Организация процесса разработки управленческого решения

     Контроль  — это одна из основных функций  управления, представляющая собой процесс  обеспечения достижения целей, поставленных организацией, реализации принятых управленческих решений.

     При помощи контроля руководство организации  определяет правильность своих решений  и устанавливает потребность  в их корректировке.

     Процесс контроля — это, с одной стороны, процесс установления стандартов, измерения  фактически достигнутых результатов  и их отклонения от установленных  стандартов; с другой — процесс  отслеживания хода выполнения принятых управленческих решений и оценки достигнутых результатов в ходе их выполнения.

     Именно  результаты контроля являются основанием для руководителей организации  корректировать принятые ранее решения, если отклонения в ходе реализации принятых ранее решений значительны.

     Основная  причина необходимости контроля — это неопределенность, являющаяся неотъемлемым элементом будущего и  присущая любому управленческому решению, выполнение которого предполагается в  будущем.

     Между прогнозировавшимся развитием ситуации при принятии управленческого решения и реальным развитием ситуации принятия решения всегда неизбежен некоторый зазор, некоторые отклонения, поскольку принятие решения осуществляется на основании того или иного видения ситуации, той или иной модели ситуации, которая всегда является неполной.

     Насколько удачна модель и эффективно принятое управленческое решение, зависит от профессионализма менеджера, принимающего решения.

     Поэтому при осуществлении контроля оценивается  и измеряется как ход выполнения принятых организацией решений, так  и соответствие принятых ранее решений  реализовавшемуся развитию ситуации принятия решения.

     Кроме того, нельзя забывать, что исполнители  принятых решений — люди, а не машины и возможны отклонения в ходе выполнения принятых решений, и по этой причине, например может быть неэффективным взаимодействие работ между различными подразделениями внутри организации, может быть недостаточно правильно понято задание, наконец, исполнитель может заболеть, его может переманить конкурент и т. д.

     Отсутствие  надежной системы контроля и как  следствие эффективной обратной связи может привести организацию  к кризисной ситуации. Отсутствие эффективной обратной связи стало  причиной краха многих крупных и  мелких организаций.

     Если  принятое ранее решение оказалось  недостаточно эффективным или ошибочным, то именно хорошо отлаженная система  контроля может позволить своевременно это установить и внести коррективы в действия организации.

     Хорошо  отлаженная система контроля своевременно выявляет проблемы.

     Именно  система контроля позволяет выявить  те положительные аспекты и сильные  стороны, которые определились в  организации при осуществлении  ее деятельности.

Любая функция управления может эффективно действовать только при наличии  эффективно действующей системы  контроля.

     Организация процесса разработки управленческого  решения — это сложный комплекс работ. Рассмотрим основные этапы разработки управленческих решений.

         Порой выделяют иные этапы  разработки управленческого решения:

     1.Получение информации о ситуации. Данная информация должна быть полной и достоверной. Неполная или недостоверная информация может обусловливать принятие ошибочных либо малоэффективных решений. Чтобы полнее представить ситуацию используют не только количественную, но и качественную информацию.

     2. Определение целей. Лишь после их определения этих целей определяются факторы, механизмы, закономерности, ресурсы, оказывающие влияние на развитие данной ситуации. Значительную роль здесь играет выявление приоритетности целей, так как в процессе управления всегда производится выбор каких-либо целей.

          3. Разработка оценочной системы. На стадии принятия управленческого решения необходимо адекватно оценивать данную ситуацию, ее различные стороны. Все это необходимо учитывать в процессе принятия решений, приводящих к успеху.

     4. Анализ ситуации. Если имеется необходимая информация о данной ситуации и об определенной цели, к достижению которой стремится организация, то следует приступить к анализу ситуации. Целью такого анализа является установление факторов, влияющих на развитие данной ситуации.

     5. Диагностика ситуации. Необходимо определить важнейшие проблемы, на которые следует в первую очередь обратить внимание в условиях целенаправленного управления процессами. Нужно также исследовать характер влияния этих проблем на рассматриваемые процессы. В этом и заключаются задачи диагностики ситуации.

     Достижение  целей, имеющихся у организации, постоянно требует целенаправленных воздействий. Это необходимо для  обеспечения развития данной ситуации в направлении, которое является желательным для данной организации.

     Следует иметь в виду, что адекватная диагностика  ситуации в значительной мере обеспечивает принятие эффективных управленческих решений.

6. Разработка прогноза развития ситуации. Нельзя управлять организацией, не прогнозируя течение развития событий. Поэтому важнейшую роль в процессе принятия решений играют вопросы, связанные с оценкой ожидаемого развития анализируемых ситуаций, а также ожидаемых результатов осуществления различных альтернативных вариантов управленческих решений.
7. Генерирование альтернативных вариантов управленческих решений. В этом процессе необходимо полностью использовать информацию о ситуации принятия решения, а также результаты анализа и оценки данной ситуации, результаты ее диагностики и прогноза развития ситуации при различных возможных направлениях развития событий.
8. Отбор вариантов управленческих воздействий.

     После разработки альтернативных вариантов  управленческих воздействий, имеющих  форму определенных идей, концепций, технологической последовательности действий, а также возможных способов осуществления различных вариантов  решений, необходимо проведение их предварительного анализа для выбраковки нежизнеспособных, неконкурентоспособных, а также  малоэффективных вариантов.

9. Разработка сценариев развития ситуации.

     Важнейшей задачей в процессе разработки сценариев  является установление факторов, характеризующих  данную ситуацию и тенденции ее развития. Кроме того, одной из основных задач  здесь является определение альтернативных вариантов изменения ситуации и  тенденций ее изменения во времени, а также определение вероятных  альтернативных вариантов ожидаемых  изменений ситуации в условиях наличия  управляющих воздействий, а также  в условиях их отсутствия.

     Анализ  ряда альтернативных вариантов развития ситуации способствует принятию наиболее эффективных управленческих решений, так как этот анализ является наиболее информационно емким.

10. Экспертная оценка основных вариантов управляющих воздействий.

Экспертиза, дающая сравнительную оценку альтернативных вариантов управляющих воздействий, во-первых, характеризует степень  реализуемости этих воздействий, а  также возможность достижения с  их помощью определенных целей, и  во-вторых, дает возможность осуществить  ранжирование управляющих воздействий  с использованием имеющейся оценочной  системы в соответствии с различным  уровнем ожидаемого достижения цели, необходимыми затратами трудовых, материальных и финансовых ресурсов, а также  в соответствии с наиболее вероятными сценариями развития данной ситуации.

11. Коллективная экспертная оценка. Если принимаются важные управленческие решения, то следует использовать коллективные экспертизы, которые обеспечивают наибольшую обоснованность и эффективность принимаемых решений.
12. Разработка плана действий. На этом этапе намечаются определенные организационно-технические мероприятия, направленные на осуществление принятого управленческого решения. На четырнадцатом этапе производится контроль осуществления разработанного плана. Ход осуществления плана должен систематически контролироваться, а имеющие место изменения условий либо отклонения в процессе выполнения плана следует систематически анализировать.

     На  заключительном, пятнадцатом этапе  разработки управленческих решений  осуществляется анализ результатов  развития данной ситуации после управленческих воздействий. Здесь выполненный  план управленческих воздействий подвергается тщательному анализу для оценки эффективности принятых управленческих решений и их осуществления.

     Анализ  результатов управленческих воздействий, наряду с прогнозированием на будущее  может являться основанием для уточненной оценки возможностей данной организации.

Рис. 1.1. Стадии принятия решения в процессе управления 

Обозначим основные понятия, связанные с принятием  управленческого решения.

Управление  — целенаправленное воздействие  на систему и процессы, которые  призваны объединять усилия работников для достижения конкретных целей  организации.

Процесс управления — совокупность последовательных во времени операций, мероприятий, из которых складывается воздействие  управляющей системы на объект управления (организацию).

Система управления — совокупность взаимосвязанных  элементов, способ реализации технологии управления, предполагающий воздействие  на объект с целью изменения его  состояния и процессных характеристик.

Цель  управления — идеальный образ  желаемого, необходимого и возможного состояния системы, определяемый рядом  количественных и качественных показателей.

Ситуация  — состояние управляемой системы, оцениваемое относительно цели или  исходных, заданных параметров.

Проблема  — противоречие, рассогласование  в системе, которое может вывести  ее из состояния равновесия и угрожает ее жизнестойкости в окружающей среде.

Информация  — отражение в сознании человека окружающей его действительности, совокупность сведений о состоянии управляемой  системы.

Организация разработки управленческого решения  — упорядочение деятельности отдельных  подразделений и отдельных работников в процессе разработки решения. Организация  осуществляется посредством регламентов, нормативов, организационных требований, инструкций, делегирования прав и  ответственности. Технология разработки управленческого решения — вариант  последовательности операций разработки решения, выбранный по критериям  рациональности их осуществления, использования специальной техники, оборудования, квалификации персонала, условий выполнения мероприятий.

Методология управленческого решения — логическая организация деятельности по разработке управленческого решения. Включает формулирование цели управления, выбор  методов разработки решений, критериев  оценки вариантов, составление алгоритма выполнения операций разработки решений. Общими методологическими подходами, используемыми для анализа методологии управленческого решения можно считать: рационалистический, поведенческий, системный, ситуационный, процессный, кибернетический, и синергетический.

Процесс принятия управленческого решения  состоит из последовательных стадий, таких, как: появление проблемы, диагностика  состояния процессов в организации, разработка решения и контроль за исполнением планируемых мероприятий. Все эти этапы являются необходимыми ступеньками на пути к эффективности управления. От менеджеров требуется не только знание теории управления, но также и овладение методами: анализа информации, организации работы в группе по принятию совместных с коллегами решений.