Выставка как специальное событие в рамках PR-деятельности

     Так как происходит снижение спроса по объективным причинам и обретается категория постоянных пользователей  данного товара, наилучшим рекламным  ходом будет модернизация, обновление ассортимента предлагаемых услуг.

     Данные  временные рамки нами были взяты  из соображений, что на первом этапе  публика не знакома с продуктом, именно поэтому главной задачей  в течение определенного периода  времени является ознакомление ее с журналом, затем нами запланированы более подробные ознакомительные мероприятия, рассчитанные непосредственно на целевую аудиторию.

     Последние два мероприятия могут проводиться  периодически попеременно, так как  третье мероприятие преследует цель привлечения новых клиентов; а четвертое мероприятие – поддерживание отношений с постоянной клиентской базой.

     Финансовым  обеспечением РR-кампании (бюджет) и  источниками расходов и источники доходов предположительно будут, является спонсоры, которые будут активно рекламироваться при проведении акций и мероприятий.

     Ожидаемыми  результатами данной РR-кампании и методами её оценки предположительно будут:

1. оценка подготовки проекта;
2. оценка реализации проекта;
3. оценка воздействия проекта.

     После проведения всех трех этапов оценки данной РR-кампании возможным является составление плана пересмотра программы (см. приложение №1) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.4 Проведение выставки, посвященной открытию  магазина Dior в г. Санкт-Петербург

     В процессе реализации PR-проекта по продвижению магазина брендовой одежды Dior в Санкт Петерубрге предполагается проведение выставки на территории здания Манежа кадетского корпуса.

     Каждый  выставочный проект в ходе подготовки «обрастает» огромным количеством  документации, которая стандартна по своей структуре для каждой выставки. Т. о., подготовка и реализация проекта может быть представлена в виде организационного плана. Организационный план - эффективный инструмент организации и контроля отдельных этапов подготовки выставки.

     Временные рамки реализации плана подготовки и проведения выставки очень эластичны (от 2 мес, до 2 лет в зависимости от типа и масштаба выставки).

     Организационный план выставочного проекта «делит»  время подготовки и проведения выставки на 3 этапа:

     1. подготовительный этап

     2. «запуск» выставки «финишная прямая» - проведение выставки

     3. подведение итогов выставки

     Каждому из этапов соответствуют свои организационные  мероприятия и документы рекламного и информационного обеспечения.

     Для первого раза проведения выставки имеет  смысл арендовать не очень большую и, следовательно, дорогую площадку.

     Исходя  из этих всех факторов выбираем время  проведения выставки - начало февраля, для того чтобы не пересекаться со схожими по тематике выставками.

     Особое  внимание при разработке концепции  следует уделить названию и классификатору выставки. Название должно быть точным, интернациональным, юридически чистым, Классификатор выставки должен точно определять ее тип. Лучше воспользоваться общепринятыми классификаторами. Выставка должна быть «прозрачной». В ее названии, номенклатуре, сроках, продолжительности не должно быть пересечений и искажений, дезориентирующих участников и посетителей. Название выставочного проекта –Dior Fashion House.

     Тематика  выставки:

     - Брендовая одежда

     - Аксессуары

     План  выставки

     Дополнительные мероприятия

     рекламное обеспечение

     инфраструктурное  обеспечение

     Документ, разработанный по такому плану, является «сеткой» для составления сметы  выставки и анализа коммерческой состоятельности проекта, презентации  и «обкатки» проекта вне компании и его практической реализации подразделениями внутри.

     Договор на проведение выставки заключается с ОOО «ELBAGROUP», на даты 15-18 марта.

     Три дня выставки – выходные, таким  образом планируется привлечь большее количество посетителей.

     Застройку стендов выставки имеет смысл доверить генеральному застройщику, т.к. они работают на данной площадке не первый год и хорошо себя зарекомендовали на других выставках.

     Состав  организационного комитета: директор выставки, заместитель директора  выставки, технический директор, менеджер по связям с общественность, бухгалтер, водители и курьеры.

     Рекламная продукция и полиграфия: визитки, пригласительные билеты, каталог  выставки, рекламные буклеты, сайт, фирменные бланки, бэйджи, заявки на ввоз/вывоз оборудования, участия  в выставке, баннеры.

     Заявочная документация представляет собой бланк  заявки-договора на участие в выставке, который служит основанием для выставления  счета-фактуры экспоненту. Содержит условия участия в выставке, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором.

     Целесообразно включать в пакет заявочной документации сразу все дополнительные заявки и приложения, а также технические  требования к материалам:

     - тематический рубрикатор

     - классификатор продукции, представляемой экспонентом (для формирования систем поиска товаров)

     - информация/реклама в каталог  выставки, надпись на фризе стенда

     - потребность в конференц-залах,  сценической площадке, др.

     - служебных и инфраструктурных  помещениях и услугах

     Для эффективного привлечения экспонентов и посетителей необходимо провести ряд мероприятий.

     Определение клиентской базы, формирование библиотеки информационных источников по проекту, базы VIP. База данных по клиентам. Источники  для формирования «фирменной» клиентской базы электронные и печатные базы данных по отраслям, «ведомственные» базы данных (министерства, союзы, объединения, торгпредства и т д.) Интернет и др. Путем «сканирования» периодической печати, изучения маркетинговых исследований по рынку, а также используя бизнес-справки консалтинговых агентств, можно создать отдельные базы данных, с которыми необходима «точечная работа». Особую трудность составляет проверка баз данных, их структуризация и приведение в функциональный, удобный для работы, вид.

     Управление базами должно производиться менеджером с соответствующим профильным образованием, тем более что успех работы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и от умения правильно пользоваться ресурсами системы Интернет, и от степени «обработки» данных базы (ее детализации), подготовки адресных массивов и т. д.

     Существуют  отечественные разработки в области  создания и поддержки специализированной справочно-адресной системы выставочных  организаций.

     Разработать рекламную компанию. Привлечь СМИ (теле, радио, печатные и Интернет) для информационной поддержки. Соответственно, подготовить пресс-релизы и рекламные макеты различных размеров и вариантов. Подготовить и сдать в печать в выбранную типографию рекламной продукции.

     Разработка  индивидуальных и спонсорских программ. Для крупных компаний, банков и СМИ организаторы выставок предлагают детализированный пакет участия в выставке (иначе «спонсорский пакет»), который включает максимальный набор рекламных инструментов Участи экспонента в выставке по индивидуальной программе способно принести значительные дополнительные финансовые поступления организаторам выставки, но требует большой организационной работы менеджеров компании.

     Индивидуальная (спонсорская) программа включает презентацию  сильных/уникальных сторон выставки и ее проектов, а также детализацию рекламных инструментов, предоставляемых экспоненту (спонсору) организаторами выставки, рекламные возможности участия в выставке, участия в деловой программе возможности участия в рекламной кампании в СМИ возможности рекламных носителей выставки (полиграфия наружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты и презентационные программы).

     В нашем случае для спонсоров можно  предложить – размещение баннеров на территории выставки, аккредитация промоутеров, размещение дополнительных стоек, размещение логотипа на рекламной продукции выставки, упоминание спонсора в анонсах выставки в СМИ, организация дополнительных мероприятий в рамках выставки.

     Работа  на профильных и смежных конкурентных выставках по продвижению выставки. Обязательно посещать выставки схожей тематики в крупных городах для привлечения экспонентов.

     Непосредственно на выставке возникает очень много  вопросов и моментов. Конечно, максимально их необходимо продумать заранее, чтобы на самой выставке не отвлекаться по мелочам, а всецело сосредоточиться на работе с экспонентами.

     Прямо перед выставкой (будем уже считать  этот период в рамках проведения выставки) необходимо еще раз проверить  экспозиционный план и сверить его  с генеральным застройщиком, перед застройкой выставки.

     Также проверить застройку отдельных  стендов, при необходимости внести корректировки и связаться с  экспонентами.

     Проверка  оплат экспонентов, составление  списка должников, работа с ними на выставке.

     Организация работы информационных стендов на выставке, обеспечение их информацией и рекламной и полиграфической продукцией. Оснащение стенда.

     Проверка  готовности рекламной и полиграфической  продукции, при необходимости оперативный  заказ недостающих материалов.

     Оформление  выставочного комплекса изнутри и снаружи, символикой мероприятия. Баннеры и стойки при входе, внутри.

     Организация навигации по выставке – размещение указателей и надписей.

     Проведение  пресс-конференции, посвященной открытию выставки, других РR акций, работа со СМИ.

     Формирование  папок экспонентов, пресс-наборов  для распространения на выставке.

     Инструктаж  наемного персонала на выставке, распределение  обязанностей: работников информационных стендов, координаторов, промоутеров, технического персонала и т.д.

     Проведение анкетирования и опросов экспонентов и посетителей выставки. Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам: правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для международного признания выставочного проекта, данные статистических исследований служат для организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий, данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т.д.), маркетинговые обзоры по рынку коммерческая информация для экспонентов и возможность ее получения на выставке повышает привлекательность последней, динамика маркетинговой информации за ряд лет дает представление о новых тенденциях рынка, а, следовательно, новых потенциальных разделах выставки и ее деловой программы. Объектом исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты для каждой группы разрабатывается свой тип анкет. В международных организациях и союзах существуют жесткие требования к правилам и формам регистрации посетителей, поэтому при разработке анкет регистрационный блок (география респондентов сектор экономики, полномочия, функции и т. д.). Также в анкету можно включить вопросы касающиеся следующих оценок:

     - цели участия в выставке,

     - оценка выставки (экспозиции, деловой  программы, организации и инфраструктуры), основные каналы информирования  о выставке

     - оправдание результатов и ориентация  на участие в следующей выставке

     Статистические  исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных  форм) в регистрационном центре (вручную  либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет приглашения, буклеты и билеты с отрывным купоном, выдача бэйджа на постоянное посещение выставки, выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции. В нашем случае предусмотрены анкеты для посетителей, которые раздают промоутеры, анкеты снабжены номерами, которые участвуют в розыгрыше призов. Более краткие анкеты предусмотрены на пригласительных билетах, в виде отрывных купонов. Анкетирование экспонентов и потенциальных экспонентов происходит путем индивидуальных бесед.