Отдел
внешнеэкономической деятельности
в своей деятельности руководствуется:
- Уставом
компании;
- Законодательными
и нормативными правовыми актами, регламентирующими
предпринимательскую и коммерческую деятельность
в республике;
- Приказами
и распоряжениями генерального директора
(директора коммерческого подразделения);
- Другими
руководящими, методическими, нормативными
документами по вопросам выполняемой
работы;
- Правилами
внутреннего трудового распорядка;
- Коллективным
договором.
Начальник
отдела внешнеэкономической деятельности
учитывает мнение и предложения
коллектива при принятии решений, касающихся
деятельности отдела, информирует коллектив
о своей работе и принятых решениях.
Основными
задачами отдела ВЭД являются:
- Обеспечение
выполнения плана реализации продукции
собственного производства;
- Организация
сбыта продукции и формирование сбытовой
сети;
- Подготовка
и заключение договоров на поставку продукции
потребителям;
- Планирование
отгрузок продукции и их выполнение в
соответствии с заявками и заключенными
договорами (контрактами);
- Учет выполненных
работ по отгрузке продукции;
- Координация
деятельности склада готовой продукции.
Структура,
штатный состав и численность
отдела ВЭД утверждается и изменяется
приказом генерального директора компании
в соответствии с типовыми структурами,
нормативами численности, особенностями
и условиями деятельности организации,
по представлению начальника отдела и
по согласованию с учётно-финансовым подразделением
и подразделением правовой и кадровой
работы.
Обязанности
между работниками отдела продаж
распределяются начальником отдела
на основании соответствующих должностных
инструкций.
В
соответствии с основными задачами,
поставленными перед отделом
ВЭД, на него возлагаются следующие функции:
- Участие
в подготовке прогнозов, проектов перспективных
и текущих планов производства и реализации
продукции;
- Своевременная
подготовка и заключение договоров на
реализацию и импорт товаров.
- Сбор и обработка
заявок покупателей, обеспечение поставки
продукции в количестве и в сроки, обусловленные
договорными обязательствами;
- Регулирование
взаимоотношений с покупателями и поставщиками;
- Контроль
за своевременностью расчетов за отгруженную
продукцию;
- Обеспечение
коммерческой деятельности компании по
импорту товаров для последующей реализации
на территории РБ;
- Составление
предусмотренной отчетности по сбыту
(поставкам), о выполнении плана реализации;
- Контроль
за работой склада и остатками готовой
продукции.
Отдел
ВЭД имеет право:
- Обеспечивать
поиск покупателей и своевременное заключение
договоров;
- Контролировать
выполнение договоров по объемам и по
сумме;
- Своевременно
оформлять товарно-транспортные и расчетные
документы;
- Контролировать
состояние запасов готовой продукции
и импортируемых товаров на складе: при
отсутствии необходимых товарных запасов
для обеспечения заявок покупателей своевременно
подавать заявки на производство и заявки
на импортируемые товары;
- Регулировать
взаимоотношения с покупателями по вопросам
поставки продукции и расчетов с ними;
- Вести оперативный
учет отгрузки продукции, составлять отчетность
о выполнении плана реализации и других
сведений по сбыту;
- Своевременно
заключать договора на поставку импортной
продукции, следить за их исполнением
по срокам, объемам, расчетам, информировать
об этом экономический отдел;
- Своевременно
предъявлять претензии по выявленным
в процессе приемке товаров расхождениям
по количеству и качеству;
- Обеспечивать
склад в требуемом объеме документацией
по сертификации, необходимой для отгрузки
продукции покупателям;
- Принимать
участие в международных выставках, ярмарках,
выставках-продажах, связанных с реализацией
продукции собственного производства;
- Обеспечивать
выход компании на внешние рынки сбыта
увеличение числа оптовых покупателей;
- Вносить предложения
по рекламе и способах продвижения
продукции на рынках.
Функциональные
обязанности сотрудников
отделов
На
должность начальника отдела ВЭД
назначается лицо, имеющее высшее
экономическое образование и
стаж работы по специальности в области
ВЭД не менее 5 лет.
На
должность ведущего специалиста
отдела ВЭД назначается лицо, имеющее
высшее профессиональное образование
по специальности «Экономист» и
стаж работы в сфере ВЭД не менее
3 лет.
Начальник
отдела продаж имеет право:
- Знакомиться
с проектами решений руководства организации
по вопросам деятельности отдела;
- Вносить
на рассмотрение руководства предложения
по совершенствованию деятельности отдела
продаж в пределах своей компетенции;
- Вносить
на рассмотрение руководства предложения
по заключению договоров с потребителями
на поставку продукции;
- Распределять
и перераспределять обязанности между
работниками отдела;
- Принимать
участие в подборе и расстановке кадров,
давать согласие на перевод работников
отдела в другие подразделения организации
и увольнение;
- Премировать
работников отдела за успехи в работе;
- Представлять
руководству организации материалы для
поощрения работников отдела за высокие
показатели в труде, а также о наказании
за нарушения в работе;
- Привлекать
работников отдела к дисциплинарной ответственности,
кроме увольнения, снижению размера премий
согласно Положению о премировании;
- Визировать
и подписывать документы, относящиеся
к компетенции отдела;
- Готовить
материалы для заявления претензий и исков
к другим предприятиям и организациям
по вопросам сбыта при нарушении ими условий
заключенных договоров;
- Обеспечивать
и контролировать правильное применение
действующих нормативных актов по поставкам
продукции;
- Требовать
от руководства организации содействия
в осуществлении своих обязанностей и
прав.
Начальник
отдела продаж несет персональную ответственность
за:
- Выполнение
плана реализации продукции;
- За ненадлежащее
исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных должностной
инструкцией начальника отдела внешнеэкономической
деятельности, - в пределах, определенных
действующим трудовым законодательством
Республики Беларусь;
- За правонарушения,
совершенные в процессе осуществления
своей деятельности, - в пределах, определенных
действующим административным, уголовным
и гражданским законодательством Республики
Беларусь;
- За причинение
материального ущерба - в пределах, определенных
действующим трудовым и гражданским законодательством
РБ.
Ведущий
специалист отдела ВЭД относится к категории
руководителей.
Ведущий
специалист отдела ВЭД назначается на
должность и освобождается от нее приказом
генерального директора компании по представлению
директора коммерческого подразделения.
В
своей деятельности ведущий специалист
отдела ВЭД руководствуется:
- нормативными
правовыми актами, регламентирующими
предпринимательскую, коммерческую и
внешнеэкономическую деятельность субъектов
хозяйствования;
- руководящими
и методическими материалами по соответствующим
вопросам;
- приказами
и распоряжениями генерального директора
компании;
- уставом компании;
- правилами
трудового распорядка;
- должностной
инструкцией.
Специалист
отдела продаж должен знать:
- методы анализа
и систему сбора, обработки и передачи
информации;
- порядок и
условия заключения и исполнения договоров;
- методы расчета
нормативов запасов готовой продукции;
- порядок определения
общего объема поставок, потребности в
транспортных и погрузочных средствах;
- порядок подготовки
ответов на претензии и претензий потребителям;
- номенклатуру
и ассортимент выпускаемой предприятием
продукции;
- приемы и
методы ведения переговоров и общения
с людьми;
- экономику
и основы организации производства, труда
и управления;
- основы технологии
производства, опыт передовых отечественных
и зарубежных предприятий в области организации
и совершенствования внешнеэкономической
деятельности;
- основы этики
и психологии;
- основы трудового
законодательства.
Ведущий
специалист отдела ВЭД подчиняется непосредственно
начальнику отдела внешнеэкономической
деятельности.
В
случае временного отсутствия ведущего
специалиста отдела ВЭД (болезнь, отпуск
и т.д.) его обязанности исполняет начальник
отдела внешнеэкономической деятельности,
который несет полную ответственность
за качественное и своевременное исполнение
возложенных на него обязанностей.
На
ведущего специалиста отдела ВЭД возлагаются
следующие функции:
- осуществление
работы по поиску и организации закупок
товаров по импорту для последующей реализации
в Республике Беларусь и других рынках
под торговыми марками компании;
- осуществление
работы по заключению договоров на поставку
импортной продукции;
- составление
заявок, сводных ведомостей заказов и
планов поставок завозимых товаров, а
также сертификация этих товаров;
- осуществление
поиска покупателей по сбыту продукции
собственного производства на экспорт;
- осуществление
сбыта продукции собственного производства;
- контроль
состояния запасов готовой продукции
и импортируемых товаров на складе.
Для
выполнения возложенных на него функций
ведущий специалист отдела ВЭД осуществляет
следующие обязанности:
- Своевременно
заключает договора на поставку импортной
продукции, следить за их исполнением
по срокам, объемам, расчетам, информировать
об этом экономический отдел;
- Следит за
уровнем цен, способствовать их снижению;
- Своевременно
отслеживает остатки импортной продукции
на складе;
- Предоставляет
все необходимые документы в отдел
логистики;
- Своевременно
проводит гигиеническую регистрацию и
сертификацию импортной продукции;
- Ведет оперативный
учет отгрузки, составляет отчетность
о выполнении плана реализации и других
сведений по сбыту;
- Координирует
работу склада готовой продукции по приемке
от производственного подразделения,
своевременной сборке готовой продукции
и отгрузках;
- Обеспечивает
склад в требуемом объеме документацией
по сертификации, необходимой для отгрузки
продукции покупателям;
- Принимает
участие в международных выставках, ярмарках,
выставках-продажах, связанных с реализацией
продукции собственного производства;
- Подготавливает
для руководства предприятия информацию
по всем вопросам внешнеэкономической
деятельности.
Ведущий
специалист отдела ВЭД имеет право:
- принимать
участие в обсуждении вопросов, связанных
с исполнением им должностных обязанностей;
- вносить на
рассмотрение руководства предложения
по улучшению деятельности предприятия;
- требовать
от руководства предприятия оказания
содействия в исполнении своих должностных
обязанностей и прав.
Взаимодействие
и взаимосвязи с другими
отделами предприятия
по вопросам ВЭД.
Однако следует отметить,
что предприятие не является пассивным
наблюдателем и покупателем. В его структуру
входят службы, которые отвечают за внешнеэкономическую
деятельность предприятия, поиск новых
зарубежных партнеров, сбор и анализ рыночной
информации. Они активно взаимодействуют
со многими подразделениями, участвующими
в достижении его производственно-коммерческих
целей.
Взаимосвязь
и взаимозависимость ВЭД с
другими подразделениями отражается
на рис.2.2.
Рис.
2.2 - Взаимодействие
ВЭД с другими подразделениями
При
взаимодействии с отделом главного
конструктора и главного технолога
данные службы получают следующие данные:
количественные и качественные требования
к приобретаемым материалам; чертежи и
технологические характеристики заказываемых
товаров; номенклатуру необходимого дополнительного
оборудования и т.д.
Отдел
материально-технического снабжения постоянно
информирует о сроках поставок, количестве,
номенклатуре приобретаемых материалов
согласно годового плана выпуска готовой
продукции.
Финансовый
отдел и бухгалтерские службы
сообщают о наличии финансовых средств,
возможности производить оплату
по действующим договорам, валютных курсах.
Взаимодействие
с отделом автоматизированных систем
управления производством (ОАСУП) осуществляется
по вопросам организации и ведения
коммерческих баз данных, обеспечения
современными компьютерными ресурсами,
позволяющих активно участвовать в процессах
информационных исследований международных
рынков.