Организация тендеров в Республике Беларусь

• цена;

• качество;

• надежность;

• долговечность;

• эстетические и функциональные характеристики.

Все выбранные критерии, их порядок, значимость в обязательном порядке должны найти отражение  в конкурсной документации. В противном  случае критерий не может рассматриваться  при подведении итогов. Если в конкурсной документации критерий не указывается, то при подведении итогов автоматически  принимается ценовой критерий. Обязательным требованием является установление в конкурсной документации порядка  выбора победителя на основе выбранных  критериев оценки.

3. Условия контракта. Здесь должны найти отражение сроки и условия поставки, особенности и объем обязательств, условия их выполнения, степень ответственности по обязательствам обеспечение гарантий. Как правило, приводится типовой контракт, который служит основой переговоров о заключении сделки. В процессе подписания он может корректироваться и дополняться сторонами.

4. Инструкция участников торгов. Целью инструкции является установление правил конкурсного соревнования, облегчение процесса подготовки предложений поставщиками и подведение итогов конкурсной комиссии. Инструкция содержит следующую информацию:

• реквизиты заказчика;

• формы предложения;

• гарантии предложения;

• требования квалификации претендента;

• контактная информация.

Конкурсные документы  могут оформляться на бумажных носителях, а также в форме электронного документа и представляться бесплатно  или за плату на основании решения  заказчика. Размер платы не может  превышать 5 базовых величин.

В состав конкурсной документации по закупке компьютеров входят задание  на закупку и требования к оформлению ценового предложения.

 

5 ОПРЕДЕЛЕНИЕ МЕТОДА  ОЦЕНКИ ТЕНДЕРНЫХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ  И ЗАКЛЮЕНИЕ КОНТРАКТА

 

Оценка конкурсных заявок обычно проводится в три этапа.

На первом проверяется  соблюдение формальных требований, изложенных в конкурсной документации.

В ходе такого предварительного рассмотрения проверяется соответствие оформления предложения требованиям  конкурсной документации, наличие и  действительность необходимых документов (справки, сертификаты, банковская гарантия и т.п.), проверяются полномочия лица, подписавшего конкурсную заявку, законченность  и целостность предложения, наличие  ошибок в расчетах.

На втором этапе предложения  рассматриваются на предмет соответствия требования конкурсной документации в  части условий выполнения договора и требованиям технического задания  – отвечает ли предлагаемая продукция  техническим требованиям, соблюдаются  ли графики поставок и платежей, требования по послепродажному обслуживанию, запчастям и т.д.

Если победитель конкурса будет определяться не только по цене и условиям поставки, но и по степени  удовлетворения существующих потребностей заказчика, на этом этапе оценивается, насколько различаются технические  характеристики предлагаемой разными  поставщиками продукции.

Последний этап заключается  в ранжировании предложений и  определении на его основании  победителя.

В закупочной практике используется два метода:

1. Метод балльной оценки

2. Метод ценовой оценки

При методе балльной оценки каждый рассматриваемый критерий конкурсной предложения оценивается по десятибалльной шкале. С этой целью значения оцениваемого критерия в натуральных единицах измерения ранжируются для всех участников. Худшему значению критерия присваивается один балл, лучшему  – десять баллов. Количество баллов для остальных значений критерия рассчитывается по следующим формулам:

1. В случае, когда худшее значение критерия меньше его лучшего значения, используется следующая формула:

 

Бij = 1+ ((Nij – Nхудj) / (Nлучj – Nхудj)) * (10 – 1)

при Nхудj < Nлучj                                (6.1.)

1 ≤ Бij ≤ 10

 

где   Бij – количество баллов оцениваемого j-го критерия для i-го участника;

Nij – значение оцениваемого j-го критерия для i-го участника в натуральных единицах измерения;

Nхудj – худшее значение j-го критерия среди всех участников в натуральных единицах измерения;

Nлучj – лучшее значение j-го критерия среди всех участников в натуральных единицах измерения.

2. В случае, когда худшее значение критерия больше лучшего значения используется следующая формула:

 

Бij = 1+ ((Nхудj - Nij) / (Nхудj - Nлучj)) * (10 – 1)

при Nхудj > Nлучj                               (6.2.)

1 ≤ Бij ≤ 10

 

Для каждого из участников проводится расчет количества баллов для всех j-критериев, рассматриваемых  в конкурсном предложении.

3. Если среди критериев, характеризующих конкурсное предложение, есть критерии, не поддающиеся количественной оценке, применяется экспертная балльная оценка таких критериев по десятибалльной шкале.

При методе балльной оценки для каждого критерия определяется коэффициент удельного веса, отражающий относительную значимость критерия. Коэффициенты удельного веса формируются  экспертно с учетом достижения целей конкурса, наиболее полно удовлетворяющих требованиям заказчика. При определении коэффициентов удельного веса необходимо, чтобы сумма коэффициентов удельных весов всех критериев была равна единице.

После того, как по каждому  значению каждого из критериев по всем участникам конкурса определены баллы, осуществляется их пересчет с  учетом коэффициентов удельных весов  критериев.

Далее осуществляется суммирование баллов по всем оцениваемым критериям  для каждого из участников.

Суммарное количество баллов предложения i-го участника определяется по формуле:

        n

                                     Бi∑  = ∑ βj * Бij ≤ 10                             (6.3.)

     j=1

где   βj – коэффициент  удельного веса j-го критерия;

Бij – количество баллов j-го критерия для i-го участника;

n – число оцениваемых  критериев.

Победителем признается участник, получивший наибольшее количество баллов суммарной оценки. По степени выгодности конкурсного предложения присваиваются  места всем остальным участникам.

Оценка предложений участников может быть выполнена с использованием метода ценовой оценки в том случае, если в системе предусмотренных  в заданиях критериев имеется  возможность использования их ценовой  оценки для всех без исключения критериев.

Например, цена предложения  с учетом сроков осуществления платежей может быть рассчитана по следующей  формуле:

Цр = Цз -  (Цз × Q × К/365)× 100                     (6.4.)

 

 

Цр = Цз +     (Цз × Q × К/365) ×100      (6.5.)

         

 

где   Цз – цена предложения;

Q – годовая ставка  рефинансирования Национального  Банка Республики Беларусь;

К – количество дней отсрочки платежа (либо дней предоплаты)

При предоставлении отсрочки платежа расчетная цена предложения  определяется по формуле (6.4.), а в  случае предоплаты – по формуле (6.5.).

При определении победителя в тендерной закупке компьютеров  используется метод балльной оценки, т.к. не для всех критериев имеется  возможность  использования их ценовой  оценки.

В соответствии с заданием на закупку, оценка конкурсных предложений  выполняется по четырем критериям  с их удельным весом:

Наиболее низкая цена    60%

Условия оплаты               20%

Условия поставки            10%

                             Качество                          10%

 

 

 

 

 

6 ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА ПРОВЕДЕНИЯ КОНКУРСНЫХ ТОРГОВ

 

Конкурсный процесс –  это последовательность юридически регулируемых действий и формальных документов, посредством которых  покупатели и поставщики могут достичь  значительной стадии подписания и реализации контракта.

Как правило, не смотря на различия торгов по предметам закупок, объему закупок и участниками, содержание процесса является единым.

На первом этапе разрабатывается  тендерная документация. Тендерные  документы являются  основными  в тендере,   так   как   от   их  содержания  зависит  как  количество потенциальных   претендентов,  так  и  качество  представленных  ими тендерных  предложений. На данном этапе создается  тендерная комиссия, которая может  создаваться специально для каждого  конкурса или действовать на постоянной основе. Тендерная комиссия утверждает задание на закупку и требования к оформлению ценового предложения, а также определяет конечный срок приема ценовых предложений.

После того как конкурсная документация разработана, необходимо проинформировать общественность о  предстоящих торгах. В мировой  практике для крупных и в первую очередь международных торгов принята  система заблаговременного предупреждения. В соответствии с этим приглашению  на участие должно предшествовать предварительное  объявление – «общее извещение», которое  публикуется ежегодно, как можно  раньше после начала бюджетного года и содержит перечень предстоящих  в плановом периоде торгов, стоимость  контрактов, информацию о заказчике, а также название и адрес подразделения  ответственного за их проведение.

В Республике Беларусь функцию  предварительного оповещения выполняет  годовой план закупок. После утверждения  заказчик в течение 7 дней направляет его для размещения в информационно-аналитическом  бюллетене «Конкурсные торги  в Беларуси и за рубежом» и на официальном сайте. Только после  этого публикуется приглашение  к конкретным торгам.

Конкурсное приглашение  считается опубликованным с даты размещения объявления на официальном сайте. При наличии дополнительного сайта и печатного издания, извещение может быть размещено в них.

В ответ на извещение претенденты  приобретают конкурсную документацию для принятия решения о своем  участии в конкурсе. Обычно публикация о предстоящих торгах производится за 1-1,5 месяца до дня их проведения, а о крупных торгах объявление может публиковаться за 2-4 и более  месяцев. В случаях проведения закрытого  конкурса всем потенциальным претендентам направляются приглашения. Точкой отсчета является момент отправки писем.

Срок подготовки предложений  должен быть достаточным для их разработки и доставки. Как правило, в национальных законодательствах он составляет для  конкурсных процедур не менее 30 дней со дня публикации. В течение этого  периода претендент имеет право  на получение информации по условиям и по порядку проведения конкурса, может изменять или отзывать свое конкурсное предложение до истечения  конечного срока его подачи. В  свою очередь организация, проводящая закупки, обязана подготовить ответы на вопросы, поступившие не позднее, чем за 10 дней до истечения конечного  срока их подачи. Заказчик вправе вносить  изменения в конкурсную документацию по средствам издания дополнений. Дополнения издаются, как правило, не позднее чем за 10 календарных дней до истечения окончательного срока представления конкурсных предложений и в течение 3 рабочих дней доводятся до сведения всех участников, получивших конкурсную документацию. До истечения срока, определенного в конкурсной документации, участники конкурса представляют свои заявки, оформленные в соответствии с требованиями на бумажных носителях или в форме электронного документа. Конкурсное предложение, оформленное на бумажных носителях, подается в двойных запечатанных конвертах. Внешний конверт должен быть адресован заказчику, содержать название проекта, название и номер приглашения в торгах, а также слова «Не вскрывать до» с указанием времени и даты крайнего срока подачи конкурсных предложений. На внутреннем конверте должны быть указаны имя претендента участника торгов, его адрес. Внутри конверта – предложение и конкурсное обеспечение. Предложения должны быть доставлены лично или посланы почтой в подразделение по реализации проектов не позднее времени и даты, указанных в конкурсных документах.

Главным критерием успеха в торгах является наименьшее отклонение от требований конкурсной документации. Обычно товары с характеристиками выше, чем заявлено спецификацией не обладают никакими преимуществами, поэтому задача претендента строго соблюдать все  требования заказчика, изложенные конкурсной документацией. До момента процедуры  «Вскрытие конвертов» поступившие  предложения хранятся в специальном  месте, доступ к которому ограничен. Ответственность за сохранность  документации несет конкурсная комиссия.

Вскрытие происходит в  срок и месте, указанных в конкурсных документах. Конкурсные предложения, которые не успели прийти в срок, к участию в торгах не допускаются и возвращаются их авторам в нераспечатанном виде. Конверты вскрываются конкурсной комиссией в порядке их поступления. При вскрытии конверта объявляются наименование участника и цена его конкурсного предложения. Процедура вскрытия конвертов оформляется протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии.

Конкурсные предложения, прошедшие процедуру вскрытия конвертов, подлежат рассмотрению конкурсной комиссией  на их соответствие требованиям конкурсных документов в течение не более 10 рабочих дней со дня проведения процедуры  вскрытия конвертов. Отсутствие в заявке необходимых документов или наличие  в этих документах недостоверных  сведений об участнике ведет к  не допуску данного участника  к конкурсу. Затем определяется соответствие конкурсной документации техническим  условиям, соблюдение графиков поставок и графика платежей, рабочие характеристики и т.д. В течение 3 рабочих дней заказчик обязан уведомить участника, конкурсное предложение которого отклонено  с указанием причины отклонений.

Далее осуществляется процесс  оценки конкурсных предложений в  соответствии с критериями, указанными в конкурсной документации. Оценке подлежат не менее двух конкурсных предложений. Победителем признается участник, предложивший лучшие условия. Остальные участники торгов ранжируются, что позволяет резервировать  поставщиков на случай отказа победителя от заключения договора. В итоге  составляется оценочный отчет, в  соответствии с которым выносятся  рекомендации о присуждении контракта. Заказчик в течение 3 дней отправляет об этом уведомление.

Завершающим моментом процедуры  выбора поставщика является документ оформления взаимных обязательств сторон. Присуждение контракта происходит путем направления уведомления от имени покупателя или его уполномоченного представителя автору победившего торгового предложения в течение 5-10 календарных дней. Одновременно направляется подписанный контракт. Победивший участник должен подтвердить принятие извещения и согласие на выполнение контракта. Контракт должен быть подписан в течение 30 дней со дня направления договора выбранному поставщику. После подписания контракт считается вступившим в силу.