Развитие системы бюджетирования на предприятии

     6. Автоматизация финансовых расчётов. Выбор и адаптация программного обеспечения автоматизации финансового планирования на предприятии.

     Построение  системы бюджетирования на предприятии должно быть направлено на соизмерение личных целей собственника и целей организации. Собственник организации должен быть готов к возможным финансовым потерям во имя интересов организации.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 3. РАЗВИТИЕ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ 

     Процесс бюджетирования на многих предприятиях протекает в условиях экономической нестабильности и отсутствия четких перспектив развития. Следовательно, для успешного формирования и функционирования системы бюджетного управления необходимо соблюдение ряда обязательных условий.

       Целесообразно создание усовершенствованной  организационной структуры управления предприятием, определяющей права и ответственность 
руководителей подразделений, а также структуры бизнес-процессов, влияющих на скорость и качество внутрифирменного планирования.

     Обязательна интеграция бюджетирования с организационной  и 
информационной структурами предприятия и системой исполнения бизнес-процессов (производством товаров). Наиболее предпочтительным является подход, когда происходит закрепление организационной структуры в соответствии с целями и задачами предприятия, а также ситуацией во внешней среде. После этого определяют правила движения информации (документов, 
регистров, отчетов и др.), которая отражает результаты деятельности предприятия в целом и его подразделений (филиалов).

     Необходимо  четкое структурирование всех процессов, распределение функций и ответственности  конкретных лиц за результаты хозяйственной  деятельности структурных подразделений. Соблюдение этого условия позволяет автоматизировать все необходимые для этого операции и значительно упростить систему бюджетирования.

     В конечном итоге окончательный контур бюджетного управления должен включать:

     - формулирование целей и задач  предприятия;

     - финансовое планирование и контроль за реализацией планов;

     - учет и контроль результатов;

     - расчет параметров для анализа  отклонений от плана;

     - принятие решений по регулированию  отклонений (сохранение 
положительных отклонений и устранение отрицательных).

     Процесс разработки, контроля и анализа исполнения бюджета предполагает регистрацию и обработку больших массивов информации, что затруднительно сделать вручную. В бюджетном процессе уровень оперативности и качества учетно-аналитической работы существенно повышается, а количество ошибок сокращается при использовании программно-технических средств. Программно-технические средства, используемые структурами предприятия, задействованными в бюджетном процессе, составляют программно-технический блок системы бюджетирования.

     Все четыре компонента бюджетного процесса тесно связаны между собой и составляют инфраструктуру системы бюджетирования на предприятии (рис. 3.1). 

Рис. 3.1 - Инфраструктура бюджетного процесса

     Так, например, внутренний документооборот  находится на стыке учетного и организационного блоков, так как, с одной стороны, он охватывает совокупность информационных потоков, напрямую определяемых действующей системой управленческого учета, с другой же стороны, он жестко закреплен внутренним регламентом в виде ряда внутренних нормативных актов, а это уже является частью системы управления.

     В качестве средства для контроля бюджет может быть очень эффективен как  инструмент, позволяющий задавать пределы  ответственности и полномочий нижестоящих  менеджеров и анализировать эффективность работы и качества планирования (например, на основе анализа отклонений).

     Обратимся непосредственно к элементам  совершенствования бюджетирования в организации. Основными целями совершенствования системы бюджетирования являются:

• обеспечение связи системы планирования и бюджетирования с системой стратегического управления компании;
• повышение финансовой прозрачности бизнеса;
• структурирование системы разграничения полномочий и ответственности, повышение ответственности за финансовые результаты деятельности;
• обеспечение контроля достижения целевых показателей подразделениями компании;
• повышение эффективности использования основных фондов, материальных и финансовых ресурсов;
• обеспечение возможности оперативного получения информации о результатах выполнения планов по уровням управления;
• обеспечение координации деятельности подразделений в процессе формирования, корректировки и исполнения бюджетов;
• подготовка данных для системы планирования и управленческого учета компании на будущие периоды.

     Реализация  основных целей совершенствования  бюджетного управления осуществляется посредством решения ряда задач. Рассмотрим их. 

1. Разработка системы бюджетных заданий

     Одной из основных задач совершенствования  системы планирования и бюджетирования является координация текущей деятельности предприятия в целях достижения целевых значений ключевых показателей эффективности. Связь стратегического планирования и бюджетного управления осуществляется посредством системы бюджетных заданий: наборов бюджетных показателей, устанавливаемых вышестоящим подразделением нижестоящему для использования в качестве контрольных показателей при формировании и контроле исполнения бюджетов. Перечень контрольных показателей, включаемых в бюджетное задание, устанавливается для каждого уровня управления и каждого центра финансовой ответственности.

     Система показателей бюджетных заданий  предназначена для формирования месячных, квартальных, годовых и  трехлетних бюджетов подразделений  компании. Бюджетные задания устанавливаются  вышестоящим уровнем управления для нижестоящего и являются целевыми и контрольными для формирования соответствующих бюджетов нижестоящего уровня. Показатели бюджетных заданий разрабатываются для каждого центра финансовой ответственности. Система бюджетных заданий строится на основе ключевых показателей эффективности (КПЭ) и обеспечивает взаимосвязь системы бюджетирования со стратегическими целями компании. Сформированные на основе бюджетных заданий бюджеты ЦФО обеспечивают достижение КПЭ, позволяют контролировать достижение стратегических целей компании в текущем периоде.

     ЦФО (центр финансовой ответственности) :

     Центр доходов — структурное подразделение, ответственное за сбытовую деятельность компании. Ее эффективность определяется максимизацией доходов компании в рамках выделенных для этих целей ресурсов. Центр затрат — структурное подразделение, ответственное за выполнение определенного объема работ (производственного задания) в рамках выделенных на эти цели ресурсов. Центр закупок — это разновидность центра затрат, он несет ответственность за своевременное и в полном объеме снабжение предприятия необходимыми материальными ресурсами в рамках выделенных на эти цели лимитов.

     Бюджетные задания являются инструментом бюджетного планирования «сверху вниз» и  выполняют следующие функции: 

• Планирование бюджетов. Бюджетные задания являются исходными данными для планирования бюджетных показателей. Все бюджетные задания взаимосвязаны между собой, что обеспечивает сбалансированность и непротиворечивость бюджетных заданий и детализирующих их бюджетов.
• Оценка исполнения бюджетов. Бюджет считается исполненным в том случае, если достигнут плановый уровень бюджетных заданий по соответствующему бюджету, даже если фактические значения отдельных бюджетных показателей отклоняются от плановых значений.
• Детализация стратегических целей. Бюджетные задания детализируют стратегические цели компании, выражаемые через ключевые показатели эффективности.

     Подразделения при составлении бюджетов используют полученные контрольные показатели (бюджетные задания) для составления собственного бюджета (если данный параметр планируется в бюджете на данном уровне) либо для формирования бюджетных заданий для нижестоящих подразделений (если показатель консолидируется на основе данных бюджетов нижестоящих уровней). Между контрольными показателями и бюджетами устанавливается связь, то есть каждый контрольный параметр ссылается на конкретный бюджетный показатель или их совокупность. На основании этих связей по сформированным бюджетам строится отчет в виде, аналогичном бюджетному заданию для контроля соответствия бюджетных показателей контрольным.

     На  уровне ответственности компании расчет значений бюджетных заданий начинается с расчета показателей бюджетных  заданий для ЦФО и основывается на утвержденных значениях ключевых показателей эффективности. Источником формирования бюджетных заданий могут быть как существующие показатели эффективности, используемые в управлении по целям предприятия, экономическом соревновании и системе мотивации, так и планируемые к разработке ключевые показатели эффективности.

     Финансовая  модель бюджетных  заданий — это совокупность математически взаимосвязанных укрупненных финансовых показателей деятельности предприятия: доходов, расходов, инвестиций, денежных поступлений и выплат, активов, пассивов и т. д. Финансовая модель бюджетных заданий является инструментом расчета и взаимной увязки всех бюджетных заданий.

     Показатели  бюджетных заданий для ЦФО  формируются путем распределения  контрольного задания вышестоящего уровня между подразделениями нижестоящего уровня. При распределении бюджетного задания между подразделениями могут использоваться следующие базовые значения:

     · фактические значения соответствующих  показателей последнего отчетного  периода;

     · плановые значения соответствующих  показателей последнего отчетного периода;

     · плановые или фактические значения соответствующих показателей аналогичного периода предыдущего года;

     ·  шкала распределения.

     Три первых способа позволяют обеспечить автоматическое формирование бюджетных  заданий для подразделений. Шкала распределения используется, когда данные предыдущего периода не могут быть использованы в качестве основы для распределения либо отсутствуют. В то же время шкала распределения может основываться на данных одного из предшествующих периодов, с ручной корректировкой.

     При реализации автоматизированного варианта системы бюджетных заданий применяются  два подхода:

     · Использование существующих бюджетных  показателей для прямого занесения  в них показателей бюджетных  заданий. Этот вариант является более предпочтительным, поскольку, во-первых, позволяет избежать дополнительных операций ввода и контроля данных и проверки их соответствия бюджетным заданиям. Этот вариант также позволяет использовать в процессе распределения показателей алгоритмы расчета бюджетных показателей. Однако он применим только для показателей, которые являются вводимыми, а не расчетными для данного бюджета. Кроме того, требуется установка ограничений прав доступа на изменение показателей, полученных в качестве бюджетного задания.

     · Добавление показателей бюджетных заданий в качестве дополнительных бюджетных строк и реализация контроля соответствия расчетных бюджетных показателей показателям, внесенным в дополнительные строки бюджетов. Этот вариант позволяет задавать в качестве бюджетных заданий расчетные и агрегированные показатели, однако не гарантирует, что сформированные бюджеты будут соответствовать бюджетным заданиям, поскольку в этом случае показатели бюджетных заданий уже выступают как ориентиры и ответственность за соответствие бюджетных показателей этим ориентирам ложится на составителя бюджета. Следовательно, в системе необходимо реализовать механизм контроля соответствия бюджетов показателям бюджетных заданий. 
 

2. Совершенствование системы бюджетов

     Разработка  бюджетной системы предполагает усовершенствование существующих и разработку необходимых новых форм бюджетов для полноты отражения и контроля всех существенных сторон финансово-хозяйственной деятельности предприятия, деятельности структурных подразделений по центрам финансовой ответственности, показателей доходов, расходов, закупок, финансовых потоков, инвестиций.