не отрывать от следующего. Этот

стиль всегда назначается  абзацу, в котором находится рисунок[1].

[1] Речь не идет о плавающих рисунках.

8. Стиль для  заголовков таблиц

Аккуратный внешний  вид таблицы в документе Microsoft Word помимо всего прочего

определяется  некоторыми особенностями поведения  заголовков столбцов.

Для строки заголовков столбцов рекомендуется задать свойство повторять как заголовок

на каждой странице. Тогда при перетекании таблицы со страницы на страницу заголовки