Учет расходов с подотчетными лицами

     При заграничных командировках работников организации выполняются следующие  правила:

     - затраты в иностранной валюте  на заграничные командировки  учитываются аналогично затратам  по  командировкам на территории  Российской Федерации;

     - командировочные расходы, выдаваемые  в иностранной валюте, учитываются  одновременно в рублях и в  валюте, полученных путем пересчета валюты в рубли по курсу Центрального Банка РФ на дату их выплаты;

     - суточные выплачиваются при проезде  по территории РФ, включая день  пересечения границы при въезде  в РФ, в российской валюте; при  проезде, включая день пересечения  границы при выезде из РФ и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте [16, с.47].

     Организация вправе без ограничений и специальных  разрешений Центрального Банка РФ покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных расходов, используя счет 52 «Валютные счета» для этих целей.

     Полученную  в банке валюту приходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютные  счета». Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в дебет  счета 71.

     При возвращении из командировки остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации в валюте или рублях по курсу Центрального Банка РФ на дату утверждения авансового отчета. Неизрасходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ.

     На  счете 71 задолженность подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается  по курсу ЦБ РФ на день выдачи, отчет подотчетного  лица и возврат неиспользованных сумм – по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета. Таким образом, на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы»: положительная – на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная – на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71) .

      2.2.учет расчетов с подотчетными лицами по расходам на операционно-хозяйственные нужды

 

     Хозяйственно-операционные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

     К хозяйственно-операционным расходам относятся  расходы:

     - на хозяйственные нужды;

     - на канцелярские нужды;

     - на почтово-телеграфные нужды;

     - на приобретение материалов и ГМС;

     - на служебные командировки;

     - на закупки сельхозпродукции;

     - на прочие операционные нужды.

            В соответствии с  пунктом 10 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22.09.1993г. № 40), (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996г. № 247) выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка .

     Выдача  наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным данному под отчет  лицу суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет, от одного работника  другому, запрещается.

     Для осуществления контроля за расходованием  подотчетных сумм, учет осуществляют по каждому работнику в ведомости  или журнале-ордере по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     В учете выдача наличных денежных средств  под отчет, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

     Дебет 71 Кредит 50, 51 – на выданную сумму, соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

     При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет, следует учитывать лимиты, установленные Указанием ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» от 20.06.2007г. № 1843-У (в ред. Указания ЦБР от 28.04.2008г. № 2003-У). Предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу установлен в размере 100 тысяч рублей [7, с.46].

     Подотчетные лица, получившие наличные деньги по расходным  кассовым ордерам, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающие произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, товарные чеки и другие оправдательные документы) [16, с.46].

     В бухгалтерском учете организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

     Дебет 07, 08, 10, 11, 41 Кредит 71 – на сумму оприходованных материалов;

     Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 71 – на сумму произведённых работником, по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

     Иногда  организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключенным договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчетных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность. В этом случае используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

     В бухгалтерском учете организации-покупателя данные операции отражаются проводками:

     Дебет 60 Кредит 50 – выплачена сумма по счету подотчетному лицу поставщика (подрядчика) за полученные товары (выполненные работы, оказанные услуги).

     При наличии неизрасходованного остатка  денежных средств этот остаток должен быть внесен подотчетным лицом в  кассу организации. Данная операция отражается так:

     Дебет 50 Кредит 71 – возвращены в кассу  организации остатки неиспользованных сумм подотчетного лица.

     Если  организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного  поставщиками товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость  по приобретенным ценностям». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой:

     Дебет 19 Кредит 71 – учтена сумма НДС  по приобретенным ценностям, оплаченным подотчетными лицами.

     Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  по истечении установленного срока в кассу организации, должны быть отнесены на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

     Дебет 94 Кредит 71 – отражена сумма невозвращенного  аванса.

     Новый аванс работникам выдается только после  расчета по предыдущему. В ситуации, когда работник вовремя не представил авансовый отчет и не вернул неизрасходованную сумму, по распоряжению работодателя, но не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег, эта сумма удерживается из зарплаты работника .

     При выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. Если представлены два или больше исполнительных документов, то согласно статье 138 ТК РФ размер удержаний может быть увеличен до 50% .

     В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:

     Дебет 70 Кредит 94 – удержана задолженность  по подотчетным суммам из заработной платы работника.

     При погашении работником долга по подотчетной сумме после просрочки можно также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:

     Дебет 73 Кредит 94 – отнесена недостача  за счет виновного лица, невозможная  к взысканию из суммы оплаты труда  работника.

     По  истечении срока исковой давности невозмещенный материальный ущерб списан на убытки. 

      Основанием  для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые  приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

      Ежемесячно  итоги из журнала – ордера переносятся  в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной  книги переносятся в баланс. 

2.3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ. 

      При расчетах с подотчетными лицами очень  часто возникают множество различных  противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

      У бухгалтеров постоянно возникают  вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

      Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в  случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

      Если  телефонные переговоры оплачиваются работнику  без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета  затрат по субсчету "исключаемые  из себестоимости при налогообложении". Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

      Учитывая  недостаточность российской экономической  базы по этому вопросу можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

      Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику. Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

      Дело  в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему НК РФ гл.23«О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

      Организация-покупатель должна представить сведения по форме  Инструкции Госналогслужбы РФ.