Архив внешней политики Российской Имерии

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ 

 ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

УДМУРТСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНЕВЕРСИТ 

Институт  права, социального управления и  безопасности

Кафедра информационной безопасности в управлении

 
 
 
 

Отчет по практике

Муниципальное общеобразовательное учреждение

МОУ Балезинская  средняя общеобразовательная школа  № 1  

                                                                       

                                                                      Мироновой Вероники Нурисламовны

                                          студентки группы ЗС-350800-31(к)

                                          специальности «Документоведение  и 

                                          документационное  обеспечение 

                                          управления» 
 

                                          Научный руководитель

                                          Сапожникова Н.Я.  
 
 
 
 

                                       Ижевск 2011 

Оглавление

Глава 1. Изучение истории учреждения, его современных задач,

функции, структура……………………………………………………………………………3

Глава 2. Функции секретаря руководителя по документационному и бездокументационному обслуживанию……………………………………………………...7

Глава 3. Изучение функций и структуры делопроизводственной службы………………9

Глава 4. Выявление особенностей документирования деятельности учреждения………13

Глава 5. Анализ организации документооборота…………………………………………..17

Глава 6. Построение информационно-поисковой системы………………………………..20

Глава 7. Контроль исполнения документов…………………………………………………23

Глава 8. Классификация и систематизация документов, формирование дел……………..25

Глава 9. Подготовка документов к сдаче в архив…………………………………………...26

Заключение………….................................................................................................................31 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Глава 1. Изучение истории учреждения, его современных задач, функции, структура

Краткая историческая справка  об учреждении

     29 октября по вновь построенной по указу Императора России Николая II железной дороге Пермь-Котлас прошел состав. Гудок паровоза возвестил о рождении новой станции – Балезино, которая была так названа в связи с расположением в нескольких километрах полостного центра Балезино Глазовского уезда.

      Первого сентября 1936 года – начало семидесятилетий истории Балезинской средней школы № 1 (ранее районной или, как значится в документах архива, РСШ). Двухэтажное здание встречало 450 учащихся, которые заполнили 13 классов. Трудностей было много: холод, отсутствие интерната для учащихся, живущих в деревне. Сессией поссовета было принято решение: к следующему новому учебному году решить все проблемы и дать возможность получать образование.

     В начале Великой Отечественной войны в Балезинской школе № 1 располагался госпиталь. Коллективу учителей и учащимся пришлось вновь перестраиваться. Обучение продолжалось в шести зданиях, не приспособленных для занятий.

     Из  воспоминаний учащихся: «Детство мое  прошло в труде. Зимой учились, летом от зари до зари работали в своем родном колхозе…..».

     После окончания войны учащиеся и педагоги снова вернулись в родные стены. Началась обычная будничная жизнь. Педагогический коллектив прилагал все усилия, чтобы создать хорошие  условия, поддержать желание учащихся получить прочные знания. Трудности были. В 1950-1960 в школе обучались дети из 12 деревень.

     В ноябре 1957 года  еще одно испытание  – пожар, который уничтожил все  накопления, выработанные за 20 с лишним  лет. Пожар уничтожил все документацию: журналы, личные дела, книги приказов, журналы выдачи аттестатов. Три года после пожара школа начала работать (как в военные годы) в шести зданиях.

     И вновь 1 сентября 1961 года Балезинская средняя школа № 1 открывает свои двери.

       Не все шло гладко. Было все: достижения и недостатки, однако в эти годы вышли из школы замечательные люди, которыми мы вправе гордится вдвойне. 
 
 
 
 

Задачи, стоящие перед  МОУ «Балезинская средняя общеобразовательная  школа № 1»:

1. создание благоприятных условий для разностороннего развития личности, в том числе путем удовлетворения потребностей обучающихся в самообразовании и получение дополнительного образования, формирование общей культуры обучающихся на основе условий образования, минимума содержания общеобразовательных программ

Жизни в обществе;

2. достижения обучающимся соответствующего образовательного уровня, воспитание гражданственности, трудолюбие, уважение к правам и свободам человека, любви к окружающей природе, семье, Родине;
3. создание основы для осознанного выбора  и последующего основания профсоюзных программ выпускниками школы;
4. широкое вовлечение общественности в дело образования, создание механизмов ее взаимодействия с государственными органами.

 

Функции:

      1. Функции управления поддержания  стабильного функционирования образовательным учреждением;

     2.      Функции управления развитием школы и инновационными процессами;

     3.      Функции управления функционированием и саморазвитием внутришкольного управления включают в себя действия по отношению к самой системе управления образовательным учреждением. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Структура МОУ «Балезинской средней общеобразовательной  школы № 1»

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Глав 2. Функции секретаря руководителя по документационному и бездокументационному обслуживанию

     Секретарь – одна из самых распространенных профессий на современном рынке  труда. Без секретаря сегодня  не обходится ни одна организация. Секретарь  – это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной  информацией и находящийся в  курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.

     Секретарь руководителя – это профессия, которая  включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные  обязанности современного секретаря  можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

- функции  по документационному обеспечению  управления;

- функции  по так называемому бездокументационному обслуживанию руководителя.

     Выполняя  функции по документационному обеспечению  управления, секретарь руководителя занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Вместе с тем рабочее место секретаря обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих обязанностей.

     К функциям секретаря  по бездокументационному обслуживанию относятся:

- организация  приема посетителей;

- телефонное  обслуживание;

- обеспечение  рабочего покоя шефа;

- контакты  с персоналом  учреждения;

- организация  встреч и переговоров, подготовка  командировок руководителя;

- организация  и участие в работе совещаний,

- контроль  исполнения поручений руководства;

- организация  и резервирование рабочего времени  руководителя;

- контроль  над исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.

     Особую  группу функциональных обязанностей секретаря  руководителя составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументационные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей, прежде всего, относятся:

- просмотр  специальной литературы и периодической  печати по профилю деятельности  фирмы;

- поиск  и обработка необходимой руководителю  информации;

- знание  книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.

     Объем референтских функций в разных организациях различен, но грамотно организовать работу с информацией должен уметь каждый секретарь руководителя. Он должен располагать всесторонней информацией о сотрудниках учреждения (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).

     Квалифицированный секретарь руководителя должен уметь принимать решения, давать указания и представлять своего шефа в деловых ситуациях. Специфика и сложность секретарского труда обусловлены и тем, что секретарь всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Глава 3. Изучение функций и структуры делопроизводственной службы.

      Цель  должностной инструкции — дать точное описание конкретного рабочего места, определить существенные элементы правового статуса сотрудника, выполняющего данную работу.

       Должностная инструкция  МОУ «Балезинская средняя общеобразовательная школа № 1» включает в себя:

 Общие положения. Устанавливаются сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

      Функции. Определяются направления деятельности специалиста.

      Должностные обязанности. Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе — руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.