Планирование и организация закупок на предприятии розничной торговли

 

     Из  таблицы 2 видно, что в 2011 году объем розничного товарооборота ООО «Байкал» увеличился на 2195 тыс. руб., увеличение составило 7,3% по сравнению с предыдущим годом. Но в 2011 году объем розничного товарооборота составил 98,2% от планируемого, т. е. план не был выполнен. Издержки обращения увеличились на 12,8%. Данное увеличение связано с увеличением тарифов на коммунальные платежи, увеличением расходов на заработную плату. Также на рост издержек обращения в 2011 году повлияло увеличение потерь товаров при перевозке, хранении и реализации. Чистая прибыль за период с 2010 по 2011 годы сократилась на 15,1%,  что составило 1343,316 тыс. руб. Это объясняется тем, что темп роста издержек обращения за этот период оказался выше темпа роста товарооборота. Фонд оплаты труда увеличился на 6,9% по сравнению с 2010 годом. Такой рост объясняется увеличением заработной платы работников. Средняя заработная плата в 2011 году по сравнению с предыдущим годом увеличилась на 2,208 рублей, или на 24,6%, и на 16,8% по сравнению с планом.

     Численность персонала предприятия сократилась  на 2 человека за счет перераспределения обязанностей между управляющими и установкой камер в торговом зале, что позволило сократить численность охранников. Уменьшение составило 14,3% от численности в 2009 году.

2.2 Особенности торгово-технологического процесса на предприятии ООО «Байкал»

     ООО «Байкал» является торговым предприятием, поэтому основу  торгово-технологического процесса на нем составляет процесс продажи товаров покупателям в супермаркете «Селенга».

     В технологический процесс входят такие операции, как фасовка, упаковка товара, выкладка продукции на стеллажи и в холодильные витрины работниками торгового зала, а также все стадии приобретения различных категорий товаров.

     Рассмотрим процесс обслуживания условного покупателя, который проходит все стадии торгово-технологического процесса, т.е. приобретает товары различных категорий.

     Основные  стадии технологического процесса на предприятии ООО «Байкал»:

1. Выбор товара на открытых стеллажах. Процесс выбора определенного вида товаров на открытых стеллажах составляет 8 минут. В супермаркете установлены так называемые, полочные стеллажи производства компании «Штрих-М» и «Евростиль». В них продукция хранится на специальных полках или поддонах. Все металлические стеллажи имеют базовую полку 500 мм, а остальные устанавливаемые полки 400 и 300 мм. Они позволяют выложить достаточно большое количество товара, и с ними удобно обходится покупателю. Стеллажи из ДСП используются для выкладки хлебобулочных изделий. По типу предназначения все стеллажи, установленные в супермаркете, разделяются на хлебные, кондитерские, овощные и другие виды торговых стеллажей.
2. Следующей стадией торгово-технологического процесса является выбор товаров в холодильной камере. Этот процесс длится 6 минут. В магазине установлены традиционные встроенные холодильные витрины «Полюс», «Айсберг», холодильные шкафы «Polair». В холодильных витринах выкладываются полуфабрикаты, заморозка, колбасные изделия, молочная продукция, овощи. В холодильных шкафах расположены сыры.
3. Завес товаров, выбранных покупателем в холодильных витринах. Если покупатель самостоятельно выбрал товар (овощные витрины), то он производит завес товара самостоятельно с помощью весов. Если выбран товар из витрины с колбасными изделиями, то завес выполняет продавец при помощи весов. Эта стадия составляет 1,5 - 3минуты из-за возможного образования очередей.
4. После того, как товар из витрины выбран и завешен, его необходимо упаковать в целлофановые пакеты, бумажные пакеты или в стрейч пленку. Процесс упаковки длится 1 мин.
5. Следующая стадия торгово-технологического процесса – приобретение сопутствующих товаров на кассе. Покупатель может приобрести такие товары как жевательная резинка, шоколадный батончик, сигареты, а также гигиенические салфетки, платочки, одноразовую посуду. Данный процесс длится 1 минуту.
6. Расчет за покупку может осуществляться как наличными средствами, так и с помощью пластиковой карты. Кассир осуществляет расчет с помощью контрольно-кассового аппарата ККМ АМС-100-МК. В результате совершения покупки клиент получает чек. Данная стадия технологического процесса длится 7 минут.

     Таким образом, длительность технологического цикла на предприятии ООО «Байкал» составляет 24,5-27,5 минут. Длительность цикла определяется по опытным данным, т. к. данные процессы не нормируются.

2.3 Особенности организации  закупочной работы на предприятии ООО «Байкал»

      Закупочная  деятельность является важным элементом  коммерческой деятельности  Общества с ограниченной ответственностью  «Байкал».  Предприятию необходимо приобретать товары по выгодным ценам нужного качества в нужном количестве у надежного поставщика для удовлетворения потребительского спроса. Поэтому необходимо тщательно планировать рациональную закупочную деятельность, устанавливать длительные связи с поставщиками.

      Предприятие ООО «Байкал» закупает продукцию как прямым методом, т.е. непосредственно у производителя, так и через посредников. Основным способом закупки товаров на предприятии является регулярная закупка товаров мелкими партиями. Отдельные категории продовольственных товаров, предприятие закупает по мере необходимости, при этом количество необходимого товара определяется лишь приблизительно. Такой способ не требует большого времени на оформление документов, позволяет оплачивать только поставленное количество товаров.

      Поиском и выбором наиболее подходящих и  надежных поставщиков на предприятии  занимается менеджер. Он изучает торговые справочники, посещает различные оптовые ярмарки, получает рекомендации от других фирм. Затем отбираются наиболее подходящие поставщики и фирма старается установить с ними коммерческую связь, проводит переговоры в расчете на получение наиболее выгодных условий договора, более низких цен и возможность предоставления скидок.

      Предприятие сотрудничает со 160 поставщиками. Предприятие закупает продукцию у таких фирм как ООО «Мегаполис», ООО «Омсквинпром», ООО «Интеропторг», «Планета Алко».

     При осуществлении закупочной работы специалист по закупкам должен соблюдать основные правила составления договора поставки:

• перед  подписанием контракта согласовать все условия с контрагентом, чтобы быть в курсе его намерений и целей;

• заключить  контракт в письменной форме;

• предусмотреть  гарантию отличного качества поставляемых товаров;

• оговорить  процедуру проверки соответствия поставляемых изделий техническим условиям (спецификациям);

• поскольку  сроки являются важнейшим условием договора, поставка должна осуществляться вовремя и в оговоренных количествах;

• включить в контракт пункт, снимающий всю  ответственность за срыв поставок из-за аварий, забастовок и т.п.

• оговорить  условия оплаты.

      При заключении долгосрочных контрактов с  крупными компаниями-поставщиками, как  правило, осуществляется централизованный завоз товаров на склад. Доставка товаров собственным транспортом производится в случае закупки товаров мелкими партиями по мере необходимости на оптовых ярмарках или у мелких фирм. Таким способом производится закупка некоторых видов напитков, шоколадных батончиков, пиротехники, сопутствующих товаров.

      Количество заказываемого товара зависит от таких факторов как частота завоза, среднедневная реализация, размер остатков товара на день завоза, мощность и емкость холодильного оборудования для быстропортящихся товаров.

     Частота завоза товаров в магазин по отдельным  группам товаров представлена в  таблице 2.

     Таблица 2

     Информация  о завозе в магазин отдельных  категорий товаров

Товарная  группа	Частота завоза, раз/нед.	Объем завоза, руб.	Среднедневная реализация, руб.	Остатки товара на день завоза, %
Овощи и фрукты	4	1500	600	20
Молочные  продукты	5	2000	1020	23
Мясо, колбасные изделия	3	6000	2500	10
Бакалейные  товары	2	10000	2500	15
Хлеб	7	2000	1800	10
Непродовольственные товары	1	10000	1200	15

 

     Из  таблицы 2 видно, что на день завоза таких товаров, как овощи, фрукты и молочные продукты остается большой объем непроданных товаров – 20-23%. Это означает, что увеличиваются потери при хранении товаров. Следовательно, необходимо изменить частоту и способ закупки данных категорий товаров с целью снижения издержек.

     Таким образом, с целью увеличения эффективности деятельности ООО «Байкал» необходимо разработать мероприятия по совершенствованию закупочной деятельности.

 

Глава 3. Пути совершенствования  закупочной деятельности на предприятии ООО «Байкал»

3.1 Мероприятия по  совершенствованию  закупочной работы  на предприятии

      Совершенствование системы закупок на предприятии  необходимо для увеличения объема товарооборота, снижения издержек на закупку и хранение товара, а значит и для улучшения финансового состояния и увеличения эффективности деятельности.

      Наиболее  высокие затраты связаны с  нарушением поставщиками договора поставки, сбоями при доставке товара и несоответствием  товара заявленному качеству.

      Поэтому  предприятию ООО «Байкал» необходимо разработать мероприятия по совершенствованию закупочной работы с целью уменьшения издержек обращения и увеличения прибыли.

     Исходя  из данных, полученных при анализе  закупочной деятельности ООО «Байкал», можно предложить следующие мероприятия по совершенствованию закупок  предприятия:

1. Смена поставщика слабоалкогольных напитков по причине неисполнения нынешним поставщиком ООО «Планета Алко» обязательств по договору поставки, сбоев при доставке товара. Данное мероприятие позволит сократить издержки, связанные с хранением товаров, а также уменьшить убытки, которые получает предприятие вследствие срыва поставок.
2. Изменение способа закупки товаров. Основным способом закупки продукции на предприятии ООО «Байкал» является закупка товара мелкими партиями. При таком способе очень высока вероятность заказа избыточного количества товаров и необходимость оплаты всего количества товаров, определенного в заказе. Таким образом, увеличиваются издержки на хранение товаров, возрастает объем порчи продуктов. Также предприятию не всегда легко оплатить все количество товара определенное в заказе. Поэтому для некоторых групп товаров можно производить закупки по котировочным ведомостям. Котировочные ведомости составляются ежемесячно, а по некоторым товарам еженедельно, и включают следующие сведения: полный перечень товаров; количество товаров, имеющихся на складе; требуемое количество товаров. Преимущества данного метода – это ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок.
3. Создание отдела, планирующего закупки. Это мероприятие позволит сократить нагрузку менеджера, занимающегося планированием закупочной деятельности, увеличить его производительность труда, а также позволит проводить более тщательный отбор поставщиков, организовывать повседневный контроль исполнения договоров и хода поставок товара.
4. Изменение частоты завоза в магазин кисломолочной продукции и овощей. Остатки кисломолочной продукции и овощей на день завоза довольно велики и составляют. Вследствие этого, а также из-за недостаточной мощности холодильного оборудования увеличиваются потери товаров при хранении. Изменение графика завоза товаров из данных групп позволит сократить издержки на хранение, освободить место на складе для хранения других видов товаров.
5. Использование для доставки товаров, заказываемых мелкими партиями, собственный транспорт. Некоторые виды товаров предприятие закупает по мере необходимости мелкими партиями на оптовых ярмарках. В этом случае предприятию приходится арендовать грузовой транспорт для доставки товара. Приобретение собственного транспорта позволит уменьшить расходы на доставку таких видов продукции в магазин.

3.2 Изменение потребности в ресурсном обеспечении производства

     При проведении мероприятий по совершенствованию  закупочной деятельности наблюдается сокращение затрат и экономия на ресурсах. Поэтому необходимо выполнить расчеты по изменению в ресурсном обеспечении предприятия ООО «Байкал».

     Для расчета изменения потребности  в ресурсном обеспечении предприятия необходимо рассчитать новую потребность в ресурсе и сравнить с прежним объемом используемых ресурсов.

     Площадь складских помещений на предприятии  составляет 80 кв. м. При этом на складе может храниться 26 куб.м. продукции. При изменении способа закупки на закупку товаров по котировочным ведомостям объем продукции на складе сократится на 25% и, следовательно, уменьшится необходимая площадь для хранения товаров.

     Для того, чтобы рассчитать площадь складских  помещений, необходимую после проведения данного мероприятия, нужно рассчитать какой объем продукции приходится на 1 кв. м. площади:

                                                                                                 

     Расчет  новой потребности в складских  помещениях представлен формулой:

      ,                                                                                                   (2)

     где - новый необходимый объем продукции для хранения,

     

     

     Таким образом, изменение  потребности  в складских площадях составит:

      .

     При изменении способа закупки в  связи с уменьшением продукции  хранимой на складе уменьшатся также  потери при хранении товаров.

     В 2011 году потери при перевозке, хранении и реализации составили 561,408 тыс. руб. При изменении способа закупки доля потерь товара при хранении уменьшится примерно на 20%, исходя из статистики, и составит 449,126 тыс. руб.

     Уменьшение  потерь товаров при хранении составит:

     

     Далее следует рассчитать изменения экономических показателей предприятия в результате проведения данного мероприятия.