Особенности проведения коммерческих переговоров с иностранными партнерами

     Протокольные мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров, несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач и могут либо способствовать успеху, либо, наоборот, создать предпосылку для их неудачи.

     Деловой протокол охватывает широкое поле своей деятельности: это организация встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, обеспечение сувенирами, форма одежды, культурная программа и т.п. для решения этих вопросов целесообразно создать в организации протокольную группу (2—3 чел.), которые будут заниматься протокольными формальностями.

     После завершения переговоров или их этапа может быть составлен меморандум (протокол), отражающий достигнутые соглашения, позиции сторон, подписан договор или контракт.

     В мировой практике не существуют законы и обычаи, определяющие, какая из сторон готовит и оформляет международный контракт.

     Сторона, которая готовит проект контракта для обсуждения, приобретает определенные преимущества, так как получает возможность сформулировать условия в наиболее выгодной для себя интерпретации. В дальнейшем при обсуждении текста, контрагент может внести поправки, но при этом ему надо доказать их обоснованность. Контракты разрабатываются или на основе типовых контрактов, или работниками фирмы на основе апробированных аналогов.

     Для организации исполнения контракта необходимо составить план мероприятий. Планирование исполнения сложных контрактов может осуществляться в виде целевых планов мероприятий, утверждаемых руководителем фирмы. Планирование исполнения ведется на принципах взаимной увязки этапов со сроками выполнения обязательств перед контрагентами. Контракт содержит только один срок выполнения обязательств, а план его исполнения может включать множество промежуточных этапов, число которых зависит от сложности условий контрактов и, специфики организации внешнеторговой работы в фирме.⁴ 

Глава 3. Особенности ведения переговоров с представителями разных стран 

      В ходе деловых контактов с представителями  зарубежных фирм и организаций необходимо помнить, что участниками этих контактов  являются граждане разных государств. От правильной организации и проведения переговоров во многом зависит будущее принятых решений. На секретаря ложится большая организационная работа. Выполняя профессиональные обязанности, секретарю-референту необходимо учитывать некоторые национальные особенности делового общения и ознакомить с ними руководителя. 

В каждой стране и у каждого народа существуют свои традиции и обычаи делового общения  и деловой этики. Национальный стиль — это наиболее распространенные особенности мышления, восприятия, поведения. Они не будут обязательными чертами, характерными для всех представителей страны, а только типичными для них. Знание национальных особенностей может служить ориентиром поведения партнера по бизнесу.⁵ 

     Трудности на переговорах зачастую обусловливаются  различиями национальных культур. Принято различать культуры, в которых произнесенные слова воспринимаются практически без учета возможного скрытого смысла. Это так называемые культуры с низким уровнем контекста. К ним относятся, например, американская и немецкая. В других культурах, в частности персидской, французской, японской, значение контекста очень велико. Порой скрытый в словах смысл способен менять сказанное на прямо противоположное.

     Американцы  при решении проблемы стремятся обсудить не только общие подходы, но и детали, связанные в реализацией договоренностей. Они ценят в людях открытость и честность, быстро переходят к сути дела, не тратя времени на формальности. Нередко проявляют эгоцентризм, полагая, что партнер по переговорам непременно должен руководствоваться теми же правилами, что и они сами. Не любят перерывов в беседе, ценят в людях пунктуальность, всегда вовремя приходят на назначенную встречу и считают, что опоздания недопустимы и не могут быть ничем оправданы. Обычная для них продолжительность переговоров – от получаса до часа предпочтительно один на один.

     Американцы  умеют и любят торговаться, уделяя немалое внимание увязке разнообразных  вопросов – так называемым «пакетным» решениям. Часто сами предлагают «пакеты» к рассмотрению на деловых переговорах. Их не пугает риск, их пугает некомпетентность партнера.

     Англичане не уделяют особого внимания тщательной подготовке переговорного процесса. Подходят к любой проблеме с изрядной долей прагматизма, полагая, что в зависимости от позиции партнера непосредственно в ходе переговоров можно будет найти оптимальное решение. При этом они достаточно благосклонно встречают инициативу с другой стороны. Абсолютно непоколебимы во всем, что касается принятых правил, а тем более законов. У них высоко развито чувство справедливости, поэтому при ведении дел они исповедуют веру в честную игру.

     По  традиции англичанин сдержан в суждениях, избегает категорических утверждений, старательно обходит в разговоре  любые личностные моменты, то есть все  то, что может быть расценено как  вторжение в чужую частную жизнь.

     Присущее  британцам умение терпеливо выслушивать  партнера, не возражая ему, далеко не всегда означает согласие. Просто они считают  самообладание главнейшим достоинством человеческого характера.

     В ходе переговоров неизбежно возникают  паузы, которые американцы, например, не любят и стремятся их заполнить любыми разговорами, хотя бы о погоде. Но с английскими партнерами никогда не нужно бояться молчать. Скорее наоборот, многословием, лишними разговорами можно только повредить делу.

     Пунктуальность в Великобритании – жесткое правило. Обмен  рукопожатиями принят только на первой встрече.

     Арабы стараются установить на переговорах атмосферу взаимного доверия. При первом знакомстве обязательно выкажут партнеру радушие и любезность. Это не притворство, а дань традиции. Последующая беседа может проходить гораздо менее гладко. В их характере – избегать определенности. В их традициях время от времени справляться о вашем здоровье, здоровье ваших близких,  о ваших делах. Но это не означает, что вы должны подробно отвечать на эти вопросы.

     Арабы предпочитают «торг» за столом переговоров  всем иным формам взаимодействия с  деловым партнером. Всегда стараются  оставить за собой возможность продолжить контакты, если становится очевидным, что на этот раз соглашения достигнуть не удастся. При этом отказ от сделки сопровождается расточением похвал в адрес партнера и отвергнутого соглашения. Во время переговоров хозяева угощают гостей кофе, но если перед кофе предлагают прохладительные напитки, это означает, что время, отведенное для встречи, подходит к концу.

     На  Ближнем и Среднем Востоке  никогда не передавайте документы, визитные карточки, сувениры левой  рукой – в исламских странах  она считается «нечистой» и пользуется дурной славой.

     Ирландцы  считаются самыми трудными переговорщиками во всей Западной Европе. В силу определенных исторических причин у них выработалась особая модель поведения по отношению к иностранцам – делать так, чтобы во второй раз не обращались.

     Скрытность, необязательность, недоверие, стремление утаить любую информацию, неприязнь к «чужакам» делают деловое общение поначалу просто невозможным. Кстати, они прекрасно знают свои недостатки, говорят о них с улыбкой и даже  немного гордятся ими.

     С ирландцами действительно трудно иметь  дело, но только сначала, если все сказанное ими принимать за чистую монету.

     Испанцы искренны, сердечны, открыты, обладают чувством юмора и способностью работать в команде. Переговоры с испанскими предпринимателями обычно протекают менее динамично, чем, скажем, с американскими или корейскими. Они большие любители вести многословные дискуссии, поэтому регламент переговоров очень часто не соблюдается.

     Сиеста  для них – святое время, поэтому  на этот час никакие встречи не назначаются и никакие переговоры не ведутся.

       Испанцы относятся к тем людям, которые встречают незнакомого человека по одежке: ими будет оценен по достоинству безупречный внешний вид партнера по переговорам.

     В Испании не принято приглашать деловых  партнеров домой.

     Итальянцы экспансивны, порывисты, отличаются большой общительностью. Их практика ведения переговоров в основном отвечает общепринятым нормам. Определенные различия проявляются в поведении представителей крупных и мелких фирм. Последние, как правило, более энергичны и активны при установлении контактов, стремятся не затягивать решение организационных вопросов, охотно идут на альтернативные варианты соглашения.

       Итальянские бизнесмены предпочитают  завязывать деловые отношения  с людьми, занимающими равное  им положение в деловом мире, фирме, обществе. Немаловажное значение для них имеют неформальные контакты с партнерами, в том числе и в неслужебное время. Они полагают, что в неофициальной обстановке можно более свободно высказывать критические замечания по поводу деловых предложений партнера, не рискуя его обидеть.

     Для налаживания деловых отношений  достаточно обмена официальными письмами с предложениями о сотрудничестве.

     Китайцы во время деловых встреч очень внимательны к двум вещам: сбору информации, касающейся предмета переговоров, и созданию «духа дружбы». Его они, по сути, отождествляют просто с хорошими личными отношениями партнеров по переговорам.

       Китайцы склонны четко разграничивать  отдельные этапы деловых встреч: первоначальное уточнение позиций,  их обсуждение и заключительную  стадию переговоров.

       На переговорах с ними вряд ли стоит ожидать, что они первыми «раскроют карты» - определенно выскажут свою точку зрения, внесут конкретные предложения и т.п. Если переговоры проходят в Китае, они могут сослаться на то, что согласно их традициям, «гость говорит первым».

     Обыкновенно они делают уступки лишь под самый  конец встречи. Причем происходит это  в тот момент, когда кажется, что  переговоры зашли в тупик. Окончательно китайцы приходят к соглашению с  партнером не за столом переговоров, а у себя дома.

     Корейцы высоко ценят личные контакты, непосредственное общение, поэтому без них в Корее невозможно решить ни одной серьезной проблемы.

     Завязать  с ними контакты в письменной форме  просто невозможно. Договориться  о  встрече тоже не просто. Без посредников  не обойтись. Необходимо, чтобы вас кто-то представил или рекомендовал. Большое значение имеют неформальные связи. Здесь сильны  региональные, клановые, дружеские связи.

     Корейские бизнесмены обычно довольно напористо  и агрессивно ведут переговоры. Это  не мешает им традиционно растягивать протокольную часть. Вместе с тем корейцы, в отличие от японцев, не склонны подолгу обсуждать второстепенные  детали соглашения. Они ценят ясность и четкость изложения мыслей и предложений со стороны партнеров по переговорам.

     Чаще  всего корейские бизнесмены не выражают открыто своего несогласия с позицией партнера, не стремятся доказать его неправоту. Поэтому при общении с ними не следует употреблять выражений типа «надо подумать», «решить этот вопрос будет нелегко» и т.п., поскольку они будут восприняты противоположной стороной как констатация их неприемлемости, по крайней мере на данном этапе.

     Немцы предпочитают начинать переговоры, если они твердо уверены в том, что придут к какому-то соглашению с партнером. Очень ценят пунктуальность, известны своим педантизмом, поэтому, ведя переговоры, необходимо строго придерживаться протокола. Свою позицию они прорабатывают весьма тщательно, предпочитая обсуждать вопросы последовательно: не закончив с одним, едва ли согласятся перейти к следующему.

     Немцы ценят честность и прямоту. Очень любят приводить факты и примеры. Неравнодушны к цифрам, к схемам, к диаграммам. Во время переговоров с ними надо быть логичным в аргументации и точным в изложении фактов.

       При заключении сделок они  будут настаивать на жестком выполнении принятых обязательств, а также уплате высоких штрафов в случае их невыполнения.

     Желательно  учитывать приверженность немцев к  титулам. Для этого нужно еще  до начала переговоров уточнить все  титулы деловых партнеров.