інформація та документація на підприємстві

      - незалежні джерела - звіти, огляди, добірки і т.д., що публікуються різними науково-дослідними, інформаційними й іншими фірмами.

      Спостереження  найкраще підходить для пошукових  досліджень, тоді як опитування, один  з найбільш трудомістких  способів збору первинної інформації, найбільш зручний при проведенні  описових досліджень. Опитування  проводяться звичайно для виявлення  переваг клієнтів чи якості  асортименту наданих послуг. Це  дозволяє готельному господарстві  визначитися у виборі маркетингових  впливів.

   Опитуванням, спостереженням  й експериментами можуть займатися  агенти чи інші співробітники  готелю, що сполучають їхнє проведення  зі своєю основною роботою, чи ті, що займаються цим у спеціально виділений час.

     Для проведення  опитування готельне підприємство  може запросити тимчасових працівників.  Найчастіше запрошуються старшокласники  чи студенти, оскільки виконання  цієї роботи не вимагає особливої  кваліфікації.

     Іноді готель  запрошує для цієї мети фахівців, однак таке залучення повинно  бути добре продумано й обґрунтовано, тому що витрати на використання  фахівців повинні окупитися.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Значення документації в управлінні підприємством.

Згідно із Законом України « Про інформацію» джерелами інформації є передбачені або встановлені Законом носії інформації: документи та інші носії інформації, які являють собою матеріальні об'єкти, що зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи.

Поняття «документ» широко застосовується в усіх сферах діяльності. Його розуміють по-різному, в залежності від специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа.

На міжнародному рівні найбільш загально визнано визначення документа як запис інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. У відповідності зі стандарта-ми ІСО, інформація може бути записаною у будь-який спосіб фісування будь-яких відомостей, тобто за допомогою не тільки знакового письма, але й зображення, звуку тощо. Таке визначення дозволяє причислити до документа всі матеріальні об'єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві.

Виходячи з визначень  документа, які зафіксовані в  державних стандартах України, основними ознаками документа є:

• наявність інформації, яка має певний зміст;
• стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривале використання та зберігання документа;

• функціональна визначеність для передачі інформації у просторі та часі тобто для використання у соціальних комунікаційних каналах (наприклад, управлінський документ)

У період перебудови системи  управління документ виконує ряд  теоретичних функцій, які застосовуються у рамках наукових дисциплін документознавства  та архівоведення.

Кожний документ можна розділити на свої найпростіші складові частини (реквізити) і до кожної частини є правила найбільш правильного її написання та оформлення. Ці правила закріплені ДСТУ 4163-2003. Вимоги до оформлення документів також досить детально описані в системі документаційного забезпечення управління, оскільки в усіх документах можна виділити однакові складові частини (реквізити), вивчивши порядок складання та оформлення цих реквізитів (написання адреси, дат, грифів погодження, затвердження, порядок підписання та ін.). Дані вимоги встановлює ДСТУ 4163-2003.

 Одним документом оформлюється  тільки одноразова дія. Документи  виступають у тісній взаємодії  один з одним і утворюють  систему документації. Державний  стандарт дає визначення системи  документації як сукупності взаємопов'язаних  документів у визначеній сфері діяльності.

 Існують системи фінансової, первинної та облікової бухгалтерської документації бюджетних об'єктів і суб'єктів, обліково-грошової документації, організаційно-розпорядчої та ін. Таким чином, кожний управлінець повинен вміти вилучати і знати ту систему документації, з якою він працює. Наприклад, працівник відділу кадрів повинен знати і вміти складати та оформляти всі кадрові документи, а також контракти і трудові угоди. Але найбільш загальними є організаційно-розпорядчі документи, з якими доводиться мати справу будь-якому управлінцю. Сюди належать такі організаційні документи, як статут, положення, інструкції; розпорядчі документи-накази, розпорядження, вказівки, ухвали, рішення; інформаційно-довідкові акти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, а також найбільш масові види службових документів - листи, телеграми, телефонограми. Кожний вид названих документів має свої особливості в оформленні і викладі тексту, які неважко вивчити.

Порядок складання і оформлення документів та організація всіх етапів роботи з ними досить детально описані в нормативно-методичних документах. Пакет цих документів повинен бути у кожного суб'єкта чи об'єкта, а якщо вони великі - в кожному структурному підрозділі.

 Діловоди, які ведуть контроль за діяльністю об'єктів чи суб'єктів, повинні, перш за все, надати консультації, визначити, які повинні бути у суб'єкта чи об'єкта нормативно-методичні документи, за допомогою яких можна знайти відповідь на багато питань щодо складання, опрацювання, організації документів.

 Зазвичай пакет нормативно-методичних документів складається із двох частин. В першій частині повинні бути загальнодержавні нормативно-методичні документи, набір яких у повному обсязі повинен продаватися в архівних установах не тільки в центрі, але й на місцях. До цих документів належать:

- Державна система документаційного  забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення.

- Типова інструкція зі  справознавства в об'єктах та суб'єктах.

- Уніфіковані системи  документації. Система організаційно-розпорядчої  документації. Вимоги до оформлення  документів.

- Основні правила роботи  відомчих архівів.

- Перелік типових документів, які створюються в процесі діяльності держкомітетів, об'єктів, суб'єктів з визначенням термінів, їх зберігання.

Друга частина пакета формується із організаційних та нормативно-методичних документів самого суб'єкта. До нього  належать:

- Статут або положення  про об'єкт чи суб'єкт.

- Положення про структурний  підрозділ (якщо суб'єкт має розгалужену структуру).

- Посадові інструкції  працівників структурних підрозділів.

- Інструкція з ведення  справ даного суб'єкта.

- Номенклатура справ.

- Табель форм документів  структурних підрозділів або суб'єкта в цілому.

 Стосовно останніх  трьох документів інструкція  з діловодства повинна бути  конкретизована для даного суб'єкта  його прикладами, номенклатурою  справ та табелем форм документів  зі зразками документів, що можуть  бути розроблені на госпрозрахунковій  основі або складатися працівниками  місцевої архівної служби.

На підприємстві повинен  бути встановлений єдиний порядок (єдині  вимоги) щодо складання документів та роботи з ними. Цей порядок  може бути закріплений інструкцією  з діловодства (документального  забезпечення управління підприємством) або доведений до співробітників у вигляді спеціальних інструктажів, практичних занять і відповідати  критеріями оцінки якості документування систем управління .

Використання стандартів під час документування має на меті забезпечити юридичну силу документів, сприяти їхньому оперативному виконанню  з наступним використанням у довідкових та наукових цілях, створити передумови для автоматизованого оброблення інформації, що в них міститься, опе-ративного її пошуку, скоротити затрати праці та коштів на до-кументування та оброблення документів.

Враховуючи рекомендації стандартів, можна створити альбом (справу, файл) зразків документів, що найчастіше використовуються в практичній діяльності підприємства, які потім  будуть використовувати працівники підприємства.

Для документа є характеристикою  також стабільна матеріальна форма. Таким чином, документ становить собою єдність матеріальної форми і інформації, яка в ній зафіксована. Двоєдина природа документа - одна з його особливостей, відсутність будь-якої з цих двох складових знищує документ як такий.

Проект управлінського документа  має бути погоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або підприємств.

Виділяють дві форми погодження документів:

• внутрішнє (з підрозділами і посадовими особами підприємства);

• зовнішнє (з іншими підприємствами).

Внутрішнє погодження проекту  документа здійснюється у такій  послідовності: з функціональними, галузевими, територіальними підрозділами, дорадчими органами і, в разі потреби, з громадськими організаціями; з працівниками, відповідальними за розв'язання функціональних питань (головні, старші спеціалісти та ін.); з фінансовими підрозділами або головним бухгалтером (бухгалтером); з юридичною службою; службою документаційного забезпечення; із заступником голови колегіального органу або із заступником керівника підприємства.

Зовнішнє погодження залежно  від змісту документа здійснюється з:

• підпорядкованими і непідпорядкованими організаціями, коли останні виступають зобов'язаною стороною у правовідносинах, що виникають внаслідок видання правового акту, або коли зміст документу торкається їх безпосередніх інтересів;

• організаціями, що проводять  дослідження у галузі, якої стосується зміст документу;

• органами, що здійснюють державний  надвідомчий контроль (нагляд) з  певної галузі (санітарний, протипожежний  та ін.);

• вищими органами загальної  або галузевої компетенції —  у випадках, коли законодавством передбачається можливість здійснення управлінських  дій тільки з дозволу цих органів.

Зовнішнє погодження оформлюють грифом, довідкою, протоколом погодження або обговорення проекту документа, який затверджується керівництвом підприємства або рішенням колегіального органу.

Гриф погодження складається  із слова «ПОГОДЖЕНО», назви посадової  особи (включаючи назву підприємства), з якою документ погоджують, особистого підпису, його розшифрування і дати.

Внутрішнє погодження проекту  документа — це його візування.

Віза складається з  особистого підпису особи, що візує документ, розшифрування його і дати. У разі потреби зазначають також посаду особи, що візує документ.

Зауваження і доповнення до проекту документа викладають на окремому аркуші.

Якщо зауваження незначні за обсягом (один-два рядки), їх рекомендується викладати перед візою, наприклад: Пункт 3 вважаю за необхідне опустити, оскільки його зміст суперечить рішенню районної Ради народних депутатів від 05.04.2007. № 61. Начальник юридичного відділу Підпис О. Б. Федоров 06.06.2007.

Візи в разі погодження внутрішніх документів проставляють на останній сторінці першого примірника документа нижче від реквізиту  «підпис». Листи та інші вихідні документи візують на примірнику, який залишається у підприємстві.

У підприємстві доцільно розробити перелік найважливіших документів із зазначенням осіб, що візують кожен з них. Такий перелік складає начальник канцелярії (секретар) за участю юриста. Потім його погоджують з керівниками структурних підрозділів (відповідальними виконавцями) і затверджує керівник підприємства. У нього входять документи, візування яких передбачене нормативними та іншими актами, вказівками керівництва та ін.

Для підпису керівнику  передають тільки ті документи, що відправляють, зміст і значення яких виходять за межі компетенції керівників підрозділів, де їх було підготовлено. Слід прагнути до того, щоб значну частину документів, які відправляють, підписували від імені підприємства керівники структурних підрозділів. Деякі документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть підписувати виконавці, якщо порушені в них питання не виходять за межі їхньої компетенції, згідно з посадовими інструкціями та іншими документами. Такий порядок дає змогу вивільнити керівника від потреби приймати участь у вирішенні конкретних завдань, поставлених перед окремими підрозділами або виконавцями, підвищує їх відповідальність за якість прийнятих рішень, створює умови для об'єктивної оцінки здібностей працівників і більш обґрунтованого контролю їхньої діяльності, відповідає принципу делегування повноважень.

Керівники ряду підприємств підписують від 5 до 15 % загальної кількості документів, що відправляють. Основне листування на цих підприємствах здійснюють безпосередньо структурні підрозділи і відповідні документи підписують їхні керівники.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Діловодство на підприємстві

 

У процесі адміністративної та господарської діяльності підприємств  виникає необхідність у складанні  ряду документів. Робота з документами  займає 45–70% робочого часу керівників та спеціалістів підприємств сфери  обслуговування.

Діловодство — це діяльність, яка охоплює питання документування та роботи з документами при виконанні управлінських функцій і включає всі види робіт з оформлення, виготовлення документів, оброблення вхідних та вихідних документів, контролю за їх виконанням.

До діловодства відносять документування процесу управління, документаційне забезпечення, роботу з готовими документами, які створені в даній установі або отримані ззовні.

Діловодство в організації встановлює загальні правила документування управлінської діяльності в структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву.