Порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации имущества

Необходимость инвентаризации имущества и обязательств в организациях обусловлена рядом причин, основными из которых являются:

1. Выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям — штрафам за сокрытие прибыли.

2. Изменение физических свойств товарно-материальных ценностей. Некоторые материальные ценности (например, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т. д.) или просто приходят в негодность.

3. Стихийные бедствия, пожар, авария и т. д.

4. Кражи, злоупотребления.

5. Недоверие к материально ответственному лицу.

6. Проведение ревизий, аудиторских проверок.

7. В случае смены бригадира при бригадной материальной ответственности.

8. По требованию судебно-следственных органов.

Периодичность и сроки проведения инвентаризации зависят от вида материальных ценностей и устанавливаются в соответствии с действующим законодательством руководителем организации. В начале финансового года главный бухгалтер составляет график проведения инвентаризации имущества организации, который утверждается руководителем.

Инвентаризация в зависимости от вида материальных ценностей проводится в следующие сроки:

- по основным средствам - один раз в три года, а по библиотечным фондам - один раз в пять лет;

- по капитальным вложениям - один раз в год, но не ранее 1 декабря отчетного года;

- по незавершенному производству и полуфабрикатам собственной выработки, готовой продукции, сырью и материалам - не ранее 1 октября отчетного года;

- по товарам, сырью и материалам в районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных местностях - в период наименьших их остатков.

Инвентаризация денежных средств в кассе, на расчетных и валютных счетах, кредитов, займов и т.д. проводится один раз в месяц (как правило, на 1 число каждого месяца). При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.[2]

Итак, чтобы обеспечить контроль за сохранностью хозяйственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухгалтерского учета — инвентаризация, то есть установление фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем пересчета остатков или проверки учетных записей. В практике существуют различные виды инвентаризаций, которые позволяет бухгалтеру прове­рить правильность и полноту отра­жения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни.

2 Общий порядок проведения инвентаризации

В соответствии с действующими нормативными документами приказом руководителя организации для проведения инвентаризации назначается инвентаризационная комиссия (включая главного бухгалтера). Организацию,  проведение  и  контроль  за  проведением   инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая. Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление или распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав постоянно действующей комиссии входят:

- руководитель  предприятия  или  его  заместитель  (председатель            комиссии);

-  главный бухгалтер;

- начальник структурных подразделений (служб);

- представитель общественности.

Постоянно действующие комиссии выполняют следующие функции:

- заслушивают на своих заседаниях руководителей структурных  подразделений по вопросам сохранности товарно-материальных ценностей;

- организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж  членов рабочих инвентаризационных комиссий;

- производят контрольно-проверочные и выборочные инвентаризации;

- рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу, порчу ценностей или другие нарушения, и дают предложения о порядке    регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

Для непосредственного проведения  инвентаризаций  при  большом  объеме работ для одновременного проведения инвентаризации  имущества  и  финансовых обязательств  постоянные  комиссии   создают   рабочие   инвентаризационные комиссии, в  состав которых входят:

- представитель руководителя предприятия (председатель комиссии);

- специалисты (товаровед, технолог, экономист, юрист, работник        бухгалтерской службы).

В некоторых случаях  (например,  после  краж  и  ограблений)  в  состав комиссий   включают    представителей:   

- управления    торговли    местных исполнительных  и  распорядительных  органов;

- службы  внутреннего аудита организации;

- независимых аудиторских организаций. [3]

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении  инвентаризации служит    основанием    для     признания     результатов     инвентаризации недействительными.

Члены  инвентаризационных  комиссий  за  внесение  в   описи   заведомо неправильных  данных  с  целью  сокрытия  недостач,  растрат  или   излишков подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

Основанием проведения инвентаризации  является  приказ  (распоряжение), который вручается членам инвентаризационных комиссий. В приказе  указывается состав  инвентаризационной  комиссии,  конкретные  объекты   инвентаризации, сроки  начала и завершения   работ,   сдачи   материалов   инвентаризации   в бухгалтерию.

Общий порядок проведения инвентаризации можно разделить на три этапа.[4]

Первый этап – предварительная или подготовительная работа, которая осуществляется перед проведением инвентаризации.  Инвентаризационная группа обязана:

- получить от материально ответственных лиц расписку в том,  что  у  них       нет неоприходованных и  не  списанных  в  расход  ценностей,  а  также товарно-денежные отчёты и расписку  о  их  сдаче,  тщательно проверить их и проставить даты и подписи председателя;

- получить  от  кассира   и  проверить  последний  кассовый   отчёт   с       выведенными в нём остатками денег в кассе;

- снять остаток  наличия  денежных  средств  в  кассе,  записать  его  в       инвентаризационную опись;

- опломбировать места хранения  ценностей,  имеющие  отдельные  входы  и       выходы;

- проверить исправность всех весоизмерительных приборов;

- материальные  ценности  рассортировать  и  уложить  по  наименованиям,       артикулам, ценам сортам, размерам в определённом порядке, удобном  для       пересчёта, перемеривания и перевешивания;

- в местах хранения вывесить ярлыки с указанием  количества,  массы  или       меры проверяемых ценностей.

28

Председатель инвентаризационной комиссии обязательно должен визировать все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), потому что это служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.[5]

Второй этап – проверка фактических остатков. После проведения предварительной работы, члены инвентаризационной комиссии разбиваются на группы и закрепляются за объектами, подлежащими инвентаризации. Они должны быть ознакомлены с инструкцией «О порядке проведения инвентаризации», а также получить необходимые бланки для проведения инвентаризации. Инвентаризацию проводят в порядке расположения материальных ценностей по местам хранения и по каждому материально ответственному лицу в отдельности.

Наличие   ценностей   при   инвентаризации определяется   путем   обязательного    пересчета,  взвешивания,  обмера непосредственно в местах хранения (закрепления) имущества. Количество материалов и товаров, хранящихся в  неповрежденной  упаковке поставщика, определяется на основании документов при  обязательной  проверке в натуре их части. 

Определение  веса  (или  объема)  навалочных  материалов допускается производить на основании обмеров  и  технических  расчетов.  При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости  отвесов  ведут раздельно  один  из  членов  инвентаризационной   комиссии   и   материально ответственное лицо.

Результаты проверки материальных ценностей записывают в инвентаризационные описи, где подробно указывают полное наименование ценностей, порядковые номера по прейскуранту, сорт, количество, цену и общую сумму. Инвентаризационные описи составляются не  менее  чем  в  двух экземплярах и подписываются   всеми   членами    комиссии    и материально ответственными лицами. Материально ответственные лица подтверждают на каждой  описи,  что  у них нет претензий к комиссии и  что  проверенные  ценности  приняты  ими  на хранение.

Третий этап - выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете. Для того чтобы выявить результаты инвентаризации данные инвентаризационных описей сдаются в бухгалтерию. Там работники бухгалтерии сравнивают данные учета и данные инвентаризации и составляют сличительную ведомость. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному лицу.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Выявленные в результате инвентаризации расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием имущества регулируются в соответствии с  Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ. Согласно пункта 28 данного положения, выявленные излишки и недостачи необходимо отразить на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

- излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

- недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача, нормы естественной убыли должны применяться только к тем ценностям, по наименованию которых установлена недостача. При отсутствии норм, убыль рассматривается как недостача сверх норм. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортице может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождении фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации.

На основании утвержденной инвентаризационной описи, сличительной ведомости и решения руководителя бухгалтер делает соответствующие проводки, позволяющие скорректировать учетные данные и привести их в соответствие с реальным наличием ценностей.

При этом все излишки материальных ценностей приходуются, то есть, с одной стороны, ответственность за их сохранность и целевое использование возлагается на материально-ответственное лицо, а с другой стороны, они рассматриваются как прибыль организации: дебетируются счета учета имущества («Касса», «Материалы» и так далее) и кредитуется счет «Прочие доходы и расходы» (Приложение А).

Факт установленной недостачи материальных ценностей отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счетов имущества «Касса», «Материалы» и так далее (Приложение А).

После рассмотрения результатов инвентаризации и принятия руководителем соответствующего решения счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» закрывается:

1) либо в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

2) либо в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы» (на сумму убытка);

3) либо в корреспонденции со счетами для учета издержек: 44 «Расходы на реализацию», 25 «Общепроизводственные расходы» и так далее (на сумму потерь материальных ценностей в пределах установленных норм естественной убыли).

По завершении инвентаризации в книге контроля за выполнением приказов о проведении  инвентаризации  делаются   итоговые   записи:   дата   окончания инвентаризации  по  приказу  и  фактически,  суммы   недостач   и   излишков окончательные, дата утверждения результатов руководством, дата принятия  мер по недостачам.