інформація та документація на підприємстві

Стандартними  модулями підсистеми управління фінансами, які реалізують функції, є головна  книга (фінансовий облік), рахунку до одержання, багатовалютність основних коштів, консолідація.

Управлінський облік основного призначення, система  фінансових планів і бюджетів, управління рухом грошових коштів, розподіл витрат, облік витрат, калькуляція собівартості, фінансові звіти.

В управління обслуговуванням готелю «Славутич» входять:

1. Підготовка до поселення. Формування номерного фонду з урахуванням реквізитів кожного номера, контроль за станом номера, історія зміни реквізитів номера, розмежування прав доступу користувачів до редагування і перегляду документів, архівів і довідників, протоколювання змін документів системи.

2. Управління поселенням: аналіз номерного фонду на певний період, бронювання номерів, реєстрація гостей, поселення гостей. Перегляд карти розміщення.

3. Облік наданих послуг: настроювання довільних програм розрахунку тарифів на послуги, типова специфікація послуг, історія цін на послуги, кількісний облік наданих послуг у розрізі матеріально відповідальних осіб, автоматичне формування рахунків до одержання та актів виконаних робіт, автоматичний облік телефонних переговорів.

4. Облік взаєморозрахунків з контрагентами: оперативний контроль взаєморозрахунків, аналіз документів, формування вимоги на погашення дебіторської заборгованості.

Модуль  «Управління додатковими послугами» управляє всіма додатковими послугами, що пропонує готель.

Модуль  «Управління запасами» включає  облік запасів по партіях і  довільних характеристиках (атрибутах), оцінку запасів за методом середніх цін, FIFO, LIFO, обліковими цінами, останніх закупівель, інвентаризацію і переоцінку запасів тощо.

Підмодуль «штрих-коди». Деякі українські готелі пропонують для впровадження модуль «штрих-коди», що зменшує витрати  і збільшує оборот, дозволяє ефективно  відслідковувати, що надійшло на склад  і що відправлено на надання послуг, скільки товару залишилося на складі, а також дає можливість прогнозувати товаропотоки.

У даній  системі основний акцент робиться на підтримці необхідної для надання  послуг кількості матеріалів і комплектуючих. Велику важливість має використання інформації про постачальників, споживачів і процеси надання послуг для  управління матеріалопотоками. Поточний стан запасів відбивається у відповідних  таблицях бази даних із вказівкою  щодо необхідних характеристик облікових  одиниць. За допомогою використання штрих-кодів разом із сучасними  автоматизованими IT управління запасами стає більш ефективним, і кожний, хто відповідає за управління запасами, може в реальному часі побачити стан і рух матеріалопотоків у готелі, а також здійснити необхідні у даній ситуації дії.

Сталою  тенденцією останніх років розвитку міжнародної готельної індустрії  стало активне використання готельних  систем оптимізації прибутку (систем управління тарифами). Підприємства, що активно застосовують такі системи, одержують істотну конкурентну  перевагу і досягають помітного  збільшення доходів. Ця система працює в реальному часі, аналізує отриману від системи управління готелем  інформацію (тенденції бронювання, сезонні коливання, динаміку попередніх днів тощо) враховує специфіку сегментів  ринку і проведені зміни у  ціноутворенні, управлінні тарифами і  встановленні правил бронювання. Рекомендації стосуються як стратегії комерційної політики готелю в середній і довгостроковій перспективі, так і щоденних дій відділів бронювання, продажів і розміщення готелів. Модуль дозволяє проводити оцінку кожної заявки на розміщення груп і приватних гостей з метою визначення оптимальних умов, вимог і обмежень для даного бронювання. При експлуатації модуль оптимізації прибутку дозволяє збільшити доходи готельного комплексу на 4–8%. Він показує ключові параметри діяльності готелю для різних керівників, у тому числі, для головного менеджера:

– загальна тенденція бізнесу готелю;

– віддача від проведених заходів;

– напрямок сконцентрованих зусиль для підвищення прибутковості;

– цінова політика.

Модуль  оптимізації прибутку складається з таких підмодулів: «Управління доходами», «Ціноутворення», «Прогнозування».

Будь-яка  автоматизована «IT» набудовується  на різні технології роботи готелів  і дозволяє враховувати самі прискіпливі  вимоги. Разом з тим, системи приносять у готель світову практику управління і контролю. Результатом впровадження будь-якої автоматизованої  IT управління в готелі є підвищення ефективності роботи, високий рівень сервісу для гостей і суворий фінансовий контроль. Модульність та інтеграція IT дозволяє нарощувати їхню функціональність зі зміною потреб готельного комплексу.

Комплексний взаємозв'язок програмних модулів підвищує якість взаємодії готельних служб  і відділів і рятує від необхідності подвійного введення інформації.

Системи управління продажами готелю «Славутич». Це сучасний підхід до управління відділом продажів і вирішення завдань з організації і проведення заходів у готелі, що ефективно управляє діяльністю комерційного відділу готелю, здійснює групові продажі, аналізує прибутковість заявок, що надходять, формує цінову політику, складає контракти і контролює їхнє виконання, здійснює бронювання, продаж і оренду конференц-приміщень, допомагає організовувати банкети і заходи. Вона сприяє збільшенню продажів при істотній економії ресурсів і часу. Створення пакета необхідних послуг для клієнтів при організації заходів різного характеру відбувається за лічені хвилини – користувач має доступ до необмеженої кількості категорій імен, описів, опцій. А інвентарний модуль здійснює чіткий контроль за додатковими послугами та обладнанням та пропонує інформацію про наявність кожного виду обладнання в будь-який час і день.

Функціональний  блок управління документацією зберігає та організує роботу з документами, відправленими клієнтами. Сучасні IT управління готельним комплексам працюють на базі операційної системи Windows NT і СУБД MS SQL Server. Вони мають «відкриту архітектуру», що надає системі великої гнучкості, легкості у використанні і великі можливості інтеграції з зовнішніми програмами. Сучасні АІТ працюють не тільки в локальній мережі готелю, але і мають можливість підключення і роботи в глобальній мережі Інтернет. Спеціальний модуль системи (ART, Automated Request Tools), (Автоматизовані Інструменти Бронювання) виконаний за принципом (ASP, application service provice provider) і функціонує на будь-якому комп'ютері, підключеному до мережі Інтернет. Модуль ART дозволяє клієнтам готелю самостійно в реальному режимі часу через Інтернет здійснювати бронювання номерів, конференц-приміщень і передавати заявки на проведення заходів. Модуль включає такі системи: «Обмін даних», «Конфігурація», «Клієнти», «Туристичні агентства», «Рахунок до одержання», «Продаж», «Управління тарифами», «Центральне бронювання».

 На  сьогоднішній день практично  кожен готель з ланцюгів «Sheraton»,  «Hyatt», «Inter-Continental», «Kempinski», «Best Western», «Ramada», «Choice International» та  ін. мають виділений канал зв'язку  з «GDS» (системи Amadeus, Galileo, Sabre, Worldspan). Такий зв'язок дає можливість  об'єднати систему розподілу номерного  фонду із системами управління  готелів.

Переваги  тут у тому, що це дозволяє не тільки в реальному режимі часу приймати заявки і передавати підтвердження бронювання, але і дає готельному комплексі можливість проводити гнучку маркетингову і цінову політику, досягаючи максимальної прибутковості від кожної отриманої заявки. Створювати високоефективну стратегію продажів номерного фонду, що базується на аналізі тенденцій і взаємодій на ринку, готель має можливість, контролюючи умови реалізації своїх номерів (мінімальний тариф і тривалість проживання гостя, обмеження на кількість продаваних номерів по типах, вимоги, гарантії заявок, передоплату тощо), приводячи їх у відповідність з кон'юнктурою ринків у тих або інших географічний регіонах. У такий спосіб готель одержує максимально можливу віддачу від кожного сегменту ринку.

Ефективність  досягається й у відділі збуту, про що свідчить підвищення продажів на 50% і зменшення вартості ліквідних  угод на 15%.

Ефективність  для виробничого відділу –  це скорочення часу технологічного циклу  на 20% або зниження товарних запасів  на 5%.

Ефективність  і матеріальні вигоди від впровадження нового бухгалтерського модуля полягають  скороченні термінів пересилання платіжних  документів, прискоренні поточних розрахунків  тощо.

Ефективність  досягається за допомогою впровадження нового покоління АІТ готельних систем, що створюють своєрідну інтерактивну інформаційну базу по готелях ланцюга, інтегровану з електронними системами бронювання. Запит кінцевого клієнта щодо готельних послуг автоматично обробляється з урахуванням його індивідуальних переваг, дозволяючи миттєво скласти оптимальну пропозицію, і з великою ймовірністю забезпечення позитивної реакції клієнта і наступне здійснення бронювання.

Однією  з проблем готельного комплексу при високому завантаженні номерного фонду стало завдання реалізації попередньо заброньованих, але незадовго до прибуття гостя анульованих заявок. Для мінімізації можливих втрат, у таких ситуаціях готель змушений вдаватися до перебронювання номерного фонду, що може привести до складностей, якщо відсоток пере-бронювання розрахований неправильно. Уданому випадку на допомогу знов-таки приходять інформаційні технології, що дають можливість оперативно виставляти на продаж останні наявні номери за цінами, що явно користуються попитом (функція Last Room Availability). Якщо раніше готелю було потрібно заздалегідь блокувати і передавати до сервера бронювання визначені «пули» номерів і нести ризик з їхніх недопродажів або перепродажів без можливості оперативного реагування на ситуацію, що змінюється, то сьогодні з використанням сучасних інформаційних засобів готель здатний на постійній основі підтримувати в серверах бронювання реальну картину стану свого номерного фонду, крім небезпеки його перепродажу.

Перевагою перед незалежними готелями є  об'єднання інформаційних і управлінських  ресурсів окремих готелів у єдиний інформаційний простір. Збір і аналіз інформації тісно пов'язані із системами  центрального інформаційного забезпечення. Така система надає величезні можливості щодо збору та аналізу даних. Дані про заявки гостей, тарифи, за якими гості проживають, їхні переваги і побажання автоматично із системи управління одного готелю передаються до іншого готелю. Створюється єдина інформаційна база, що являє собою наймогутніший інструмент для аналізу ринку та ефективного маркетингу готельних послуг. Один раз заведена історія гостя може бути доступна менеджеру з будь-якого готелю ланцюга, а також на корпоративному рівні. Можна одержати статистику про кількість заїздів (не заїздів) і про загальний доход від проживання будь-якого гостя. Нове покоління систем дозволяє навіть зберігати електронні фотографії і зразки підписів своїх гостей.

Маркетинг у готельній індустрії набуває  нового відтінку. Тепер це не лише пошук  нових клієнтів, але і робота з  людьми, що уже коли-небудь зупинялися в готелі. На сьогоднішній день практично кожен готельний ланцюг пропонує програму заохочення постійних клієнтів. А сучасні інформаційні засоби надають директорам з продажів і маркетингу готелів можливості для ефективного управління такими програмами.

Надання виняткового сервісу стає цілком реальним. Нові завдання, нові можливості інтеграції баз даних, інформаційний  аналіз, двосторонній зв'язок з міжнародними системами бронювання і управління і є остаточною моделлю інформаційних  готельних технологій.

 

2.2 Перелік та характеристика основних документів що використовуються в готелі «Дніпро»

 

Документаційне забезпечення управління в ВАТ «Готель«Дніпро»  здійснюється Загальним відділом. Організація  роботи з документами в готелі включає в себе раціональний документообіг, створення інформаційно-пошукових систем у документах, підготовку документів і передачу у відомчий архів. Склад документів в організації залежить від:

•          порядку прийняття рішення (єдиноначальність або колегіаль-ність);

•         обсягів і характеру взаємозв’язків в організації;

•          характеру взаємостосунків з  іншими організаціями та держа-вними органами.

У документаційному забезпеченні компанії виділяють три групи  документів:

- Вступники (вхідні);

- Відправляються (вихідні);

- Внутрішні.

Стабільне збільшення обсягу документообігу пов'язано, перш за все, з розширенням організаційної структури компанії за рахунок розширення сфери діяльності, утворення нових  управлінь, відділів, збільшення кількості  філій, постійним зростанням кількості  працівників. Найбільш поширеною вхідною  кореспонденцією є листи з  питань ділового співробітництва. Надходить велика кількість листів з питань проведення різноманітних нарад конференцій. З філій, крім службових листів, регулярно надходять документи, що містять інформацію щодо кон'юнктури ринку, звіти про виконану роботу. Вихідні документи, що створюються в процесі діяльності підприємства, оформлюються на бланках і мають встановлений склад і порядок розташування реквізитів. 

Внутрішні документи готелю за формами і  призначенням можна розділити на 3 групи:

- Організаційні документи, які регламентують діяльність підприємства (Статут, Положення про відділи, інструкції тощо);

- Розпорядчі документи, що видаються Генеральним директором, його заступниками та керівниками структурних підрозділів;

- Інформаційно-довідкові документи, створювані для вирішення оперативних питань (доповідні і службові записки, акти, довідки тощо).

Внутрішні документи в готелю «Дніпро» оформлюються на папері формату А4 з відтворенням таких реквізитів: 

• назва підприємства, 
• назва підрозділу,
• виду документа,
• місця складання,
• дати і номера.