Учет расходов с подотчетными лицами

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «МОРДОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ Н.П.ОГАРЁВА» 

Институт  дополнительного образования

Факультет экономики и финансов 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

УЧЕТ  РАСХОДОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ 
 
 

           Автор курсовой работы               Сунгаев И.И.

           Специальность        080109-65 «Бухгалтерский учёт, анализ  и аудит»

           Обозначение курсовой работы               КР-02069964-080109- 21

           Руководитель работы                             

           канд.экон.наук, доцент                                            Свешникова О.Н.

                                                                            Оценка

                        
 
 
 
 
 

Саранск- 2010 год 

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «МОРДОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ Н.П.ОГАРЁВА» 

Институт  дополнительного образования

Факультет экономики и финансов 
 

ЗАДАНИЕ НА КУРСОВУЮ  РАБОТУ

         Студентка        Ольга Васильевна Горбунова

 1.Тема         Учет расходов с подотчетными лицами

 2.Срок представления работы к защите     15.10.2010г.

3.Исходные  данные: нормативные документы по ведению бухгалтерского учета, отчетности , учебная литература.

4.Содержание  курсовой работы

4.1.Введение

4.1.Теоретические основы  учета расчетов с подотчетными лицами  

4.2. Учет расчетов с подотчетными лицами

4.3.Заключение

4.4.Список использованной литературы

4.5.Приложения 
 

Руководитель  работы               __________________________

Задание принял к исполнению __________________________ 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ

      Курсовая  работа содержит   39 страниц,  1  таблицу,    30  использованных источников.

      Перечень  ключевых слов: подотчетные лица организации, представительские расходы, операционно - хозяйственные расходы, командировочные расходы.

           Цель исследования: изучить особенности организации расчетов с подотчетными лицами.

Методы  исследования: анализ  документации, беседа, наблюдение

     Область применения: изучение выбранной темы дает возможность оценить способы избегания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………….5

1.Теоретические основы  учета расчетов с подотчетными лицами………….7 
1.1 Подотчетные лица и организация расчетов с ними……………………………………………………………………………….7     1.2 Законодательное и нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами…………………………………………………………..14 
2. Учет расчетов с подотчетными лицами……….....17                                            

2.1.. Учет расчетов  с подотчетными лицами по      командировочным расходам…........................................................................................................17         2.2. Учет расчетов с подотчетными лицами  по расходам на операционно-хозяйственные нужды………………………………………………………….24 
2.3  Совершенствование учета расходов с подотчетными лицами…………………………………………………………..………………28 
Заключение……………………………………………………………………..32 
Список использованной литературы…………………………………………33 
Приложение 1………………………………………………………………….36 
Приложение 2 ………………………………………………………………….37 
Приложение 3......................................................................................................38 
Приложение 4…………………………………………………………………..39 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Для этих целей предприятия  выдают наличные денежные суммы из кассы работникам организации  под отчет.

     Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  являются:

     1) полное, достоверное и своевременное  отражение на счетах бухгалтерского  учета фактических затрат на командировочные расходы;

     2) документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;    

     3) контроль за экономным и рациональным  использованием денежных средств  на  хозяйственно-операционные цели.

     Учет  расчетов с подотчетными лицами имеет место практически на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования.

     Изучение  выбранной темы дает возможность  оценить способы избегания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

     Именно  эти обстоятельства и легли в  основу выбора данной темы для написания  курсовой работы.           

     Цель работы: изучить особенности организации расчетов с подотчетными лицами.

         Задачи: изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами,

 раскрыть  роль бухгалтерского учета в  правильности расходования наличных денежных средств, рассмотреть нормативное регулирование выдачи денег подотчет, организацию учета расчетов с подотчетными лицами, порядок выдачи денег подотчет и отчетность подотчетных лиц.

         Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности с подотчетными лицами предприятия,  учебная литература . 

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Теоретические основы  учета расчетов с подотчетными  лицами 

1.1.Подотчетные  лица и организация расчетов с ними. 

            Не все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет.

      Подотчетными  лицами являются штатные работники  организации, а также работающие на условиях совместительства, либо выполняющие  работы по договору подряда, получающие авансом наличные денежные средства из кассы на административно-хозяйственные и командировочные расходы с  условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

      Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

-приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

-оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

-расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

     -представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации (затраты по проведению официального приема и т.д)

         Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними утверждается руководителем организации, приказом (распоряжением), также можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета.

             В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.   Сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об использовании и сделать это в срок.

           Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия только на определенные цели.

          Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.

          Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями и предприятиями. Например, водитель покупает  горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.

      Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно  под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

       Следует отметить, даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.

           Документы по учету расчетов с подотчетными лицами  подразделяются на три вида:

      1. Документы, относящиеся к первому  виду, составляются, как правило,  в отделе кадров и бухгалтерии  организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

      К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное  удостоверение, расчет суммы командировочных  расходов, расходный кассовый ордер (Приложение 2).

      Приказ (Приложение 1) является основанием для  направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый  срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение.