Архив внешней политики Российской Имерии

· книга  учета выдачи золотых и серебряных медалей;

· книги  протоколов педагогического совета школы;

· книги  приказов;

· книги  учета личного состава педагогических работников;

· журнал пропущенных и замещенных уроков.

Документы оформляются по правилам, установленным ГОСТом       Р  6.30

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ "УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.

 ТРЕБОВАНИЯ  К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ"

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный  герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код  организации;

05 - основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код  формы документа;

08 - наименование  организации;

09 - справочные  данные об организации;

10 - наименование  вида документа;

11 - дата  документа;

12 - регистрационный  номер документа;

13 - ссылка  на регистрационный номер и дату документа;

14 - место  составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф  утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок  к тексту;

19 - отметка  о контроле;

20 - текст  документа;

21 - отметка  о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы  согласования документа;

25 - оттиск  печати;

26 - отметка  о заверении копии;

27 - отметка  об исполнителе;

28 - отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело;

29 - отметка  о поступлении документа в  организацию;

30 - идентификатор  электронной копии документа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Глава 5. Анализ организации документооборота

     Каждый  документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит  от состава и содержания документов.

     Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами.

    Входящие  документы образуют три направления движения: директору организации, завучу по учебной части, завучу по воспитательной работе. Соотношение этих потоков неравномерно - наибольшая часть документов попадает директору школы, который испытывает информационные перегрузки. Документы, поступившие, в МОУ  «Балезинская средняя общеобразовательная школа № 1» начинают свой путь к исполнению с приемной. Там они подвергаются к обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

    Нерегистрируемые  документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В школе не  составляется перечень нерегистрируемых документов.

    Секретарь производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Директору школы передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности учреждения. Остальные документы передаются  непосредственно исполнителям.

      Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в учреждение.

      Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются исполнителям. Документы, которые исполняются несколькими лицам, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

     Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовит один специалист – секретарь руководителя (директора), который выполняет множество функций. Маршрут движения этих документов зависит от согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов. Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других учреждений, так и внутри в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другим учреждением, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа".

     Документ, проходящий согласование внутри учреждения оформляется реквизитом "визы согласования документа".

      Подготовленный  проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список учреждений, которым должен быть разослан подписанный документ.

     Целесообразно в школе установить порядок, при  котором право подписания документов имеют не только директор школы, но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.

     При этом условии движение документов и  их исполнение станут более оперативными.

     Директор  школы вправе внести изменения и  дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. 

     После подписания директором двух экземпляров  исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы  регистрируются в "Журнале регистрации  исходящих документов". После  регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера секретарь фиксирует его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы остаются в приемной. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам, если документ оформлял исполнитель. Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

     Внутренние  документы готовятся, оформляются в пределах МОУ  «Балезинская средняя общеобразовательная школа № 1».

     Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает  с маршрутом входящих документов. Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

     Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих  и внутренних документов за определенный период времени. 
Учет объема документооборота организуется для установления:

- загрузки  школы, а именно секретаря;

- потребности  школы организационной и электронно-вычислительной  технике.

     При определении объема документооборота однократно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Объем документооборота за предшествующий месяц составляет 150 документов. В день примерно поступают от 1 до 3 факсов и писем по электронной почте   до 30.

     Для регистрации электронной корреспонденции  составляется БД в программе Excel, в которую в течение дня вносится поступившие и отправленная документы.

     Ведение информационно-справочной работы по документам организации осуществляется секретарем. Машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере) осуществляется секретарем. Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов также осуществляется секретарем.

     Разработкой и проектированием бланков документов по поручениям руководства занимается также секретарь. 
 
 
 
 

 

Глава 6. Построение информационно-поисковой системы

     Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно секретарем руководителя (директора). При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

      Так как в образовательном учреждении нет отдельного структурного подразделения, отвечающего за делопроизводство, секретарь сама проводит регистрацию.

Регистрацию проходят документы:

- все  виды приказов по личному составу;

- уведомления  работников (особенно те, которые  связаны с изменениями условий  трудового договора);

- трудовые  договоры и дополнительные соглашения к ним;

- личные  дела работников;

- трудовые  книжки работников;

- справки,  выдаваемые кадровой службой  (о стаже работы, о занимаемых  должностях, о периоде работы  и др.);

- командировочные  удостоверения.

     Как видно из этого перечня, большая  часть регистрационных массивов в  делопроизводстве создается для учета особо ценных документов. Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма, которые  отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям.

     Собирается масса заявлений работников, докладных записок, представлений; они также требуют исполнения, являются основанием к приказам по личному составу, могут понадобиться в последующем для уточнения каких-то вопросов, т. е. в справочных целях. Следовательно, такие документы тоже регистрируются.

     В перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают поздравительные  письма и телеграммы, документы, присылаемые  для сведения, сообщения о заседаниях, совещаниях, программы проведения каких-то мероприятий, извещения, повестки дня, документы, не требующие исполнения и ответа, малоценную переписку по хозяйственным, административным вопросам, письма с пометкой "лично", а также документы, отправленные по факсу.

      Из  входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

• дата получения;
• входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
• дата документа;
• регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем;
• автор (корреспондент) - тот, чей это документ;
• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения;
• исполнитель (кто с ним работает);
• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
• номер дела (куда документ помещен после исполнения).