Учет расходов с подотчетными лицами

      Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО–2)) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

      2. Документы второго вида командированный  работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы,  товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

      При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

      Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

-наименование организации-продавца;

-идентификационный номер (ИНН)

-заводской номер ККМ;

-порядковый номер чека;

-дата и время покупки;

-стоимость (цену) покупки;

-признак фискального режима.

      Вместо  кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

      Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском  учёте» должен содержать следующие  реквизиты:

1.наименование документа;

2.дату составления документа;

3.наименование организации, от имени которой составлен документ;

4.содержание хозяйственной операции

5.измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

6.должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

      В счёте–фактуре должны быть указаны:

порядковый  номер счёта-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость; страна происхождения товара;

      Счёт-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

      3. Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки  обязан сделать отметку о прибытии  в командировочном удостоверении  и в течение трех дней после  окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет (Приложение 4)  об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

      На  оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы  для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

      После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения  из командировки подотчетное лицо предоставляет  отчет о фактически израсходованных  суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру (Приложение 3).

      К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки (см. Рис 1.). 

       Рис 1. Схема первичной документации

      Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

     Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное,  полное и достоверное отражение  на счетах бухгалтерского учета  фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная  обоснованность использования подотчетных  сумм и обоснованность включения  в состав затрат;

3. контроль  за экономным и рациональным  использованием денежных средств  на хозяйственно- операционные цели.

         Таким образом, говоря об организации расчетов с подотчётными лицами, следует отметить, что:

1. руководителем организации, приказом (распоряжением) должен быть утвержден:

      - перечень лиц, имеющих право  на получение наличных денежных  средств под отчет;

      - сроки, на которые могут выдаваться  подотчетные суммы;

- порядок  их представления, обработки и  утверждения и др

      - требования, предъявляемые к оформлению  первичных документов и учету  расчетов с подотчетными лицами;

2. при выдаче денежных средств организация обязана:

-определить  сумму подотчетных средств и  срок, на который она выдается;

-получить  от подотчетного лица отчет  о расходах в срок не позднее  3 рабочих дней по истечению  срока, на который выданы средства;

-выдать  денежные средства работнику  под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

-запретить  передачу подотчетных денежных  средств от одного работника  другому;

      -определить  перечень лиц, которые могут  заменять кассиров и получать  в банке денежные средства  под отчет.

1.2 Законодательное и нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами 

         Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

     Департаментом методологии бухгалтерского учета  и отчетности Министерства финансов РФ разработана достаточно стройная четырехуровневая система регулирования, в которой выделены законодательный, нормативный, методический и организационный уровни .

Таблица 1. Система регулирования бухгалтерского учета в России

 

     I уровень (законодательный) – определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

     Основные  положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском  учете регламентированы в Федеральном  законе «О бухгалтерском учете»

     Расчеты с подотчетными лицами оказывают  влияние на налогообложение предприятия  в разрезе налога на добавленную  стоимость, налога на доходы физических лиц, налога на прибыль организаций, т.е. они находят свое отражение  в следующих главах Налогового Кодекса РФ.

     Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС  при осуществлении расходов за счет подотчетных средств.

     Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет.

     Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает  порядок учета расходов, произведенных  за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли  .

     При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку .

     II уровень (нормативный) – устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.

     Положение по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации определяет порядок  при организации и ведении  бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами, а также при  составлении и представления бухгалтерской отчетности .

     Расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 .

     Для правильного отражения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, установлен единый План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкция по его применению.

     III уровень (методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

     Порядок выдачи средств на хозяйственные  нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке ведения  кассовых операций в Российской Федерации». В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов при оплате наличными должен отвечать нормам Указания ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», в соответствии с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 тысяч рублей .