Внутрикорпоративный PR на примере ГИБДД г.Сыктывкар

     Итак, каждый член организации — неотъемлемая часть актива паблик рилейшнз, находящегося на переднем крае связей с внеорганизационной общественностью, их нужно к этому соответствующим образом готовить, укреплять в них чувство причастности к делам организации. Ведь вовлеченный в проблемную ситуацию человек интересуется дополнительной информацией. Вместе с тем, поощряемый в том, чтобы распространять информации о ситуации, он заинтересован и в поисках путей разрешения проблемы. Все это вместе укрепляет психологическую атмосферу внутри организации, культуру отношений между ее членами, что в свою очередь работает на положительный имидж данной фирмы или корпорации в глазах общественного окружения.

     1.2. Инструменты внутреннего PR.

     Разнообразие  коммуникационных видов помощи бесконечно, но каждая организация пользуется относительно небольшим числом методов, которые  подходят для нее наилучшим образом. Многое зависит от типа организации, ее вида, состава кадров, расположения рабочих мест.

     Одним из наиболее эффективных методов  по налаживанию внутрикорпоративной  культуры является создание внутрифирменного издания.

       Внутрикорпоративные издания¹⁶ призваны налаживать отношения, управлять внутрикорпоративной средой, предотвращать возникновение конфликтных ситуаций, способствовать экономическому и социальному процветанию организации и ее работников. Организация не может позволить себе убыточный проект, поэтому работа внутрифирменных изданий преследует определенную выгоду как для учредителя, так и для читателя - формирование корпоративной культуры и ее поддержание.

     Внутрикорпоративное издание представляет собой листовое периодическое издание, распространяемое в пределах организации, учредителем  которого является руководство корпорации.

      Его своеобразие предопределяется: 1) особенностями  издателя, в качестве которого выступает  администрация организации; 2) целью  издания, которая предполагает формирование и поддержание кориоративной  культуры организации; 3) аудиторией, в качестве которой выступает коллектив корпорации; 4) принципами работы издания, состоящими в использовании социально-ответственных технологий связей с общественностью и журналистики; 5) содержательным наполнением публикаций и их формой.

      Внутрифирменные издания бывают следующих видов:

      1)   Журналы (magazines). Это тип внутрифирменных изданий, выпускаемых в определенном журнальном формате. Наиболее часто используется формат А4 (297 х 210 см). Содержание таких журналов – статьи и иллюстрации. Печать выполняется либо литографическим, либо фотогравюрным способом.

      2)Газеты (newspapers), как правило, издаются в формате таблоида и содержат в основном новости, сопровождаемые статьями и иллюстрациями. Обычно газеты издаются офсетно-литографическим способом. В Великобритании наибольшее распространение получил рулонный офсетно-литографический способ печати (см. гл. 17).

      3)Информационный бюллетень (newsletter). Содержит, как правило, от 2 до 8 страниц, может быть выполнен в формате А4, заполненных краткими материалами с иллюстрациями или без иллюстраций. Печатается либо литографическим способом, либо тиражируется на офисном копировальном оборудовании.

      4)Настенная печать (wall newspaper). Изготавливается в виде небольшого плаката и прикрепляется к стене. Это нечто среднее между внутренними и внешними изданиями. Часто подобные издания можно увидеть на стенах станций лондонского метро, особенно когда они содержат новости о новых линиях подземки и новых услугах, оказываемых метрополитеном. Подобным образом используется она и на железнодорожных станциях. 
            Важнейшими функциями современных внутрикорпоративных изданий являются информационная (объективное освещение новостей и корноративных традиций организации), мотивационная (приобщение сотрудников к ценностям организации), посредническая (контроль над соответствием действий руководства корпорации провозглашенным ценностям) и развлекательная (удовлетворение потребностей читателей в самовыражении и отдыхе).  
               Успешность создания внутрикорпоративного издания предопределяется использованием методологии, состоящей из следующих этапов: разработка концепции внутрикорпоративного издания, формирование структурного подразделения, отвечающего за выпуск внутрикорпоративного издания, разработка композиционно-графической модели издания, разработка мероприятий по продвижению внутрикорпоративного издания, оценка промежуточных результатов, разработка краткосрочного плана выпуска издания, оценка результатов.  
              Критериями результативности внутрикорпоративного издания выступают: качество и объем обратной связи издания с читателями; уровень развития организации; уровень знаний об аудитории, ее проблемах (объем знаний, частота обновления информации); наличие качественных изменений в аудитории, ее отношении, мнении, знаниях, поведении; дизайн издания; качество публикаций в издании; периодичность; объем издания; система распространения; участие издания в профессиональных конкурсах; наличие и качество имидж-рекламы самого внутрикорпоративного издания. 

       Доска объявлений¹⁷ также помогает руководителям наладить отношения со служащими.

     Стандартные доски (noticeboards) для размещения PR-объявлений и сообщений могут быть расположены в удобных местах по всей организации так, чтобы все работники получали одинаковую информацию в одно время. Сообщения могут быть напечатаны в формате постера и прикреплены к доске или доска может состоять из секций или зажимов для каждого отдельного сообщения. Никакие другие объявления на этих досках не рекомендуются.

     В идеале все сообщения для досок объявлений следует поручить одному лицу (например, PR-специалисту), который придаст им привлекательную форму и будет ответственным за их размещение. Только этому человеку (или его представителям) следует разрешать размещать сообщения на досках объявлений.

     Другим  методом внутреннего PR является использование видеоматериалов и систем закрытого телевидения¹⁸.

     Телевизионный экран, ставший каждодневной частью жизни многих людей, является хорошим  средством и для персонализированных обращений, как записанных заранее, так и сделанных в прямом эфире. Польза этого современного способа заключается в личном общении, в варианте «лицом к лицу», которое может привести к более глубокому взаимопониманию между администрацией и персоналом.

     Радиостанция¹⁹ также способствует гармонизации отношений внутри организации.

     Известнейшим  примером этого рода была деятельность компании United Biscuits, у которой возникла проблема поддержания удовлетворенности работой у персонала, в большинстве иммигрантов, работающих на шумных заводах, где вести разговор затруднительно или невозможно. Решением проблемы стала установка большого количества репродукторов в местах, пригодных для прослушивания радио, с громкостью, превышающей грохот оборудования, или совсем рядом с маленькими группами рабочих. Радиопрограммы, создаваемые на собственной радиостанции компании, включали сводки новостей, спортивную хронику, музыку по заявкам и сообщения личного характера. Девять заводов компании находились на расстоянии сотни миль друг от друга (Лондон, Манчестер и Глазго), и программы транслировались с помощью наземных линий компании ВТ. Сегодня программы собственных радиостанций компаний заменены программами местных радиостанций.

     Новости²⁰ являются также незаменимым элементом в создании внутрикорпоративной культуры.

     Ежедневная  сводка новостей компании может каждый день записываться на магнитофон, и  сотрудники, позвонив по определенному  номеру, могут ее послушать.

     Возможен  и другой вариант, когда сотрудники могут поделиться по телефону своими идеями, которые записываются на пленку. Эти предложения можно связать с программой поощрения, когда вознаграждение дается в соответствии с эффективностью от внедрения конкретной идеи. Вознаграждение может быть и в виде призов.

     Также можно организовать ящики²¹ для сбора предложений. В ящики, размещенные на видных местах в каждом помещении, сотрудники могут опускать листки с записанными на них своими идеями, предложениями, жалобами или замечаниями.

       Программы высказывания своего  мнения²² - это американский метод получения обратной связи на уровне цеха и других уровнях. При этом используется один из подходов; программы также могут включать и другие варианты, такие, как право звонить непосредственно генеральному директору, метод открытых дверей, письма-послания администрации и заполнение печатных форм, опускаемых в ящики для сбора предложений.

     Создание  заводских советов и комитетов²³ – еще один метод внутреннего PR. Именно в Европе, где забастовки происходят реже, чем где-нибудь, в компаниях, которые имеют директоров из рабочих в правлении, обычно формируются заводские советы и комитеты. Когда есть партнерство с рабочими или их участие, служащие знают и понимают, что происходит. Они могут оказывать влияние на управление организацией и едва ли будут «резать курицу, несущую золотые яйца». Это урок, который старомодному британскому руководству еще только предстоит усвоить. Так, заводской совет (с множеством комитетов) был очень успешно использован ICI. 

     Видео и слайды²⁴ – другие «помощники» руководителя. Аудиовизуальные средства (AVs) этого типа могут быть использованы для таких целей, как вводный курс для новых сотрудников, объяснение техники безопасности, описание достижений компании, разъяснение годового отчета и результатов деятельности компании за год, набор кадров, демонстрация применения нового изделия и даже демонстрация красот того места, куда переезжает компания.

     В настоящее время множество компаний, особенно относящихся к основным отраслям национальной промышленности, которые были приватизированы, поощряют служащих становиться акционерами, при этом видеоверсия годового отчета и годовых счетов стала важным средством информации, способствующим более тесным отношениям между администрацией и сотрудниками.

       Руководителю также необходимо  учесть наличие ознакомительной  литературы²⁵. Для новых сотрудников история организации, рассказ о том, как она работает, иерархическая структура администрации, и должностные обязанности могут быть приведены в ознакомительной брошюре, буклете.

     Собрания  сотрудников²⁶ в штаб-квартире или на местах в офисах или общенациональные конференции – это полезные встречи, которые помогают объединять сотрудников и создают хорошие отношения между администрацией и сотрудниками. Кроме того, в ходе таких мероприятий происходит общение «лицом к лицу».

     Посещение высшим руководством своих филиалов или отдаленных подразделений  также может создать хорошие отношения и устранить чувство, что «верхи» находятся где-то далеко и недосягаемы. Эти посещения могут часто совпадать с дружеской церемонией празднования по поводу повышения в должности, присуждения премии или личного события, касающегося кого-нибудь из работающих в филиале компании.

     Очень важно установить взаимопосещение  персонала. Сотрудники не должны замыкаться в своих подразделениях, так они никогда не узнают, что происходит в других отделах организации. О других подразделениях они могут узнать из фирменных изданий, фильмов и видеоматериалов, но реальные поездки и посещения коллег могут быть более полезными и поучительными. Так, работающие на производстве могут быть представлены тем, кто занимается продвижением товара до потребителя, например, сотрудникам, работающим в магазинах компании, а продавцы магазинов могут посетить завод, где выпускаются товары, которые они продают.

     Корпоративные мероприятия²⁷, в том числе с приглашением членов семей и друзей, также помогают консолидировать коллектив. Это могут быть вечера, торжественные мероприятия, связанные с деятельностью компании, празднование личных дат и др.

     Для демонстрации и объяснения истории  компании или ее политики, того, чем она занимается и как она действует, могут использоваться постоянные передвижные и переносные выставки²⁸. Они могут рассказывать историю производственного процесса, демонстрировать, как компания действует по всему миру, или описывать предстоящую рекламную кампанию. Постоянные выставки могут быть достаточно крупными и иметь действующие модели, что позволяет достичь двух целей, поскольку помимо демонстрации работы они могут дополнительно привлекать посетителей.