Коммуникации и их значение в процессе деятельности организации

                                                 Содержание

Введение                                                                                                                   3                                                   

Глава 1. Понятие и сущность коммуникации в организации                             5

       1.1 Коммуникации и их значение в процессе деятельности   организации                                                                                                              5

       1.2 Основные этапы и элементы коммуникационного процесса           11

Глава 2. Анализ коммуникативного процесса и его  элементов в ТФОМСе   ЕАО                                                                                                                         19                                                                                                          

       2.1 Технико-экономическая характеристика ТФОМСа ЕАО               19

       2.2 Анализ этапов коммуникационного процесса в ТФОМСе ЕАО   25

       2.3 Коммуникационные барьеры и их значение в работе ТФОМСа ЕАО                                                                                                                       30

Заключение                                                                                                            37

Список использованной литературы                                                                   40 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                       

                                                       Введение

 

     Коммуникации  в организационном контексте  включают взаимодействие между людьми. Внутренние коммуникации играют особую роль в групповой динамике. Без  коммуникаций нет общения, обмена информацией, а без этого не может быть и  группы. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

     Коммуникация  является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать  потоки сообщений в организации, то она прекратит своё существование.

     Один  из первых теоретиков организационного поведения Ч. Бернард отмечал, что  в любой достаточно полной теории организации коммуникация займет центральное  место, потому что структура, размеры  и масштабы деятельности организаций  почти полностью определяются средствами коммуникаций. Позже Д. Кац и Р. Кан писали, что коммуникация является социальным процессом, имеющий важнейшее значение для функционирования любой группы, организации или общества, и что она образует самую суть социальной системы или организации. Поэтому данная тема представляется весьма актуальной.

     Коммуникация  предоставляет средства для выработки  и исполнения решений, осуществления  обратной связи и корректировки  целей и процедур деятельности организации  в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования.

     Мы  должны уметь управлять информацией  и улучшать свое дело с помощью правильного её использования для повышения эффективности работы, производства товаров или услуг. Менеджеру надо хорошо знать средства коммуникации, уметь правильно ими пользоваться в процессе общения, преодолевать коммуникативные барьеры непонимания.

     Все виды управленческой деятельности  основаны на обмене информацией, поэтому  коммуникации и называют связующими процессами. Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Поэтому в работе делается акцент на эффективность коммуникаций, т.е. обмен информацией, которая оказывает непосредственное влияние на управление организацией. Эффективный менеджер – это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.

     Глава 1. Понятие и сущность  коммуникации в организации.

     1.1 Коммуникации и их значение  в процессе деятельности организации.

 

     Современный отрезок пути развития коммуникации как социологического, психологического, межкультурного, экономического феномена заставляет взглянуть на этот процесс в первую очередь с точки зрения потребности общественного производства, в котором традиционные факторы (земля, труд, капитал) действуют только при условии эффективного использования коммуникации. Под коммуникациями понимается обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью. В процессе специализации управленческого труда коммуникации выделились в самостоятельный вид профессиональной деятельности, цель которых – формирование и эффективное развитие всех видов капитала организации. Достигается эта цель с помощью применения специальных коммуникационных технологий, методов, инструментов, механизмов.

     Коммуникации  играют особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, а без общения не может быть и группы. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

     Поэтому менеджеру надо хорошо знать средства коммуникации, уметь правильно ими пользоваться в процессе общения, преодолевать коммуникативные барьеры непонимания.

     Основатель  клана Рокфеллеров Джон-старший  говорил: «Умение общаться с людьми - такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе, и я готов  платить за это умение больше, чем за какой-либо другой товар в этом мире».

     Для формирования правильных взаимоотношений  в группе, поддержания оптимального уровня психологической близости между  ее членами, общение играет большую  роль. Деловое общение предполагает прежде всего передачу информации в словесной форме.

     Исследования  в области применения коммуникаций в менеджменте образовали самостоятельную  ветвь, названную коммуникационным менеджментом. Это лишний раз доказывает всю важность использования оптимального вида коммуникаций в организации для ее успешного функционирования.

     Сущность  коммуникационного менеджмента  заключается в его двуединой  природе. С одной стороны, коммуникационный менеджмент рассматривается как  самостоятельная профессиональная деятельность по использованию коммуникационных средств, методов, инструментов, механизмов, обеспечивающих формирование и эффективное развитие всех видов капитала организации. Именно эта профессиональная деятельность помогает руководителям разрабатывать стратегию эффективного развития, формировать организационную культуру, выбирать эффективные каналы коммуникации и т. д. С другой стороны, коммуникационный менеджмент есть наука об этом управлении. Она изучает взаимодействие и взаимосвязь во времени и пространстве элементов, которые формируют и эффективно используют все виды капитала организации, а также познает закономерности обмена информацией, знаниями и интеллектуальной собственностью в процессе создания и развития организации.[13,123c]

     В задачи коммуникационного менеджмента  входят: отбор и аккумулирование информации из внешних по отношению к организации источников; классификация, трансформация, обеспечение доступности информации; распространение и обмен информацией как внутри организации, так и во вне ее; поиск эффективных способов, инструментов и механизмов интегрированной коммуникации; воплощение «фирменной» коммуникации в продуктах, услугах, документах, базах данных и программном обеспечении; создание, оценка и использование нематериальных активов.

     Коммуникационный  менеджмент как своего рода технология обмена информацией для бизнеса в менеджменте знаний обеспечивает организации эффективный результат по нескольким направлениям. В их числе:

     - разработка стратегии эффективности организации;

     - формирование корпоративной культуры;

     - формирование каналов коммуникации внутри организации;

     - формирование каналов коммуникации во внешней среде организации.

Рассмотрим  эти составляющие более подробно.

     Разработка  стратегии эффективности организации. Практика менеджмента рассматривает  производительность не только как более интенсивное применение капиталов, земли, материалов, оборудования, но и как умелое использование всех других факторов, в том числе информации и времени. Именно использование информации определяет суть работы коммуникационного подразделения любой организации по достижению общей эффективности.

     Формирование  каналов коммуникации внутри организации. На Западе этот аспект деятельности топ-менеджмента  относится к «внутреннему» (внутриорганизационному, внутрикорпоративному) PR – внутрикорпоративным связям с общественностью.

     Типичной  проблемой внутрикорпоративной  коммуникации является недостаточная  информированность персонала. Как  следствие – отсутствие взаимопонимания  в коллективе, конфликты и сопротивление  политике руководства. Дело даже не в недостатке информации вообще, а в ее несоответствии значимым для человека факторам. В число таких факторов можно включить цели фирмы, востребованность инициативы с мест, возможности профессионального роста в организации. В организации с высоким корпоративным IQ (по определению Гейтса) взаимный обмен информацией наиболее эффективен, все сотрудники хорошо информированы по поводу корпоративных целей.

     Формирование  каналов коммуникации внутри организации  определяется рядом принципов, достигается  конкретными методами и инструментами. К ним относят: внутрифирменные издания (газеты, журналы); листовки; аудио – и визуальные средства; «горячий телефон»; доски объявлений; каналы межличностного (делового и неофициального) общения. Так, обеспечивая коммуникацию внутри организации, всеми известный холдинг ЮКОС в 2001 г. издал 50-тысячным тиражом «Справочное руководство сотрудника», которое объединяет в себе рекламный буклет, телефонный справочник и пособие для вновь принятого на работу. Беспрецедентной акцией стал телемост, организованный 15 апреля 2001 г. – в день рождения холдинга. Жители шести российских городов, в которых расположены добывающие и нефтеперерабатывающие предприятия компании, смогли пообщаться друг с другом, услышать поздравления от руководства компании.

     Формирование  каналов коммуникации во внешней  среде организации. Это чрезвычайно  важное направление коммуникационного  менеджмента обеспечивает ряд технологий, которые будут рассмотрены далее.

     Надо  отметить, что использование коммуникативного ресурса в менеджменте знаний, как и сам менеджмент знаний, порождает возрастающую полезность самого коммуникативного ресурса и его возрастающую предельную производительность: чем больше участников коммуникационного процесса, тем больше ценность каждого контакта; чем больше коммуникационных контактов, тем больше полезность и, соответственно, экономический эффект от каждого отдельного контакта.

     Компания  через коммуникационную стратегию  воздействует на свои основные целевые  аудитории посредством специальных  технологий, методов, инструментов. В их числе – public relations. Понять и познать клиента – задача public relations. PR – это особая функция управления, которая:

       - способствует установлению и поддержанию общения, взаимопонимания и сотрудничества между организацией и ее общественностью, способствует решению различных проблем и задач;

     -  помогает руководству организации быть информированным об общественном мнении и вовремя реагировать на него;

     - определяет и делает особый упор на главной задаче руководства компании – служить интересам общественности;

     -  помогает руководству быть готовым к переменам и использовать их по возможности наиболее эффективно, выполняя роль «системы раннего оповещения» об опасности и помогая справиться с нежелательными тенденциями;

     -  использует исследования и открытое, основанное на этических нормах, общение в качестве основных средств деятельности.

     PR эффективно «обслуживает» различные части интеллектуального капитала, напрямую и опосредованно влияя на компетенцию сотрудников, системы сетевого взаимодействия, организационные структуры, корпоративную культуру организации, а также на финансовое благосостояние организации.[14,231c]

     Выделим следующие критерии вклада коммуникации в финансовое благосостояние организации.

     - Продвижение имиджа организации открывает пути новым идеям и продукции.

     - Внутренняя мотивация работников способствует созданию здорового морального климата в организации, готовности к инновациям.