Порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации имущества

Инвентаризационная  комиссия  обязана  выявить  причины  недостач   или излишков, обнаруженных при инвентаризации.  По всем  недостачам,  потерям  и  излишкам  материальных  ценностей  и денежных  средств  инвентаризационной  комиссией  должны  быть  получены  от материально  ответственных   лиц   письменные   объяснения.  

3 Особенности проведения и отражения результатов в бухгалтерском учете отдельных видов имущества организации

Рассмотрим особенности проведения инвентаризации и отражение ее результатов в бухгалтерском учете отдельных видов имущества организации, таких как денежные средства, материалы и основные средства.

1. Инвентаризация денежных средств. 

При инвентаризации кассы проверяются денежное наличие путем полного полистного пересчета всех денег, находящихся в кассе, ценные бумаги, лимитированные чековые книжки и т.п.

При подсчете фактического наличия денежных средств в кассе принимаются к учету наличные деньги, почтовые марки и марки государственной пошлины. Никакие документы или расписки в остаток наличности кассы не включаются.

Предъявленные кассиром почтовые марки и марки государственной пошлины принимаются по номинальной стоимости.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Инвентаризация кассы оформляется актом. В акте указываются состав комиссии, проводившей инвентаризацию, место нахождения проинвентаризированных ценностей, остаток в натуре и остаток по данным учета на день инвентаризации.

При обнаружении в кассе недостачи или излишка ценностей в акте указываются суммы недостач или излишков и обстоятельства их возникновения.

Наличные деньги, не оправданные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и подлежат в трехдневный срок взносу в доход бюджета. Выявленные излишки по кассе зачисляются в их доходы.

2. Инвентаризация материалов на складе и прочих товарно-материальных ценностей.

Инвентаризация материалов на складе и прочих товаро-материальных ценностей производится по местам хранения и отдельно по материально-ответственным лицам.

При инвентаризации товаро-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, сорта и количества (счетом, весом или мерой, а в необходимых случаях - счетом и весом).

На обнаруженные при инвентаризации негодные или испорченные материалы, готовые изделия и товары составляются соответствующие акты. В этих актах обязательно указываются характер и степень порчи, а также причины и виновные лица, допустившие порчу ценностей.

Товары и материалы, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение.

При получении от организаций, на ответственном хранении которых эти ценности находятся, копий инвентаризационных описей комиссия сопоставляет фактическое наличие ценностей (по данным копий инвентаризационных описей) с количеством, установленным по документам.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, а равно и бывшие в эксплуатации, но на дату инвентаризации хранящиеся на складе, инвентаризируются по месту их нахождения лицами, на ответственном хранении которых они находятся.

На малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность, составляются соответствующие акты.

В инвентаризационные описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

3. Инвентаризация основных средств

 До начала инвентаризации необходимо:

а) проверить наличие и состояние инвентарных карточек (инвентарных книг или инвентарных ведомостей);

б) проверить наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) проверить наличие документов на основные средства, сданные или принятые предприятием (организацией) в аренду, на хранение и во временное пользование. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в бухгалтерском учете или технической документации в них должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия в обязательном порядке производит осмотр объектов в натуре и заносит в инвентаризационные описи полное наименование их, назначение и инвентарные номера.

При выявлении объектов, не числящихся в учете, а также объектов, по которым в учете отсутствуют данные, характеризующие их, комиссия должна в инвентаризационную опись включить недостающие сведения и технические показатели по этим объектам, например: по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубина и ширина (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам - местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам - тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материал покрытия и ширина полотна.

Оценка вновь выявленных и неучтенных ранее объектов должна быть произведена в соответствии с письмом Министерства финансов СССР и ЦСУ СССР от 12 октября 1950 г. N 1489/1-63 по современной стоимости воспроизводства, а износ должен быть установлен по действительному техническому состоянию предметов с оформлением данных оценки и износа соответствующими актами.

Эта оценка должна быть проведена по ценникам или прейскурантам, установленным соответствующим министерством или центральным учреждением, а в случаях отсутствия таковых - по указанию вышестоящих органов, которым предприятия, учреждения или организации направляют необходимые технические характеристики объектов, подлежащих оценке.

Основные средства заносятся в описи под наименованием в соответствии с основным назначением объекта. В тех случаях, когда объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

В тех случаях, когда произведенные капитальные работы (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, комиссия должна по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения первоначальной стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Одновременно с этим комиссия должна установить виновных лиц и причины, по которым конструктивные изменения тех или иных объектов не получили отражения в учете.

Непригодные к эксплуатации и восстановлению постройки и сооружения заносятся при инвентаризации в отдельные описи.

Машины, оборудование и силовые установки заносятся в инвентаризационные описи индивидуально с указанием инвентарного номера, на каком заводе изготовлен, года выпуска, назначения, конструкции, мощности и т.д.

По однородным предметам основных средств (однородным по типу, конструкции и т.д.) инвентаризационные данные приводятся в описях по группам с указанием количества этих предметов.

Присвоенные инвентарным объектам основных средств номера, как правило, не должны изменяться.

Замена номеров может быть произведена в тех случаях, когда объекты ошибочно значатся не в той группе основных средств, к которой они должны быть отнесены по своему технико-производственному назначению, а также в случаях установления неправильной нумерации.

Объекты основных средств, которые в момент инвентаризации будут находиться вне предприятия (пароходы, паровозы, автомашины, отбывающие в длительные рейсы, машины и оборудование, подлежащие отправке в капитальный ремонт, и т.п.), должны быть проинвентаризированы до момента их временного выбытия из хозяйства.

Продуктивные животные основного стада и рабочий скот заносятся в особые инвентаризационные описи, в которых указываются: номер животного (бирка, тавро), кличка животного, год рождения, порода, упитанность, вес животного и балансовая стоимость.

Крупный рогатый скот, рабочий скот, свиньи (матки и хряки) и особенно ценные экземпляры овец и других животных (племенное ядро) включаются в описи индивидуально. Прочие животные основного стада, учитываемые групповым порядком, включаются в описи по возрастным и половым группам с указанием количества голов и живого веса каждой группы (кроме лошадей, верблюдов, мулов, оленей, собак и птицы, по которым вес не указывается). Порода указывается на основании данных бонитировки скота.

Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. При этом делаются проводки:

Дебет 01    «Основные средства», 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса» и др.

Кредит 91    «Прочие доходы и расходы».

Недостачу имущества и его порчу в пределах норм естественной убыли относят на затраты производства или расходы на продажу. Такой порядок применяется только при выявлении фактических недостач. В этом случае делаются записи:

1) Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

    Кредит 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары» и др.

2) Дебет 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44     «Расходы на продажу»

    Кредит 94  «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также их порча сверх естественной убыли относятся на виновных лиц. При этом делаются проводки:

1) Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

    Кредит 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары» и др.

2) Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

    Кредит 94   «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При недостаче и порче объектов основных средств делается запись:

1) Дебет 02    «Амортизация основных средств»

    Кредит 01    «Основные средства» - на сумму накопленной амортизации;

2) Дебет 91-3 «Выбытие основных средств»

    Кредит 01    «Основные средства» - на остаточную стоимость основных средств.

При выявлении виновных лиц недостающие или испорченные объекты основных средств оцениваются по рыночным ценам и оформляются проводкой:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 94    «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В тех случаях, когда виновные лица не установлены или во взыскании ущерба с виновных лиц отказано судом, убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации. При этом делается проводка:

Дебет 91    « Прочие доходы и расходы »

Кредит 94    «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее проведения.  В приложении Б представлены типовые бухгалтерские проводки, которые могут быть сделаны при отражении в учете результатов инвентаризации наличных денег в кассе, материалов и основных средств.[6]

Заключение

Инвентаризация выступает важнейшим инструментом определения соответствия фактического наличия имущества и обязательств данным бухгалтерского учета; она выполняет функцию контроля за сохранностью основных средств, товарно-материальных и денежных средств, выявляет внутрихозяйственные резервы с целью последующего их использования и дает информационный материал, необходимый для принятия продуманных управленческих решений.

Федеральным законом  № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлено, что все организации обязаны проводить инвентаризацию.

Основная  цель  инвентаризации  –  выявление   фактического   наличия имущества и сопоставление  его  с  данными  бухгалтерского  учета,  проверка полноты отражения обязательств в  бухгалтерском  учете.  Правила  проведения инвентаризации регулируются Положением о бухгалтерском учете и отчетности  в Российской Федерации. В общем, инвентаризация выявляет правильность  ведения бухгалтерского учета,  материалы  и  оборудование  пришедшее  в  негодность, своевременное  их  списание,  ведет  к  правильности   расчета   налога   на имущество, выявляет излишки материалов.

Существуют различные виды инвентаризации, которые организация может использовать при составлении порядка проведения инвентаризации с учетом специфики своей деятельности и задач, которые необходимо решить в ходе инвентаризации.

Порядок и сроки проведения инвентаризаций устанавливает руководитель организации. Он определяет, сколько раз в отчетном году и когда должна проводиться инвентаризация, утверждает перечень инвентаризуемых имущества и обязательств, а также решает вопрос о проведении выборочной проверки.