Формы и виды письменного делового общения

    V. Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.)

    В деловой практике обстоятельства складываются так, что возникает необходимость получения информации о том, как продвигается выполнение ранее заключенного договора, есть ли изменения относительно даты совещания и т.п.

    Такая необходимость появляется далеко не всегда, а лишь в том случае, если сотрудники, которым поручено исполнение, действуют недостаточно оперативно и процесс затягивается.

    Соответствующее деловое письмо должно содержать, прежде всего, напоминание о том договоре, выполнение которого волнует автора письма: номер договора (или другого документа), дата заключения, суть договора, кем он подписан с обеих сторон. Затем формулируются вопрос и причины, его вызвавшие ("не имеем сведений о ...", "не располагаем информацией о ходе ...").

    В заключение, как обычно, формула  вежливости - "Приносим извинения за хлопоты, вызванные необходимостью..."

    VI. Письмо-благодарность

    Благодарность в деловой практике может быть выражена по самым различным поводам:

• за поздравление по случаю юбилея и пр.;
• за рекомендацию при устройстве на работу;
• за рекомендованного для найма на работу сотрудника, если 
  он идеально подошел для замещения вакантной должности;
• за приглашение на прием;
• за помощь в любом виде - предоставление необходимой 
  информации, обработку материалов, в принятии решения.

    Обычно  стиль письма-благодарности носит  менее официальный характер, чем другие деловые письма; в таком письме, естественно, просматривается эмоциональная окраска положительного свойства, так как письмо должно донести до адресата теплоту и искренность.

    VII. Письмо-напоминание

    Такое письмо напоминает о назначенном  ранее мероприятии -совещании, деловой встрече, приеме, необходимости выполнить обещанное. Рассылка таких писем вызвана информационной перегрузкой современного делового человека. Хотя договоренность о деловой встрече была достигнута ранее или приглашения на прием разосланы в срок, однако для полной уверенности устроителей совещания, переговоров, приема рассылаются письма, напоминающие о вышеуказанных мероприятиях. Содержание такого письма сводится к дате и цели мероприятия и выражению надежды (или уверенности), что адресат "почтит его своим посещением". Текст письма весьма краток.

    VIII. Письмо-уведомление

    Такие письма обычно рассылают организации, особо заботящиеся о своих клиентах (покупателях). Организация сообщает последние новости о новых видах продукции или услуг, об открытии новых филиалов, о проведении презентации, об образовании новых подразделений в структуре и, следовательно, о появлении новых целей и функций у организации, т.е. цели письма-уведомления в основном рекламные.

    Обычно  письма выполнены типографским способом, однако может быть сделана приписка от руки с дополнительным сообщением. Адресат может расценить такую приписку как не вполне безупречную работу составителей письма, но может увидеть в приписке от руки и особое уважение, и сознательное выделение его (адресата) из ряда "ему подобных".

    В том случае, если письмо уведомляет о назначении некоего лица на новую должность, достаточно почетную, принято данному лицу направить письмо-поздравление (см. пункт VI).

    В заключение воспользуемся возможностью еще раз напомнить о том, что деловое письмо должно производить впечатление безупречности во всем:

• безупречный стиль;
• безупречное правописание;
• безупречная бумага, на которой отпечатано письмо;
• безупречный шрифт (разборчивый, не мелкий, не имитирующий рукописный, достаточно жирный);
• безупречное расположение текста: наличие широких полей, 
  оформление "в край", т.е. без абзаца, поскольку в современных 
  деловых кругах печатание "в край" считается более официальным;
• страницы нумеруются, начиная со второй;
• письмо должно быть достаточно коротким - так оно легче 
  воспринимается.

    Деловое письмо, отправляемое по факсу, подписывается  от руки, как все прочие виды писем.

    Последнее, что необходимо сказать, характеризуя современную деловую переписку, - на все письма принято обязательно давать ответ, даже если ответ отрицательный или адресат затруднился с ответом (суть ответа в данном случае должна быть именно такая -"затрудняюсь с ответом"). Сроки ответа, существующие в деловом мире, также должны быть выдержаны. Отсутствие ответа или нарушение сроков будет воспринято как неумение вести дела должным образом, и последствия этого не замедлят сказаться.

    Кроме деловой корреспонденции, курсирующей  между организациями, существует и внутриорганизационная переписка.

    Для внутреннего обмена информацией используются как фирменные бланки, так и простая бумага.

    Содержание  внутренней переписки может быть различным, существуют лишь некоторые  общие правила:

• письмо должно быть лаконичным;
• обязательно проставляется дата;
• никаких личных инсинуаций во внутренней переписке;
• следует осторожно и аккуратно относиться к информации, 
  которая, будучи выведенной за пределы организации, может повредить последней;
• разборчивая подпись обязательна.

    В остальном рекомендации по внутриорганизационной  переписке совпадают с изложенным ранее. 
 
 
 
 
 

Оформление  стандартного делового письма.

     Встречают, как известно, по одежке. Поэтому "одежка" Вашего письма, т.е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе  Ваше письмо рискует оказаться в  корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден из прозрачного окошка. Здесь нет никаких ограничений и строгих правил. Иногда при объявлении о приеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае полезно и конверт надписать аккуратным и чётким почерком.

      Если  Вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.

      Бумага, если Вы не пользуетесь стандартным  бланком вашей компании, тоже должна удовлетворять самым строгим  требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен. Особенно если Вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу. Подпись должна быть выполнена так, чтобы у получателя не возникло сомнений, что у Вас нет приличной авторучки или Вы недостаточно уверенно можете воспроизвести свою подпись. Авторучку лучше взять с чернилами.

«Золотое  правило»

Ваше  письмо с первого  взгляда должно произвести солидное впечатление  
 
 
 

Цель  письма. Текст письма. Общие правила. 

     В самом общем случае деловые письма делятся на две большие группы: письма с предложениями продать (предложение продуктов, товаров, услуг, заявление о приеме на работу и пр.) и письма о предложениями купить (продукты, услуги и пр.). Остальные функциональные письма (жалоба, напоминание об уплате счета и пр.) можно отнести к производным или результатам писем первых двух категорий.

      Поэтому и стратегия, и стиль таких  писем различный. Наиболее трудным  делом, конечно, является категория  писем о продаже, т.к. продать что-то всегда намного труднее, чем купить.

«Золотое  правило»

Никогда не старайтесь перевести  письмо дословно со своего родного языка на иностранный. Стандарты везде разные. Приготовьте банк данных из писем, по которым Вы учились, которые Вы получали, которые представляются вам образцовыми. Вам останется только адаптировать исходный текст к текущему моменту и получить готовое письмо Представление компании.

План  письма с предложением сотрудничества, продуктов и услуг компании и  пр. можно представить в следующем  виде:

План  письма:

«Золотое  правило»

Деловое формальное письмо должно быть написано как  личное, только ему одному, получателю, адресованное. Никаких холодных, формальных фраз! Весь мировой бизнес построен на личных взаимоотношениях и их надо строить!

1. Краткое представление вашей компании, продукта.

«Золотое  правило»

Перечислять все достижения, преимущества вашей компании, продукта, сервиса, ваши личные нужно честно, без  излишних преувеличений. Любую информацию можно легко проверить.

2. Перечисление основных достоинств, новшеств, преимуществ предлагаемого продукта, услуг.
3. Определение сегмента рынка, на котором вы предлагаете представить ваш продукт. Определение потенциальных потребителей.
4. Конкретное предложение о сотрудничестве: оптовая или розничная продажа, лицензионное соглашение, создание сети и пр.
5. Если вы прилагаете образцы продукта, необходимо объяснить, какие это продукты из серии предлагаемых.
6. Выразить готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе оценки продукта.
7. Закончить письмо стандартной фразой, выразить надежду на сотрудничество.

«Золотое  правило»

Письмо  должно быть как информативным, так и лаконичным и занимать не более  одной страницы Помните, больше одной страницы никто не станет читать.

Закончить письмо следует прямым указанием, что Вы ожидаете от этой компании. Именно эта заключительная фраза запомнится больше всего.

8. Подпись, ваше имя и должность.

«Золотое  правило»

При написании любых  писем следует  всегда руководствовать  английской формулой:

KISS = Keep It Short and Simple (Кратко и по делу)

Ответ на письмо-предложение.

      Ответ на письмо с предложением о сотрудничестве может быть положительным, отрицательным  или нейтральным, если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого  сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут ему принять окончательное решение.

Позитивный  ответ на письмо с  предложением о сотрудничестве.

      Если  Вы пишете положительный или нейтральный  ответ на письмо-предложение, план письма должен быть таким. 

            План письма:

1. Поблагодарить за письмо-предложение, указав продукты, товары, услуги и пр., которые были предложены Вашему вниманию.
2. Сообщить о положительных результате экспертизы предложенных товаров, проведенных в Вашей компании.
3. Перечислить вопросы, которые вы считаете важными для заключения контракта.
4. Предложить встречу с Вашим потенциальным партнером для обсуждения деталей контракта.
5. Выразить надежду на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Закончить письмо стандартной фразой.
6. Подпись, Ваше имя, должность.

«Золотое  правило»

Постарайтесь ответить по возможности срочно на заманчивое предложение о сотрудничестве. Если предложение чего-нибудь стоит, его автор наверняка послал предложения также вашим конкурентам.

             Запрос, требование: