Стандартная конфигурация для
малых и средних гостиниц может
состоять из трех рабочих мест: администратора
и кассира которые оснащены программами
соответствующих АРМ, и службы размещения
и расчетов, программное обеспечение
которой включает АРМ групп размещения,
расчетов, коменданта и системного
инженера.
Система «Отель-Симпл» внедрена
и эксплуатируется в гостиничном
комплексе Российской академии государственной
службы (РАГС) (два корпуса, 1500 мест)
и в гостинице «Академическая»
РАН (три корпуса, 900 мест).
10. Система «Меридиан-1» (фирма Nortel) - Система «Меридиан-1» является
специализированным программным продуктом,
обеспечивающим автоматизацию выполнения
ряда функций по сбору, обработке и хранению
информации в системе гостиницы.
Функциональные возможности
системы «Меридиан-1» перечислены
ниже.
- Система позволяет хранить, обрабатывать и выдавать необходимую информацию, которая включает:
- данные о состоянии номеров (занят, свободен, забронирован и т.п.);
- сведения о гостях (ФИО, длительность пребывания гостя в гостинице и т.п.);
- сведения об уровне обслуживания номеров;
- предъявление счета за телефонные услуги и др.
- Эта информация позволяет менеджерам гостиницы оперативно анализировать текущее состояние дел в гостинице и сразу определять те направления, где необходимо улучшить работу.
- Предусмотрено использование системы голосовой почты для гостиницы (HVS), что существенно улучшает скорость, точность и качество процессов обмена информацией между всеми подразделениями и позволяет осуществлять оперативный контроль за текущей работой гостиницы, а также принятие управленческих решений на основе актуальной информации. Система HVS снижает необходимость внутренних письменных сообщений и встреч, предоставляет менеджерам и обслуживающему персоналу гостиницы возможность отправлять голосовые сообщения одновременно в несколько различных голосовых ящиков.
Система голосовой почты
позволяет повысить эффективность
работы персонала гостиницы за счет
следующих нововведений:
- освобождение операторов от необходимости записывать сообщения;
- реализация персональных ответов;
- сокращение числа невыполненных звонков по голосовой почте;
- сокращение числа обратных звонков;
- универсальный доступ к сообщениям;
- получение голосовых подсказок на различных языках;
- уменьшение расходов на канцелярские принадлежности;
- отсутствие потерянных или неправильно записанных сообщений.
- Использование дистанционной системы «Компаньон» предоставляет менеджерам возможность не пропустить важный звонок, находясь в любом месте гостиницы. Система «Компаньон» также может быть использована для улучшения внутренней работы, помогая ускорить внутреннюю связь в гостинице и связаться с сотрудником гостиницы, где бы он ни находился.
Система «Компаньон» может
быть использована:
- отделом безопасности;
- инженерами по обслуживанию;
- шеф-поваром;
- управляющим гостиницы;
- заведующим гаражом;
- горничными;
- «ночным» менеджером.
- В комплекс дополнительных услуг системы «Меридиан-1» входят:
- автобудильник;
- прослушивание номера, если гость оставил там ребенка одного и попросил последить за ним;
- наличие жидкокристалического дисплея на телефоне, показывающего время и дату;
- конференц-звонок – это стандартная функция, при меняемая во всем деловом мире, может быть активизирована всеми гостями гостиницы;
- функция «Не беспокоить» дает возможность гостям направлять звонки, которые приходят на их имя, в их собственный ящик голосовой почты, например, когда они спят, выходят из номера, проводят совещание в своем номере. Эта функция также может быть использована в конференц-залах и в случае, если оставлено сообщение и на телефоне горит индикатор «ожидающее сообщение»;
- дополнительные варианты Meridian Link и Meridian Call Centers могут быть добавлены к системе как во время ее установки, так и позднее. Время получения ответа на звонок заказчиком может быть сведено к минимуму.
- В гостинице также может быть установлена «горячая линия» для выбора CRS, чтобы быть уверенным в том, что ни одно бронирование места не пропущено.
Система «Меридиан-1» обеспечивает
выполнение следующих требований:
- полная интеграция – телефонные коммутаторы полностью интегрированы с системой PMS (Property Management System – Система надлежащего управления) и с системой голосовой почты;
- подсказка голосовой почты на разных языках;
- выполнение функций путем нажатия одной клавиши, что обеспечивает простоту в использовании;
- возможность быстро сделать необходимые изменения в конфигурации установленной телефонной системы без получения помощи вне гостиницы;
- надежность – система имеет встроенную систему отказа к сбоям и аварийное питание плюс другие характеристики, которые гарантируют бесперебойную работу.
11. Комплекс автоматизации
гостиничного хозяйства KEI-Hotel (фирма Kei-Company) - Система KEI-Hotel представляет
собой информационную систему управления
гостиницей, построенную на базе современных
Интернет-технологий ASP (Active Server Pages). Использование
Интернет-технологий для создания клиентского
программного обеспечения позволяет унифицировать
интерфейс пользователя на рабочем месте
и значительно снизить стоимость эксплуатации
системы в целом. Для этого в локальной
сети гостиницы на одном из компьютеров
устанавливается программное обеспечение
WWW-сервера, которое обрабатывает запросы
с рабочих станций и возвращает информацию
в виде HTML-страниц. Эта информация может
быть просмотрена с помощью браузера.
Комплекс предназначен для эксплуатации
под управлением MS Интернет Information Server
4 и выше.
Система автоматизации гостиничного
хозяйства KEI-Hotel обладает стабильными
эксплуатационными характеристиками,
а многие рутинные операции, например
создание резервных копий базы данных,
печать ежедневных отчетов, выполняются
в автоматическом режиме.
Интернет-технология имеет
ряд существенных преимуществ, в
частности:
- ее использование не требует установки на рабочие станции дополнительного программного обеспечения, так как практически все современные операционные системы уже содержат браузер и WWW-сервер в комплекте поставки;
- предъявляет невысокие аппаратные требования к рабочим местам;
- значительно снижает требования к подготовке обслуживающего персонала и стоимость обслуживания каждого отдельного рабочего места;
- обеспечивает легкую модификацию и настройку интерфейса приложения для каждой гостиницы.
В качестве сервера информационной
системы используется Sybase SQL Anywhere, что
позволяет обеспечить:
- разграничение доступа к информации на уровне базы данных;
- использование транзакций для сохранения целостности данных;
- возможность автоматического создания зеркальной копии данных.
Архитектура клиент-сервер
позволяет легко наращивать вычислительную
мощность только за счет увеличения производительности
сервера. Функционально комплекс состоит
из двух частей – серверной и
клиентской. В качестве сервера используется
MS Windows NT Server 4 с установленным SP не ниже
3. На рабочих местах пользователей
системы возможна установка как
Windows 9х, так и Windows NT Workstation 4 и MS Internet
Explorer (MSIE) версии не ниже 4.
Система KEI-Hotel представляет
совокупность отдельных АРМ, которые
автоматизируют бизнес-процессы основных
гостиничных служб. Функциональные
возможности соответствующих рабочих
мест следующие.
АРМ службы бронирования позволяет:
- получать информацию о состоянии номерного фонда (заезд, выезд и т.д.) на любой произвольный период в графической форме;
- оформлять заявки на бронирование частных лиц, групп, организаций и туроператоров;
- подтверждать бронирование письмом или по электронной почте;
- осуществлять поселение групп;
- проводить поселение по брони;
- осуществлять быстрый поиск гостей по фамилии или номеру;
- получать анализ истории гостя и истории брони;
- организовывать бронирование номеров в режиме on-line через Интернет;
- производить дистанционное автоматическое и ручное блокирование просроченных ключей.
АРМ работы с номерным
фондом состоит из трех основных форм:
- «Номерной фонд – Мозаика» – это главное окно подсистемы, предназначенное для графического отображения состояния номерного фонда гостиницы;
- «Проживание по номеру» предназначено для отображения списка гостей, проживающих в комнате;
- «Карточка гостя» предназначена для хранения информации о госте и выполнении основных операций (размещение, выезд, задание электронного ключа и т.п.).
Глава 2. Подходы к
выбору оптимальной системы автоматизации
управления гостиничным предприятием.
2.1 Отечественный
и зарубежный опыт автоматизации
гостиниц
К настоящему времени разработано
достаточно много различных систем управления
гостиничными комплексами как зарубежных,
так и отечественных, среди которых можно
выбрать наиболее подходящую. При необходимости
всегда можно сделать дополнительные
доработки с учетом особенностей функционирования
конкретной гостиницы. Возможности автоматизации
гостиниц приобрели комплексный характер,
охватывающий все процессы деятельности.
В чем различие зарубежных
и российских гостиничных систем?
Первое, что бросается
в глаза, зарубежные гостиничные системы
весьма недешевы как в плане приобретения,
так и в плане последующего обслуживания,
поэтому доступны ограниченному кругу
престижных (или считающих себя таковыми)
гостиниц.
Второе - подобные системы слишком
«наворочены» и предъявляют завышенные
требования к техническим средствам. Рядовым
провинциальным гостиницам просто не
нужны многие функциональные возможности,
реализованные для высококлассных столичных
отелей.
Третье - формы выходных документов
в импортных гостиничных системах отличаются
от форм, утвержденных Минфином России
для гостиниц. Зачастую это вызывает сложности
в отношениях гостиницы с местными контролирующими
организациями.
Четвертое - зарубежные системы
в большинстве своем предназначены для
комплексной автоматизации всех сфер
хозяйственной деятельности гостиницы
(работа с корпоративными клиентами, резервирование
мест и размещение гостей, обслуживание
в ресторане, бухгалтерские задачи, эксплуатация
и ремонт номерного фонда, взаимосвязь
с дополнительным оборудованием наподобие
телефонной станции и электронных замков
и др.). При этом, естественно, предполагается,
что гостиница представляет собой единое
предприятие. Вместе с тем в последнее
время все чаще встречаются гостиницы
и пансионаты, в которых различные этапы
обслуживания гостей разделены между
несколькими малыми предприятиями (таким
образом, делаются попытки на законных
основаниях снизить налоговое бремя).
Например, номерным фондом владеет одна
организация, прием предварительных заявок,
продажу путевок и бронирование мест осуществляет
другая, размещением гостей при приезде
и их обслуживанием занимается третья.
Иногда часть работы выполняется индивидуальными
предпринимателями. Нужна ли в подобных
условиях высокая степень интеграции
и комплексность автоматизированной системы?
Есть и более серьезные
подводные камни, связанные со спецификой
задачи автоматизации служб поселения.
Вот некоторые из них.
В зарубежных системах, как
правило, работа ведется либо с рублями,
либо с долларами. При этом клиент может
производить оплату в любой валюте, но
система автоматически осуществляет пересчет
в базовую, и далее вся работа происходит
на основе этой базовой валюты (это особенность
не только гостиничных систем).
Отечественные же гостиничные
менеджеры любят работать с
обеими валютами одновременно. Например,
цены устанавливаются в долларах,
а оплата принимается как в
рублях (при наличной и безналичной
оплате), так и в валюте (при
безналичной оплате). При этом, естественно,
возникает необходимость раздельного
учета по обеим валютам.