Архив внешней политики Российской Имерии

         Обложка дела  оформляется следующим образом:

• Название организации;
• Номер дела по номенклатуре;
• Заголовок дела;
• Год заведения;
• Срок хранения .

   В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

     Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается: не проводить  систематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела, не составлять заверительные надписи.

     При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в  твердую обложку из картона или  переплетаются с учетом возможности  свободного чтения  текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

     В конце каждого дела подшивается  чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами   в правом верхнем углу листа простым карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

     При нумерации листов дела учитываются следующие правила:

     - листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;

     - фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;

     - сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

     - лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;

     - подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

     - подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

     Для учета количества листов в конце  дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне  последнего чистого листа, а в  картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

     В листе-заверителе дела указываются  цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела. Количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

     Лист-заверитель дела подписывается секретарем руководителя, то есть его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

     Для учета документов постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

     Внутренняя  опись дела составляется на отдельном  листе по установленной форме, приведенной  в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций. При составлении  внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

     Внутренняя  опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито  без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме  опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

     Изменения состава документов дела (изъятия, включения  документов, замена их копиями и  т.д.) отражаются в графе "Примечания" внутренней описи со ссылками на соответствующие  акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

       Номенклатура дел составляется  по унифицированной форме, которая  разработана архивными органами  и закреплена в Государственной  системе документационного обеспечения  управления и Основных правилах  работы ведомственных архивов.

  В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.

     Вторая  графа — названия заголовков дел. Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа — количество дел (томов, частей) — заполняется именно тогда.

     В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, медицинские книжки сотрудников «до востребования». В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.

     В графе «Примечания» в течение  всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются  отметки о заведении новых  дел, о передаче дел в архив, о  переходящих делах, о выделении  дел к уничтожению и т.п.

     В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

     Секретарь руководителя в  МОУ «Балезинская средняя общеобразовательная школа  № 1» достаточно квалифицированный  работник и придерживается правил,  которые разработаны архивными органами и закреплены в Государственной системе документационного обеспечения управления.

     При рассмотрении номенклатуры дел учреждения не было выявлено недостатков. Схема построения номенклатуры дел достаточно разработана и охватывает все документы учреждения.

Заключение

     Любая управленческая работа, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

     На  примере МОУ «Балезинская средняя  общеобразовательная № 1» мы увидели, что принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций, которые в основном выполняются вручную и с помощью средств механизации, что не полностью автоматизировано и тормозит весь документооборот в целом. А ведь все этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому следует научиться не только правильно составлять, оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей учреждения.

     Необходимо  создание базы данных автоматизированной регистрации документов, которая  в свою очередь строится на индивидуальной поисковой службе (ИПС). Автоматизированные ИПС обеспечивают информацией обо всех документах и месте их нахождения работников аппарата управления при помощи вывода информации на дисплей или изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

      Поиск и использование информации должен производиться децентрализовано не автоматизированных рабочих местах.

     Пользователь  должен иметь возможность получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес местонахождения документа  в данный момент.

     Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины. 

      На  автоматизированный контроль можно  поставить регистрируемые документы  со сроком исполнения не менее 10 дней. Контрольные действия осуществить  в месте регистрации документов с использованием автоматизированного рабочего места. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. будут выводиться на экран дисплея. После завершения исполнения и записи всех необходимых, данных в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной РКК, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив одновременно с документами.

     Эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определяет право доступа работников к информации, хранящейся на машинных носителях, устанавливает очередность перехода на автоматизированную технологию работы с документами.

     Если  секретарь руководителя будет четко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами, то прогресс не заставит себя ждать. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Руководитель  практики

Личная  подпись  ФИО 

Дата