Формы и виды письменного делового общения

Калужский институт туристского  бизнеса

Филиал  РМАТ 
 
 

Предмет

«Этика  деловых общений»

Реферат

По  теме: «Формы и виды письменного делового общения» 
 
 
 

Выполнил: Бондарь А.Н

Группа  ЗМО-2008

Преподаватель: Облокова Е.И 
 
 
 

                                          Калуга – 2011г

СОДЕРЖАНИЕ: 

1. Введение
2. Виды деловых писем
3. Оформление стандартного делового письма
4. Цель письма. Текст письма. Общие правила
5. Заключение
6. Список литературы

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение. 

      Усиливающаяся интернационализация мирового экономического процесса предполагает унификацию правил и норм деловых международных отношений, признание всеми предпринимателями критериев деловой этики.

    Для достижения высокой результативности практически в любом виде коммерческой деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах, формах и методах ведения предпринимательского дела, о принципах делового общения.

      Культура делового общения содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их эффективность: будут ли эти отношения успешно реализовываться в интересах партнеров или же станут малосодержательными, неэффективными, а то и совсем прекратятся, если партнеры не найдут взаимопонимания.

         К сожалению, несмотря на то, что предпринимательская деятельность становится естественной составной частью российской экономики, еще очень многие бизнесмены не придают большого значения служебной этике, деловому имиджу, а зачастую даже не подозревают об их существовании, что мешает успеху отечественного бизнеса, осложняет взаимодействие российских и западных предпринимателей.

      Сегодня российским бизнесменам крайне важно создать среди деловых иностранных кругов, у международной общественности положительное мнение о себе, поскольку это откроет перед ними широкие перспективы установления новых экономических и торговых связей.

      Этика деловых отношений основывается на выработанных не одним поколением людей во всем мире правилах и нормах поведения, которые способствуют укреплению взаимного доверия, исключению приобретения выгод за счет партнера.

      Дисциплина «Этика бизнеса и деловых общественных отношений» носит прикладной характер, опираясь на научную теорию таких фундаментальных наук, как философия, этика, политология, социология, психология.

      Главная цель курса - помочь отечественным, а также людям любой другой профессии быстрее овладеть современной деловой культуры, используя опыт как международных, так и свой собственный.

    Овладевая наукой деловых отношений, нормами  поведения, этикета, необходимо учитывать, что бизнес — это во многом искусство  устанавливать и поддерживать цивилизованные отношения с равными себе людьми, руководить, т.е. управлять с помощью власти и ответственности, преодолевать противоречия, разрешать конфликты, принимать роль посредника, обмениваться информацией, уметь ее обрабатывать и эффективно обращать ее на пользу социальной группы, своей любимой «работы-дела».

      Следует понимать, что без выработки «правил игры», учитывающих интересы различных категорий участников общественных отношений, невозможно эффективно продвигаться по пути трансформации российской экономики в рыночную и российского общества в европейское и мировое сообщество.

      Этикет является одним из главных «орудий» формирования имиджа. В современном бизнесе, лицу фирмы отводится немалая роль. Фирмы, в которых не соблюдается этикет, теряют очень многое. Там, где присутствует этикет, выше производительность, лучше результаты. Поэтому всегда нужно помнить один из главнейших постулатов, который знают бизнесмены всего мира: хорошие манеры прибыльны. Гораздо приятнее работать с той фирмой, где соблюдается этикет. Практически во всем мире он стал нормой деятельности. Это потому, что этикет в силу своей жизненности создает приятный психологический климат, способствующий деловым контактам.

    Нужно запомнить, что этикет помогает нам  только тогда, когда нет внутреннего напряжения, рождающегося из попытки сделать по правилам этикета то, что раньше мы никогда не делали.

    Этикет, если понимать его как установленный  порядок поведения, помогает избегать промахов или сгладить их доступными, общепринятыми способами. Поэтому основную функцию или смысл этикета делового человека можно определить как формирование таких правил поведения в обществе, которые способствуют взаимопониманию людей в процессе общения.

    Второй  по значению является функция удобства, то есть целесообразность и практичность. Начиная с мелочей и до самых общих правил, этикет представляет собой приближенную к повседневной жизни систему.

    Одно  из первейших правил, определяющих сам этикет, — поступать так стоит не потому, что так принято, а потому, что или целесообразно, или удобно, или просто уважительно по отношению к другим и самому себе.

    Современный этикет регламентирует поведение людей  в быту, на службе, в общественных местах и на улице, в гостях и на различного рода официальных мероприятиях — приемах, церемониях, переговорах.

    Этикет  очень большая и важная часть  общечеловеческой культуры, нравственности, морали, выработанной на протяжении многих веков жизни всеми народами в соответствии с их представлениями о добре, справедливости, человечности — в области моральной культуры и о красоте, порядке, благоустройстве, бытовой целесообразности — в области культуры материальной.

    В условиях переоценки ценностных ориентиров, что наблюдается в нашей стране, возрастает значимость соблюдения этикета, так как это позволяет человеку осознать свою самость, свою социальную роль.

    Расширение  масштабов торгового обмена, международного культурного сотрудничества побуждает  нас выявлять корни тех или  иных культурных традиций, чтобы весь процесс общения и деловых контактов демонстрировал наше дружеское расположение, доброжелательность, искренность.

    Следует четко различать два понятия  — этика и этикет. Этика (учение о морали, нравственности) — система  норм нравственного поведения людей, их общественный долг, их обязанность по отношению друг к другу Этикет (ярлык, отметка) — совокупность правил поведения, касающихся внешнего проявления отношений к людям. Таким образом, несмотря на разное содержание этих понятий, между ними много тождественного, прежде всего — нравственное начало.

    Поэтому этика человеческих отношений и деловой этикет предстает как единый конгломерат, на котором покоится мир, сотрудничество, взаимопонимание, добрососедство всех жителей планеты Земля.

      Для составления документов, в  том числе и деловых писем,  требуются определенный уровень  культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.

    Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных  стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной  и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Виды  деловых писем. 

      В повседневной жизни приходится нередко писать заявления, автобиографию, резюме, служебные письма, служебные записки, докладные записки, акты и справки. Поэтому необходимы умения и навыки в составлении этих документов. Поэтому необходимо знать требования, предъявляемые к этим письмам, а именно: точность, краткость, ясность излагаемого содержания, юридическая обоснованность, единая внешняя форма, общепринятое, стандартное расположение частей текста или реквизитов.

    Реквизиты – обязательные составные части делового письма или документа.

    Заявление – это  документ, адресованный организации  или должностному лицу, с просьбой о приёме на работу.

    При написании заявления часто возникают  споры: как следует писать заявление  “Ивановой А. И.” или “от Ивановой А. И.”

    Обычно  предпочитают первую более традиционную форму, без предлога. Но допускается  и вторая с предлогом. Это можно объяснить грамматической связью: заявление от кого?, так же как, например, письмо кому от кого?

    Иногда  применение формы без предлога вызывает некоторое неудобство, если например, рядом оказываются две фамилии  в родительном падеже:

    Директору школы Ивановой А. И.

                                    Петровой Н. П.

    С точки зрения требований к составлению  деловых бумаг и грамматики то и другое совершенно верно. Причиной спора иногда бывает строчная буква  в слове “заявление”. Если исходить из грамматических норм, то слово “заявление” надо писать со строчной буквы, так как начальная часть документа является одним предложением:

                                                        Директору школы  №1 

                                         А. И. Иванову

                                                                      преподавателя Петровой  Н. П. 

                    заявление

         Составные части заявления;

                Итак, составные части документа  (заявления, заявки, доверенности  и т. д.).

    1. Кому (название учреждения или должностного лица с указанием фамилии, имени, отчества);

    2. От кого (фамилия, имя, отчество  в родительном падеже, а также  должность);

    3. Заголовок (заявление, доверенность, заявка, объяснительная записка,  докладная или служебная записка и т. д.);

    4. Текст документа (просьба, объяснения, сообщения);

    5. Дата (слева) и подпись (справа)

    6. Адрес (даётся или сверху после  фамилии перед заголовком, или  после указания числа снизу)

    Иногда  в документе подробно излагается просьба, её причина, указывается перечень прилагаемых документов ( их названия, когда и зачем выданы).

    Прилагаться могут справки, документ об образовании, автобиография и. т. д.

         Автобиография. После заголовка “Автобиография” в виде связного текста пишутся следующие данные: фамилия имя отчество (я. Иванов Иван Иванович); дата и место рождения; родители (их полное имя и отчество, чем занимаются); образование; начало трудовой деятельности (место работы, должность, последующие перемещения); указать (если имеются) поощрения, награждения; дата (слева) и подпись (справа).

    Резюме – это документ содержащий требования биографического характера, которые предъявляет лицо при трудоустройстве. Особенностью резюме является предоставление сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.

        Служебные письма – обобщённое название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте или курьером. По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма – приглашения и т.д. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Письма составляются в двух экземплярах: первое после регистрации в журнале исходящей документации отправляется адресату, а второе остаётся в организации.