Права. Определяет права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

      Ответственность. Устанавливает виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

      Взаимоотношения. Связи по должности. Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обеспечивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

      Должностная инструкция вводится в действие приказом по учреждению.

       Инструкция устанавливает порядок  ведения делопроизводства в   Балезинской средней школе № 1, в том числе основные правила приема, отправления, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.

     Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так  и организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной  

техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.

      В состав службы ДОУ в МОУ «Балезинская средняя общеобразовательная школа № 1» входит только секретарь директора (руководителя), который занимается непосредственно всей работой, связанной с делопроизводством.

    К функциональным структурным подразделениям относятся:

    - секретариат (секретарь руководителя).

    Дирекция  включает:

    - заместитель директора по учебно-воспитательной  работе.

    - заместитель директора по воспитательной работе;

    - заместитель директора по охране труда;

    - заместитель директора по административно-хозяйственной  части;

    Заместитель директора по учебно-воспитательной работе осуществляет контроль учебно-воспитательного процесса.

    Заместитель директора по воспитательной работе предоставляет планы мероприятий, осуществляет контроль над их проведением. А также является прямым заместителем директора по учебно-воспитательной работе.

    Заместитель директора по административно-хозяйственной части осуществляет руководство, и контроль над обеспечением текущей хозяйственной деятельности учреждения.

    В крупной организации с большим  объемом документооборота могут  существовать работу несколько подразделений.

    В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками.

    Ну  а в данном учреждении МОУ «Балезинская средняя общеобразовательная школа № 1» всю работу выполняет секретарь директора (руководителя).

    Значительное  место имеет степень автоматизации  делопроизводственных процессов. Эффективность труда секретаря   в значительной степени зависит от его квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой.

    Осуществление функций службы делопроизводства.

    Контрольные функции.

    Доставка документов в школу происходит почтой, курьерами и с помощью факсимильной связи и компьютерной сети. Прием и первичную обработку входящей документации с почтой и факсимильной связью осуществляет секретарь (руководителя). Рассмотрение документа руководителем заканчивается нанесением резолюции. Далее документы, не требующие ответа, доводятся до специалистов, но без расписки. На документах, требующих ответа, руководитель ставит отметку «кому выполнить». Переданный документ находится у исполнителя до исполнения поручения.

    Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется секретарем (руководителя). Документы регистрируются в журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции отдельно. В учреждении отсутствует перечень документов, подлежащих обязательной регистрации. Документы специальных (функциональных) систем документации (бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются секретарем. На этом этапе должна проводиться проверка правильности составления документов в соответствии с ГОСТом (10) Р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), но секретарь ее не проводит. Передача руководству на подписание или утверждение осуществляется автором или секретарем.

    Ведение информационно-справочной работы по документам школы осуществляется секретарем руководителя, а также машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере). Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов также осуществляется секретарем, а также самими сотрудниками учреждения.

    Разработкой и проектированием бланков документов по поручениям руководства занимаются секретарь руководителя, заместители директора и иные сотрудники учреждения.

    Организационные функции службы ДОУ:

    Подготовка  к докладу руководству поступающих  документов осуществляется секретарем руководителя и другими сотрудниками. Регулированием хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок никто не занимается, поскольку руководство не всегда устанавливает точные сроки исполнения документов и поручений.

    Организацией работы архива занимаются, секретарь руководителя в части хранения личных дел сотрудников и иных документов согласно номенклатуре дел. Организацией делопроизводства по обращениям граждан занимается секретарь.

    Контрольные функции:

    Контроль над правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю (то есть исходящие и внутренние документы) осуществляют сами исполнители данных документов. Контроль над сроками исполнения документов никто не осуществляет, так как руководство не устанавливает сроки исполнения, но если в письмах из вышестоящих органов указаны сроки исполнения документов, то секретарь прослеживает указанные сроки.

    Осуществление контроля над правильностью оформления и формирования дел в учреждении, подлежащих сдаче в архив осуществляют, секретарь руководителя. Обобщением сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическим информированием руководства по этим вопросам никто не занимается. Соответствующие обязанности возложены секретаря руководителя.

    Методические  функции, выполняемые  службой ДОУ:

    Разработкой номенклатуры дел школы занимается секретарь руководителя. Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архива учреждения».

     Структура и численный состав делопроизводственной службы.

    В Балезинской средней школе № 1 осуществляется совмещение нескольких функций в одном сотруднике. В данном учреждении всю работу ведет секретарь руководителя. 
 

 

Глава 4. Выявление особенностей документирования деятельности учреждения.

     Унифицированные формы документов (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

     Удобно  использовать унифицированные формы  документов, такие как журнал регистрации входящей и исходящей документации. В МОУ Балезинская средняя общеобразовательная школа № 1 для составления внутренних документов использую чаще всего свои разработанные формы. Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

       В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

     Организационные документы (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные  инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка).

     Распорядительные  документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

     Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения. Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ. Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и имеет следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

     Распоряжения  издаются заместителями директора по УВР в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым». 
 
 

     Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.

     Планы учреждения оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

     По  степени гласности различают  документы открытые (несекретные) и  документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально". Таких документов бывает не много, и хранятся у директора.

     По  способу фиксации: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

     По  срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

     По  степени унификации различают документы  индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные  в виде анкеты и таблицы.

     Школьные  документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производиться шариковой ручкой синего цвета или с применением компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью.

     Учебно-педагогическая документация школы состоит из:

· алфавитной книги записи учащихся,

· книга  движения;

· личное дело учащихся;

· классные журналы;

· журналы факультативных занятий;

· журналы  групп продленного дня;

· книга  учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании;

· книга  учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании;