Презентационные праздники организации

      Разработка  сценария презентации включает в себя:

      • определение целей, на достижение которых направлено проведение презентации;

      • изучение информации о компании-заказчике (история, структура, достижения);

      • изучение информации о представляемом продукте (аналоги, потребительская ценность, отличия, исторический контекст);

      • формирование и разработка оригинальной идеи;

      • определение художественных и технических потребностей;

      • написание оригинальных текстов ;

      • разработку последовательности и продолжительности фрагментов презентации;

      • разработку связок и переходов между эпизодами мероприятия;

      • обеспечение композиционного и стилистического единства.

      В ходе организации презентации основные усилия необходимо направить на:

      • выявление целевой аудитории (изготовление приглашений, рассылка);

      • подбор места проведения презентации (ресторан, банкетный зал, теплоход, загородная поляна, дом отдыха, конференц-зал, особняк, спортивный центр, бизнес центр или др.);

      • аренду места проведения презентации (проведение переговоров, определение технических требований, составление и заключение договора, контроль за исполнением);

      • оформление помещения (выезд дизайнера, составление и согласование дизайн-макета, контроль за исполнением);

      • техническое обеспечение (разработка и составление технического задания на презентационное оборудование, контроль за исполнением);

      • организацию фуршета (составление меню, контроль за исполнением, закупка и доставка алкогольных напитков);

      • разработку развлекательной программы презентации (формирование, подбор исполнителей, проведение переговоров, согласование технических райдеров, контроль за исполнением);

      • приглашение звезд эстрады (проведение переговоров, согласование технических райдеров, контроль за исполнением);

      • приглашение ведущего (подбор, проведение переговоров, контроль за исполнением);

      • режиссерско-постановочные работы (реализация сценарных разработок, постановка исполнительских задач, проведение репетиций, режиссерское сопровождение и координация);

      • организацию фото и видеосъемки (разработка и составление технического задания, контроль за исполнением);

      •  организационное сопровождение в день презентации (проведение инструктажа, координация работы всех служб, встреча и размещение артистов, тотальный контроль).

      Презентация — это своеобразный PR–ход, мощный прием воздействия на партнеров, потенциальных клиентов и коллег. Крупные компании их применяют с целью поддержания соответствующего имиджа и захвата новых рынков. Перспективные компании — с целью заявить о себе. Презентация — это блестящий повод рассказать о достижениях потенциальным партнерам и клиентам. С помощью грамотно выстроенной презентации можно подкорректировать либо закрепить имидж успешной и надежной компании, представить новый продукт, заявить о компании на новом рынке. Зрелищная сторона мероприятия способствует созданию впечатления значимости и глобальности.

      Поводов для презентации много: открытие филиала, магазина; запуск нового оборудования; представление нового продукта; продвижение новых проектов и т.д. Презентация включает в себя два основных компонента, требующих особого внимания: информационная часть и неформальное общение гостей. Наполнение презентации зависит от цели, повода мероприятия и от бюджета компании.

 

ГЛАВА II ОСОБЕННОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИОННЫХ ПРАЗДНИКОВ КОМПАНИИ

2.1 Сущность использования презентационных праздников компаниями

 

      В настоящее время директора компаний и фирм стали заботиться о коллективе, моральном облике сотрудников. Влияние западной культуры плавно и в соответствии с российским менталитетом  воплощалось в жизнь. Стало необычайно популярным определение миссии компании, путей достижения цели. В связи с этим организация праздников, презентаций, участия в выставках и т.п. стала неотъемлемой частью корпоративной культуры наряду с офисным стилем одежды. Это продиктовало необходимость возникновения мастерских праздника. Начало было положено организацией vip-вечеринок с оригинальным хорошо продуманным сценарием. На них приглашались не сотрудники, а владельцы конкурирующих фирм, партнеры существующие и потенциальные. Event-агентства должны осуществлять весь цикл работ, включая креативные разработки, профессиональное ведение, организационная работа с прессой, праздничное (торжественное) оформление, организация фуршета, банкета, решение всех организационных  вопросов.

      Подготовка  каждого мероприятия ― это всего лишь выполнение ранее запланированного по существующему календарному плану. Она состоит из нескольких этапов:

      1. Формирование рабочей группы.

      2. Расстановка сил и определение  возможностей.

      3. Утверждение сметы и подготовка  приказа по предприятию, в котором  указаны задачи отдельных служб и подразделений.

      4. Разработка и написание сценария. Обсуждение с рабочей группой  режиссерского сценария.

      5. Составление технологической карты  мероприятия (место, время, количество  участников).

      6. Разработка, изготовление атрибутики.

      7. Подготовка декораций, костюмов (если требуется), реквизита.

      8. Проведение 1-2 необходимых репетиции.

      Атрибутика  ― это набор необходимых элементов оформления каждого мероприятия. Сюда входят:

      ― предварительная реклама события (может быть с элементом интриги, розыгрыша);

      ― заблаговременное приглашение зрителей, почетных гостей, если они предусмотрены, представителей СМИ;

      ― оформление места проведения праздника;

      ― встреча и сопровождение гостей, администрирование, служба протокола, конферанс;

      ― музыкальное оформление;

      ― специально организованный свет;

      ― костюмы и грим участников;

      ― призы и дипломы победителям, участникам (в случае, если праздник носит характер соревнования);

      ― угощение (чаепитие, кофе, фуршет или банкет);

      ― случае приглашения СМИ ― контроль выхода соответствующих материалов [13; с. 54].

      Приобретенный опыт привлекаемых профессионалов из event-агентств для организации презентационных  праздников можно назвать колоссальным: имелась возможность познакомиться  со всеми видами организации рекламных услуг ― размещение наружной рекламы, проведение акций, работа с прессой, заказ полиграфической продукции, креативные разработки и т.п. К услугам клиента предоставляются электронная база по сценаристам и режиссерам; видео материалы по артистам, музыкальным группам, танцевальным и цирковым коллективам, ведущим, промоутерам, официантам; подготовка фейерверков, предложения по меню и многое другое. К тому же здесь, кроме менеджера, вашим торжеством будет заниматься координатор проекта.

      Основные статьи расходов при проведении презентационных праздников включают планирование мероприятия, подбор исполнителей, организация, координация и контроль, а также написание сценария, режиссура и постановка, прокат музыкального и светового оборудования, оформительские работы и т.д.

2.2 Примеры реализованных  презентационных  праздников

 

      Вот уже на протяжение нескольких лет известный финский производитель мобильных телефонов «Nokia» проводит в Москве и Санкт-Петербурге крупный музыкальный фестиваль, который, несомненно, можно воспринимать в качестве презентационного. Это бесплатное мероприятие, на которое приглашаются лучшие силы саунд- и видеоарта, имеющие «непопсовую» репутацию. Причем, не только российские, но, что более важно, европейские звезды интеллектуальной музыки. Это мероприятие быстро стало известным настолько, что целевая аудитория компании ― молодые люди среднего достатка с высшим образованием ― стали с нетерпением ждать каждого нового фестиваля, в Интернете появились фанатские сайты, а любое уважающее себя развлекательное СМИ уже не может не отписаться об этом событии. Конечно, не каждое подобное действие будет настолько успешным, но в данном случае налицо профессиональный маркетинговый подход в сочетании с глубоким изучением потребностей целевой аудитории.

      Другой  хороший пример того, как удачно специальное мероприятие может  повлиять на внешний имидж марки, это хорошо известная уличная  акция крупного американского производителя  шоколадного батончика «Snikers Urbania». Этот фестиваль эволюционировал от уличного баскетбольного чемпионата с известным спонсором в ежегодный праздник подростков, слушающих рэп и хип-хоп, тяготеющих к здоровому и активному образу жизни.

      В качестве примера также можно привести недавно прошедшую в Нью-Йорке презентацию женского нижнего белья. Местом проведения мероприятия был выбран Музей Искусств «Chelsea» в одном из самых престижных районов Нью-Йорка ― Манхэттене.  Модели в изделиях из «Ambrielle collection» позировали как натурщицы, копируя женщин на портретах. Помимо классики, были представлены образцы работ начинающих художников. Новый, нестандартный подход, который был грамотно выбран для проведения презентации проекта, действительно поразил всех присутствующих на мероприятии. Благодаря грамотной работе  пиарщиков, журналисты, приглашенные на мероприятие, были приятно удивлены вариантом воплощения необычной идеи  в жизнь. Информация о прошедшей презентации новой серии нательного белья в Нью-Йорке разлетелась в прессе молниеносно.

      ОАО «Золотой Урал» ― уральский пивоваренный завод, основанный в Челябинске в 1969 году. С 1999 года предприятие находится под управлением скандинавского холдинга Baltic Beverages Holding (BBH), на долю которого приходится около 33 % пивного рынка России. Проводимая BBH 1999 по 2003 реконструкция завода позволила увеличить производственные мощности в два раза и стать одним из 15 крупнейших заводов России и СНГ.

      PR-кампания  планировалась в условиях жесткой  конкуренции на Уральском пивном  рынке, полной смены топ-менеджмента пивоваренного завода «Золотой Урал» и отсутствия PR-отдела (соответственно, при отсутствии связей с общественностью и со СМИ). «Золотой Урал» не рассматривался в регионе ни как значимое предприятие, ни как успешный бренд. Местной общественностью завод продолжал восприниматься, как старое предприятие с пережитками советского прошлого как в технологическом процессе, так и в менеджменте.

      Цели  и задачи:

      • GR: активная работа с политической элитой и официальными лицами Уральского региона  по представлению нового руководства завода «Золотой Урал» и продвижению проекта.

      • Подготовка местных СМИ и общественности к запуску завода, продвижение  бренда «Золотой Урал» путем организации  «информационного шума».

      • Продвижение модернизированного завода и бренда «Золотой Урал» посредством закрепления в сознании потребителей четкой ассоциации «Золотой Урал» - ведущий эксперт по пивоварению в Уральском регионе.

      • Организационная, информационная и PR-поддержка  церемонии открытия модернизированного завода «Золото Урал», который призвана вызвать интерес, одобрение региональных чиновников, акционеров завода, СМИ, широкой общественности и стать отправной точкой будущих отношений завода и этих целевых групп.

      При разработке проекта была выработана стратегическая установка – ориентация на долгосрочную перспективу: проект должен был стать первым этапом работы по повышению уровня известности и узнаваемости компании / бренда «Золотой Урал».

      Главный упор был сделан на выстраивание конструктивных отношений с представителями  региональных властей, активную работу со СМИ. Важным составляющим было проведение масштабного регионального праздника, приуроченного к запуску завода с участием VIP-гостей, представителей региональной политической элиты, региональных СМИ.

      В рамках запуска усовершенствованного завода, осуществление внедрения  и укрепления позитивной корпоративной  репутации «Золотой Урал» был  разработан и реализован уникальный для Уральского региона проект. Проект был условно разделен на четыре этапа, в соответствии с которыми осуществлялась его реализация с использованием различных PR-инструментов.