інформація та документація на підприємстві

Всі документи, як внутрішні, так і вихідні складаються  в готельному комплексі за допомогою  комп'ютера і текстового редактора Microsoft WORD з пакету Office 2007.

Співробітники Спільного відділу контролюють  правильність оформлення документів відповідно до вимог Типової інструкції у  федеральних органах влади. Необхідно відзначити, що при внутрішньому листуванні співробітники Компанії використовують два види документів - доповідні та службові записки. Виконані документи групуються в справи в суворій відповідності з номенклатурою справ  готелю «Дніпро».  Накази з особового складу і кадрові групуються окремо від наказів з основної діяльності і формуються в службі персоналу.

 

 З метою упорядкування  і спрощення документообігу при  наданні готельних послуг Державним  комітетом будівництва, архітектури  та житлової політики України  розроблено і затверджено форми  документів первинного обліку  в готелях України та «Інструкцію про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг».

У ВАТ «Готель «Дніпро»»  затверджені типові форми документів первинного обліку при наданні готельних  послуг:

• форма N 1-г «Анкета проживаючого» (зазначаються паспортні дані

постояльця);

• форма N 2-г «Реєстраційна  картка» (зазначаються паспортні дані

постояльця – іноземця або особи без громадянства);

• форма N 3-г «Візитна картка» (містить дані про постояльця та є

підставою для отримання  ключів від номера);

• форма N 4-г «Рахунок» (застосовується для оформлення розрахунків за

послуги готелю);

• форма N 5-г «Журнал обліку громадян, які проживають у готелі»

(записуються усі постояльці  готелю);

• форма N 6-г «Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі»;

• форма N 7-г «Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів»;

• форма N 8-г «Касовий звіт» (обліковуються дані за рахунками  форми N

4-г за день);

• форма N 9-г «Відомість обліку руху номерів у готелі» (дані про

наявність вільних та зайнятих номерів);

• форма N 10-г «Журнал обліку проживаючих на поверсі» (містить

відомості, необхідні покоївкам  для проведення поточних прибиральних

робіт).

Ці форми рекомендуються для застосування готельними підприємствами

України незалежно від  підпорядкування та форми власності .

Інструкція визначає порядок  заповнення і використання форм документів під час розрахунків з громадянами  України, іноземцями та особами без  громадянства, що проживають у готелі і користуються готельними послугами, та ведення первинного обліку у готелі.

Інструкцією передбачено, що при застосуванні спеціалізованого програмного забезпечення для ведення  документообігу готель може використовувати  форми документів у електронному вигляді за умови збереження вхідних  даних обліку. При використанні готелем  сертифікованих і зареєстрованих комп’ютерних систем для розрахунків з громадянами  за надані готельні послуги, відповідно до законодавства про застосування РРО при розрахунках із споживачами  у сфері послуг, порядок використання форм звітності визначається готелем  самостійно. Інші додаткові відомості, необхідні для маркетингової  роботи готелю, можуть бути внесені  до загальнорекомендованих форм за рішенням адміністрації готелю.

Дизайн форм документів первинного обліку готель обирає самостійно на власний  розсуд. При цьому дизайн повинен  враховувати прикмети особистого фірмового  стилю готелю, елементи відомостей про мешканця та можливість як електронного, так і ручного заповнення документа. Якщо форма документа має, крім друкованого, ще й електронний варіант, обидва повинні бути витримані в єдиному  стилі.

Мета використання конкретної форми обумовлює процедуру виготовлення бланка цієї форми:

—        документи, які використовують для оформлення реєстрації та розрахунків з мешканцями, повинні бути виготовлені спеціалізованим  підприємством з урахуванням  вимог щодо якості та дизайну;

—        документи, які використовують тільки для внутрішнього обліку, можуть бути роздруковані безпосередньо  на підприємстві.

Відповідно до «Правил  користування готелями і надання  готельних послуг в Україні» номер (місце) в готелі «Дніпро» як і інших  готелях України надається громадянам за наявності паспорта чи документа, що його замінює (військовий квиток, посвідчення  водія), та заповненої «Анкети мешканця» (ф. № 1-Г). Громадянин, що прибув до готелю, заповнює «Анкету мешканця» в  одному примірнику на підставі документа, що засвідчує його особу, та передає  адміністратору разом з цим документом для реєстрації. Після реєстрації документ повертають власнику, а дані анкети заносять до картотеки. Анкети зберігаються у службі приймання  та розміщення готелю в період проживання громадянина у готелі та протягом місяця з моменту його вибуття  з готелю, після чого їх передають  до архіву, де зберігають протягом року, а потім знищують за актом. Анкети у картотеках розміщують в алфавітному  порядку.

Для зберігання анкет і  роботи з ними в службі приймання  та обслуговування готелю бажано створити дві картотеки: у першій зберігати  анкети на громадян, що проживають у  готелі; у другій — анкети громадян, які вибули з готелю.

Іноземних громадян та осіб без громадянства у готелях України  поселяють на загальних підставах  у разі пред’явлення національних паспортів іноземців або документів, що засвідчують їх особу (посвідчення  водія тощо). Вони заповнюють «Реєстраційну  картку» (ф. № 2-Г) та передають її адміністратору разом з документом, що засвідчує  особу іноземця, для реєстрації. Реєстраційна картка відображає відомості  двома мовами: українською та англійською. Реєстраційні картки зберігають протягом двох років, після чого разом з  «Журналом обліку іноземців та осіб без громадянства» (ф. № 6-Г) знищують за актом.

Після оформлення документів на проживання у готелі і оплати номера (місця) громадянину видають  « Візитну картку готелю» (ф. № 3-Г), яка надає йому право на отримання  ключів від номера та позачергове  обслуговування в підприємствах  сфери послуг, розміщених у готелі. На картці зазначаються обов’язкові  відомості: прізвище мешканця, номер  кімнати, термін проживання. Інші необхідні  відомості можуть бути внесені додатково  за рішенням адміністрації готелю. Заповнює візитну картку адміністратор  готелю на підставі анкети мешканця або  реєстраційної картки.

Оперативний облік готельних  послуг ведеться у «Журналі обліку громадян, які проживають у готелі» (ф. № 5-Г), «Журналі обліку іноземців, які  проживають у готелі» (ф. № 6-Г), «Відомості обліку руху номерів у готелі» (ф. № 9-Г), «Журналі осіб, які проживають на поверсі» (ф. № 10-Г).

«Журнал обліку громадян, які  проживають у готелі» (ф. № 5-Г) застосовують для обліку всіх осіб, що проживають у номерах готелю. Ведеться він  в одному примірнику адміністратором  на підставі анкет (ф. № 1-Г) та реєстраційних  карток (ф. № 2-Г).

«Журнал обліку іноземців, які  проживають у готелі» (ф. № 6-Г) також  ведеться в одному примірнику адміністратором  за формою, затвердженою МВС України, на підставі реєстраційних карток, паспортів та віз. Після закінчення журнал передається на зберігання до архіву готелю. Всі сторінки цього  журналу повинні бути пронумеровані, сам журнал скріплено печаткою і  підписом керівника готелю та зареєстровано  у канцелярії. Порядковий номер запису в журналі є номером реєстрації іноземного паспорта для готелів, яким надано право реєстрації національних документів, що посвідчують особу.

Для оперативного обліку звільнення і заселення номерів (місць) та проведення ремонтних робіт у номерах  черговим адміністратором щоденно  станом на 9 годину ранку заповнюється «Відомість обліку руху номерів у  готелі» (ф. № 9-Г).

Для оперативного обліку осіб, що проживають на поверсі, черговий на поверсі складає «Журнал осіб, які проживають на поверсі» (ф. № 10-Г), який містить відомості, необхідні  покоївкам для проведення поточних прибиральних робіт.

Як правило, оплата готельних  послуг здійснюється в перший день, тобто під час поселення мешканця (повністю або частково). Оплата готельних  послуг в останній день проживання також не є порушенням, оскільки термін і форма оплати за проживання встановлюються адміністрацією готелю.

При оплаті готельних послуг клієнту виписують «Рахунок» (ф. № 4-Г) у двох примірниках, перший з  яких видається громадянину, що проживає у готелі, а другий — здається до бухгалтерії. Форма № 4-Г застосовується при оформленні розрахунків з  громадянами за основні та додаткові  послуги, отримані у готелі, та використовується при будь-якій формі обробки первинних  документів (ручній, електронній) і  при будь-якому виді розрахунків (готівковому, безготівковому). Графа  «Послуги» цієї форми містить  перелік основних та додаткових послуг готелю,наданих мешканцю за звітний  період, та податків на ці послуги.

Сума до сплати розраховується щодобово згідно з переліком фактично отриманих послуг разом із сумами ПДВ та готельного збору. У рахунки  сума до сплати з ПДВ вписується у гривнях.

На підставі складених  рахунків ( ф. № 4-Г) касир складає  «Касовий звіт» (ф. № 8-Г) в одному примірнику. Графа «Вид платежу» цієї форми містить  перелік послуг готелю, наданих мешканцям  за звітний період. Звіт щоденно  здається до бухгалтерії разом з  другими примірниками рахунків (ф. № 4-Г), контрольною касовою стрічкою РРО та контрольною стрічкою терміналу  кредитних карток (у разі використання автоматизованого безготівкового розрахунку).

Адміністратор на підставі телеграм, телефонних дзвінків, листів, факсів, що надійшли до готелю на бронювання номерів, заповнює «Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів» (місць) (ф. № 7-Г). Юридичні особи заявки на бронювання номерів (місць) у готелі подають у вигляді гарантійного листа довільної форми, який підписує керівник та завіряє печаткою.

Якщо оплата вартості проживання здійснюється у момент поселення  в готелі, то сума валового доходу для  оподаткування прибутку та податкові  зобов’язання з ПДВ визначаються за податковий період на підставі звіту  касира. Якщо ж вартість готельних  послуг оплачується в останній день проживання, який припадає на наступний  податковий період, то обчислювати  валовий доход і податкові  зобов’язання з ПДВ необхідно  на підставі облікових документів, що підтверджують час проживання мешканця готелю протягом звітного податкового  періоду ( ф. № 5-Г, № 6-Г).

Управлінський документ підписує і затверджує керівник підприємства або посадова особа, що його заміщує, відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами (статут або положення  про структурний підрозділ, посадова інструкція, наказ про розподіл обов'язків  та ін.).

У підприємствах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує одна посадова особа — керівник підприємства (його заступник), або керівник структурного підрозділу.

Порядок підписання документів встановлюють наказом керівника підприємства, інструкцією з діловодства або стандартом підприємства.

Два або більше підписів ставлять тоді, коли за зміст документу відповідають кілька посадових осіб. Документи, які є підставою для приймання і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також ті, що змінюють кредитні і розрахункові

зобов'язання з іншими підприємствами, підписує керівник підприємства і головний бухгалтер (бухгалтер), а спільні документи кількох підприємств — керівники усіх підприємств.

Документи, які складає  комісія, підписують усі члени комісії; рішення (постанови, протоколи) колегіальних органів — голова і секретар.

Розпорядження, які видає  керівник колегіального органу на основі єдиноначальності, мають один підпис.

Право підпису розпорядчих документів у формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступнику керівника, керівникам структурних підрозділів. Документи, що затверджуються, (інструкції, положення, статути та ін.) підписує посадова особа, яка відповідальна за їх підготовку і складання.

 

3.1

У сучасних умовах для складання  документа використовують як звичайну мову, так і штучну, із застосуванням  нових носіїв ін-формації. Сьогодні частина документів обробляється за допомогою обчислювальної техніки, тому розрізняють такі документи:

 

*          машино-орієнтовані - пристосо-вані  для обробки даних засобами  обчислювальної техніки;

*          машиночитаємі - пристосовані для  автоматичного читання вміщеної в них інформації. Інформація

в документі відображена  кодом, а її пошук та видача здійснюється тільки машиною;

•          машинні - створені засобами обчислювальної техніки.

 

Сучасні вимоги до оформлення документів, зокрема організа-ційно-розпорядчих, зафіксовані в Державних стандартах [5-14]. К…ім того, у відповідності  з «Примірною інструкцією 3 діловодст-ва», затвердженою Постановою Кабінету Міністрів № 1153 від 14 жовтня 1997 р.[16], в державних установах та інших центральних і місцевих органах виконавчої влади визначається конкретний ком-плекс документів, передбачених номенклатурою справ та необхід-них і достатніх для документування їх діяльності.

 

Сучасні управлінські інформаційні системи – це головне джерело  здійснення автоматизованої діяльності органів державної влади. Вони базуються на інформаційних технологіях, які підвищують рівень та ефективність прийняття управлінських рішень. В якості яких розглядаються окремі документи та масиви документів різного рівня, у тому числі інформаційна система з організаційно упорядкованою сукупністю документів, інформаційних технологій та засобів обчислювальної техніки і зв'язку, що реалізують інформаційні процеси. Інформаційні технології-це сукупність методів, виробничих процесів та програмно-технічних засобів, об'єднаних у технологічний ланцюжок, що забезпечує виконання інформаційних процесів з метою підвищення їхньої надійності та оперативності і зниження трудомісткості ходу використання інформаційного процесу.

 

В сучасних умовах актуальним є впровадження автоматизованих  систем документообігу у підприємствах. При цьому виникає необхідність в аналізі економічної ефективності від впровадження даних систем.

Вадим Сокульський, комерційний  директор ТОВ «ПУЛ», вважає, що оцінити ефективність від впровадження автоматизованих систем документообігу у підприємствах можна за допомогою таких критеріїв:

• зниження вартості зберігання інформації, що прямо пропорційна  кількості документів і вартості зберігання одного документа;

• зниження часу (мається  на увазі вартість) пошуку і обробки  необхідної інформації (прямо пропорційне  кількості документів, що зберігаються);