Этика делового общения

Секретарь должен четко представлять себе рабочий  график своего начальника, ориентироваться  в приоритетности различных вопросов. В случае, когда руководитель ждет какого-то важного звонка, то он непременно предупреждает об этом своего секретаря.

Секретарь не имеет права сообщать сведения о здоровье, семейных делах или домашнем адресе и телефоне сотрудников, в том числе и косвенно («Такой-то пошел в поликлинику» или « такая-то на больничном»). Это же следует учитывать и при разговоре по нескольким телефонам, когда абонент, ожидающий соединения, может услышать сведения, для него не предназначенные.

Секретарь также  обычно встречает посетителя. Если о встрече договаривались заранее, то встретить гостя может сотрудник, отвечающий за подготовку данной встречи или переговоров.

Во многих учреждениях  и фирмах есть свои правила безопасности, и если ожидается гость в фирму, то об этом необходимо заранее предупреждать  охрану. В некоторых учреждениях  и фирмах гостей сначала проводят в помещение, где они могут  подождать, пока секретарь докладывает об их прибытии. Далее их проводят в зал переговоров или в кабинет того сотрудника, который их должен будет принять.

Чтобы не отпугнуть  посетителей, обстановку приемной следует  сделать максимально гостеприимной. Там можно устроить выставку результатов достижений фирмы, развесить различные дипломы, что станет эффективным способом саморекламы. Посетителям приятнее ожидать в приемной, если есть на чем остановить свой взгляд- цветы, растения, аквариум, картины или фотографии. Вместо мягких кресел лучше использовать удобные стулья, в низких креслах человек чувствует себя расслабленно, а ведь он пришел по делу, а не отдыхать. Всегда нужно помнить, что посетители, ожидающие в приемной, составляют определенное впечатление о фирме и ее бизнесе еще до того, как попадут в кабинет и встретятся с руководителем или менеджером компании.

2.2 Подготовка  деловых бумаг по правила этикета

А) Бланк

Одна из первых деловых бумаг, с которыми сталкивается клиент или заказчик,- это бланк  фирмы. Бланк фирмы во многом характеризует ее, по нему может сложиться первое впечатление о деловых партнерах. Поэтому по возможности не стоит экономить на фирменных бланках - следует использовать лучшую бумагу, прибегнуть к услугам хорошей типографии.

На бланке должны присутствовать название фирмы, ее регистрационный номер и дата регистрации, адрес, телефон и факс. Иногда указывают имена директоров фирмы (обычно это делается в нижнем колонтитуле). В последнее время на бланке все чаще ставится адрес электронной почты в формате Интернета.

Не рекомендуется  указывать на бланке фирмы банковские реквизиты- лучше при необходимости  впечатать их в конце письма соответствующего содержания. На бланке может находиться логотип фирмы, что будет выгодно  при необходимости впечатать  их в конце письма соответствующего содержания. На бланке может находиться логотип фирмы, что будет выгодно отличать его от других. При этом важно соблюсти соразмерность и сбалансированность рисунка и текста. Логотип должен быть простым, легко узнаваемым и выполненным на профессиональном уровне. В ряде случаев бланк может быть номерным, т.е. внизу или на обороте указывается его уникальный порядковый номер. Такие бланки подлежат отчетности. Иногда использование номерного бланка заменяет использование печати.

В дополнение к бланку хорошо воспринимается выполненным в том же стиле конверт с логотипом фирмы.

В личной переписке  также могут употребляться бланки и однотипные конверты. В этом случае вполне уместно ограничиться указанием  имени или монограммы владельца. На личном бланке может указываться также и почтовый адрес.

Цвет шрифта имеет большое значение, например, темно-коричневые или темно-серые  буквы на кремовом форе выглядят традиционно, а черные на белом- очень по деловому. Используя цветную бумагу, следует  учитывать, что ее цвет может менять цвет краски и чернил, которым выполнен текст, -так, темно-синяя краска потеряет свою синеву на желтом фоне. Если бизнес имеет динамичный и энергичный имидж, то можно использовать желтый и красный цвет, а если бизнес «успокаивающий», то можно включить консервативные цвета типа темно-синего или серого.

К особому виду деловых бумаг относятся благодарственные открытки с тисневым шрифтом, которые  заказываются фирмой вместе с бланками, визитными карточками, конвертами и  пр. Их отправляют в ответ на различного рода поздравления, получаемые должностными лицами от незнакомых людей в честь победы на выборах, по случаю присвоения почетных званий и назначения на государственные должности.

Б) Визитная карточка

Визитные карточки также способствуют созданию положительного имиджа, как личного, так и фирмы. Визитная карточка- это то, что остается у знакомого, собеседника, делового партнера после очной или заочной встречи с человеком. Карточка должна не только содержать те сведения, которые он хотел бы о себе оставить, но и содействовать сохранению у партнера того имиджа, к созданию которого человек стремится. Обычно визитная карточка-это небольшой прямоугольник белого полуплотного картона хорошего качества с текстом, отпечатанным типографским способом. Четких правил в отношении размеров визитных карточек нет, но обычно у мужчин они могут быть несколько больше, чем у женщин, к примеру, 90х50 мм и 80х40 мм (в Великобритании визитные карточки женщин больше, чем у мужчин). Визитная карточка молодой девушки может быть еще меньше- как правило, 70х35мм.

Что касается шрифта карточки, то он должен быть легко читаемым. Имя обычно выделяется полужирным шрифтом  чуть большего размера. Визитная карточка может печататься на языке страны, где живет или пребывает в настоящее время владелец, либо на английском языке. В стране, где два официальных языка, целесообразно иметь отдельные визитные карточки на каждом языке.

На внешний  вид карточек и на пользование  ими могут влиять также и местные  традиции. Сейчас в России стали использовать двусторонние карточки-с текстом на другом языке на оборотной стороне.

Визитная карточка в большинстве случаев должна иметь черный текст на белом фоне, нормы строгого этикета не рекомендуют  отходить от этой гаммы. Бумагу лучше  выбирать слега тонированную с сатинированной поверхностью, на глянцевой бумаге карточки выглядят хуже.

Деловые визитные карточки являются неотъемлемым атрибутом  современного делового общения. Отправляясь  на деловую встречу, необходимо заранее  запастись соответствующим количеством визитных карточек. Первое представление, как правило, начинается с обмена ими.

Особое значение они имеют при общении иностранцами, не говорящими на языке данной фирмы. На визитной карточке должны быть четко  обозначены фамилия и имя (отчество) владельца, название фирмы или организации и должность, полный почтовый адрес и другие сведения.

Также на ней  уместно поместить логотип фирмы  или организации. У государственных  чиновников, депутатов на визитной карточке могут быть изображены государственный флаг или герб. На деловой визитке иногда указываются звание или титул, должность, номера телефона (телефонов), факта, электронной почты. Если сменился телефон, можно аккуратно вписать новый номер, зачеркнув старый. Зачеркивать и вписывать новое наименование должности считается дурным тоном- следует позаботиться о том, чтобы как можно скорее заказать новые визитные карточки. Деловая визитная карточка без указания адреса не соответствует нормам этикета.

Особую роль играют визитные карточки при заочном  представлении. В этом случае посылка визитной карточки приравнивается к визиту. Более корректно оставлять визитные карточки для своего знакомого лично- при этом следует загнуть один из верхних углов карточки или всю карточку с левого или правового края.

Нормы этикета требуют, чтобы лицо, получившее карточку, отослало ответную визитную карточку в течение суток. При заочном представлении в левом нижнем углу карточки можно карандашом сделать надпись Р.Р.

На личной визитной карточке кроме фамилии и имени  можно дать те дополнительные сведения, которые человек хочет о себе сообщить. Дополнительные сведения обычно печатаются более мелким шрифтом в правом нижнем углу. Личная карточка может содержать и сведения о звании или ученой степени владельца (профессор, доктор, генерал-майор, кандидат технических наук и пр.)- эти сведения указываются под именем. На личной карточке зарубежного гостя может оказаться не его домашний адрес, а адрес его клуба.

Что же касается женщин, то они обычно не указывают  каких либо дополнительных сведений на свое личной визитной карточке- только имя, отчество и фамилию. Кроме того, можно указать номер телефона, но не сам адрес. Остальные данные при необходимости могут быть внесены от руки.

Разновидностью  личной карточки является семейная визитная карточка. Имя жены на семейной визитке ставится перед именем мужа. Адрес на семейной визитке может не указываться.

При заочном  знакомстве вполне уместно после  назначения на новое место работы направить свои визитные карточки коллегам из других организаций или фирм. Направляя визитные карточки заочно, желательно сопроводить их кратким письмом или запиской с выражением надежды на продолжение знакомства.

в ходе деловой  беседы или переговоров будем  уместным положить перед собой визитные карточки собеседников- это помогает избежать ошибок в произношении их имен и должностей.

В) Деловые  письма.

Деловые письма пишут на бланках фирмы или  организации, на которых указаны  название фирмы, ее адрес и номер  телефона, а также фирменный логотип. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.

Общепринята следующая  структура письма: с правой стороны  и чуть ниже реквизитов фирмы -отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами, например: 12 мая 1997г. Принятое в России обозначение даты 14.07.1999 в международной переписке не употребляется.

Само письмо необходимо начинать с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте. Еще ниже, без абзаца, сразу у поля с левой стороны пишут традиционное вежливое обращение:

- Дорогой г-н  (или г-жа)+ фамилия;

- Дорогой доктор +фамилия;

-Господа;

- Уважаемые  господа;

- Уважаемый  г-н + фамилия .( Слова « господин» и «госпожа» всегда сокращаются, если стоят рядом с именем).

После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как принято  в нашей практике. В официальных  письмах не принято обращаться на «ты». В зависимости от степени  знакомства с корреспондентом обращение может начинаться словами: « Уважаемый Джон» ( имя) либо « Уважаемый Смит» (фамилия).

Посылая письмо в Германию, необходимо использовать традиционное обращение: « Дорогой  г-г доктор (фамилия)», а в Австрию  и Швейцарию -достаточно написать: « Дорогой г-н доктор».

Следующей строкой  после обращения принято обозначать тему письма сокращением Re, в русском  варианте- «касательно» или « Касс». Например, «Re: В ответ на ваш телекс от 19 мая 1997г.»

Если письмо связано только с одной темой, то ее можно обозначить и до обращения, сразу после адреса. Когда же переписка с партнером ведется по нескольким контрактам, то в таком случае имеет смысл непосредственно после обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо на соответствующее число блоков.

Более современно заголовок к тексту письма подчеркивать или написать его заглавными буквами.

Завершать официальное  деловое письмо следует словами: « Весьма искренне Ваш». В других случаях пишут: « Искренне Ваш» или  « Преданный Вам», « С уважением», « С наилучшими пожеланиями» и т.п. Подписывая деловое письмо, следует употребить ту же форму имени, которую использовали в обращении к получателю.

При обращении  и в концовке письма учитывается  принцип взаимности, особенно это  касается ответов на письма. В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном. В самом конце письма ставится подпись с указанием под ней фамилии и должности отправителя. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Если заключительные слова вежливости расположены с левой стороны, то подпись ставится с левой стороны под ними. Фамилия подписывающего письмо печатается под его рукописной подписью. Расстояние между завершающими словами вежливости и напечатанной на машинке фамилией,- 2-2,5 см, при этом имя лучше написать полностью.

Если после  того, как письмо уже было написано, срочно надо сообщить о событиях, которые  произошли позже, то в конце письма ставится Р.S. (постскриптум) и дописывается необходимая информация.

В случае, когда  к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они  обычно перечисляются в левой  нижней части письма отдельной строкой  после слова « Приложение».

Указание на рассылку копий занимает отдельную  строку под Приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам.

Если деловое письмо написано не на бланке, а на обычном листе  белой бумаги, то ниже подписи следует  указать название фирмы или компании.

Кроме деловых официальных писем могут быть написаны письма личные, которые необходимо всегда писать от руки.

Рекомендательные письма были обязательны в дореволюционной  России, например, при устройстве на работу, затем эта традиция была утрачена. Сейчас она снова возрождается в России.