Учет расходов с подотчетными лицами

     IV уровень (организационный) – организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику.

     Учетная политика, формируемая главным бухгалтером  организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации». Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами.

     Утвержденный  руководителем рабочий План счетов бухгалтерского учета – содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

2.Учет  расчетов с подотчетными  лицами

2.1.Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы

 

      Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

     Порядок направления работников в командировку изложен в Положении об особенностях направления работников в служебные  командировки, утвержденном в постановлении  Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные  командировки" от 13.10.2008г. В соответствии с указанным постановлением направление работников в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения и по усмотрению руководства организации – приказом. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован.

     По  мнению Минфина России, изложенному  в письме от 12.05.2008г. № 03-03-06/2-47, при  направлении работника в командировку должны быть оформлены:

     - приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 и № Т-9а;

     - командировочное удостоверение  по форме № Т-10;

     - служебное задание для направления  в командировку и отчет о  его выполнении по форме №  Т-10а .

      Командировка  оформляется приказом руководителя организации, с указанием пункта назначения, наименования предприятия, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки.

      Цель  командировки определяет её классификацию  и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

      В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса  РФ служебная командировка – поездка  работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

     Цели  служебной командировки могут быть разными: налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

     Командированному  работнику выдается командировочное  удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью.

     Лица, убывающие в командировки и прибывающие  из них, на предприятиях регистрируются в «Журнале учета работников, убывающих  в командировки», в котором работники, отбывающие в командировку, должны свой подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя организации .

     Днем  выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а после 0.00 часов и позднее – последующие сутки.

     На  работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени  тех предприятий, в которые они  командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

     При командировании работников на незначительное расстояние от постоянного места  работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места  командировки к месту своего постоянного  жительства, в каждом конкретном случае оговаривается в приказе о командировании работника, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха .

     При направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте оформляется путевой лист на автомобиль. Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающего эксплуатацию служебных легковых автомобилей.

     На  основании приказа руководителя работнику выдается аванс на командировочные  расходы. Выдача наличных денег на командировочные расходы производится на основании расходного кассового ордера.

        В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

     - по проезду к месту командировки  и обратно к месту постоянной  работы в размере стоимости  проезда воздушным, железнодорожным  и автомобильном транспортом  общего пользования (кроме такси);

     - по найму жилого помещения;

     - по бронированию гостиничных  номеров и авиабилетов;

     - по уплате страховых платежей  по государственному обязательному  страхованию пассажиров на транспорте;

     - по оплате сборов за предварительную  продажу билетов (проездных документов);

     - по оплате расходов за пользование  в поездах постельными принадлежностями;

     - суточные за время нахождения  в командировке (при однодневных  командировках в пределах России  право работника на суточные  определяет руководитель организации);

     - по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами;

     - иные расходы, произведенные работником  с разрешения работодателя .

     Подпунктом 12 п.1 статьи 264 НК РФ установлен полный перечень командировочных расходов, принимаемых в целях налогообложения.

     Выдача  наличных денег под отчет на командировочные  расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией. Командировочные расходы для  целей бухгалтерского учета включаются  в издержки производства в фактически произведенном размере.

     Суточные  выплачиваются командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке. Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен; нижним пределом является норма, установленная для бюджетных организаций – 100 рублей за каждый день нахождения в командировке по России. При направлении сотрудника бюджетной организации в командировку за границу из России размер суточных зависит от страны поездки.

      Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам  относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

            В главе 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ, командировочные расходы включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией в фактически  произведенном размере, т.е. в пределах сумм, установленных и прописанных в учетной политике организации. 

     В главе 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ установлено, что в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

     По  возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней представить  в бухгалтерию организации авансовый  отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов.

     К документам, подтверждающих достоверность  произведенных расходов относятся: документы о найме жилого помещения (включая бронирование гостиничных  номеров), фактических расходах по проезду  и др.

     После утверждения отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете используемых сумм.

     В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам, выданным на  командировочные и на административно- хозяйственные расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» [4, с.44].

     По  дебету счета указываются суммы, выданные под отчет или в возмещение израсходованных средств. По кредиту счета списываются подотчетные суммы, использованные на необходимые для предприятия цели и подтвержденные авансовыми отчетами, а также отражаются возвращенные неиспользованные подотчетные суммы.

     Дебетовое сальдо отражает сумму остатка денежных средств у подотчетных лиц. Кредитовое сальдо показывает сумму невозмещенных средств, израсходованных работниками на нужды предприятия.

     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе  подотчетных лиц организации  по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

                Проверяя законность произведенных расходов из подотчетных сумм, бухгалтер одновременно против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов:

     Дебет 26, 44 Кредит 71 –  сумма суточных;

     Дебет 26, 44 Кредит 71 – сумма расходов на проезд;

     Дебет 26, 44 Кредит 71 –  сумма расходов на проживания без НДС;

     Дебет 70 Кредит 68 – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.

     Если  работник не полностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неизрасходованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру. Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме:

     Дебет 50 Кредит 71 – на остаток неизрасходованной  суммы.

     В случае непредставления в установленный  срок отчетов об израсходовании подотчетных  сумм или невозврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработной платы работников в установленном порядке:

     Дебет 70 Кредит 71 – на сумму удержания  долга из заработной платы подотчетного лица.

     Нередко подотчетные лица используют банковские корпоративные карты для оплаты командировочных расходов. Чтобы работник имел возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке:

     Дебет 55 Кредит 51, 52 – переведены денежные средства на специальный карточный счет.

     Дебет 71 Кредит 55 – учтена сумма средств  на карточке, выданная работнику для  оплаты командировочных расходов.

     Направление работника в командировку за пределы  Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства – участники Содружества Независимых Государств.