Отчет по практике в Ніжинському міськрайонному суді

Канцелярія Ніжинського міськрайонного суду за напрямками роботи включає: загальну канцелярію; канцелярію у цивільних та адміністративних справах; канцелярію у кримінальних справах; канцелярію у  справах про адміністративні правопорушення.

Канцелярію очолюють старші секретарі суду відповідно до напрямків  роботи: один старший секретар здійснює організаційне забезпечення роботи загальної канцелярії, канцелярії у кримінальних справах, канцелярії у справах про адміністративні правопорушення; другий старший секретар здійснює організаційне забезпечення роботи канцелярії у цивільних та адміністративних справах.

Старшим секретарям безпосередньо  підпорядковані секретарі суду та оператор компʼютерного набору відповідно до напрямків роботи.

У разі відсутності старшого секретаря  або неможливості здійснення ними своїх повноважень їх обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.

Судовий секретар є службовцем апарату суду і покликаний надавати суду технічну допомогу в організації процесу. Повноваження секретаря судового засідання в цивільному, адміністративному та кримінальному процесах визначаються в ст.ст. 22-23, 47-48 ЦПК України, ст.ст.41-46, 63-64 КАС України, ст.ст. 62, 87 - 87 КПК України, а також у відповідних інструкціях: Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженій наказом Державної судової адміністрації України від 27 червня 2006 року N 68; Типовій посадовій інструкції секретаря судового засідання місцевого загального суду, затвердженій наказом Державної судової адміністрації України “Про затвердження Типових посадових інструкцій працівників апарату місцевого загального суду” від 20 липня 2005 року N 86; Інструкції про порядок фіксування судового процесу технічними засобами в загальних судах України, затвердженій наказом Державної судової адміністрації України від 21 липня 2005 року N 84. Також секретар судового засідання у своїй роботі керується посадовими обов’язками.

Основними завданнями канцелярії Ніжинського міськрайонного суду є забезпечення роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передання в архів, звернення до виконання судових рішень.

Канцелярія суду відповідно до покладених на неї завдань:

- забезпечує щоденне протягом робочого часу суду прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду та реєстрацію їх в електронних картках;

- своєчасно передає судові справи суддям для розгляду;

- своєчасно передає документи виконавцям та контролює за їх своєчасним виконанням;

- забезпечує своєчасне відправлення вихідної кореспонденції та її реєстрацію в електронних картках.

- веде первинний облік справ і матеріалів, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, забезпечує заповнення обліково-інформаційних карток в електронному вигляді та забезпечує їх достовірність і правильність;

- веде номенклатурні справи по роботі канцелярії, подає пропозиції керівнику апарату суду щодо складання номенклатури справ;

- веде роботу з обліку та зберігання судових справ, які знаходяться в канцелярії суду;

- забезпечує роботу з речовими доказами: облік, зберігання та виконання відповідно до судових рішень;

- забезпечує своєчасне та належне направлення судових справ із апеляційними, касаційними скаргами, протестами до судів вищих інстанцій;

- забезпечує своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання, веде їх облік, забезпечує відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання, своєчасне приєднання до судових справ повідомлень про стан їх виконання.

- веде контрольні та зведені виконавчі переведення;

- здійснює контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проводить аналітичну роботу щодо строків здачі справ до канцелярії суду, готує відповідні пропозиції з удосконалення цієї роботи, систематично доповідає керівнику апарату суду про випадки порушення термінів здачі справ до канцелярії суду;

- проводить перевірку відповідності документів у судових справах опису справи;

- забезпечує виготовлення та своєчасну видачу копій судових рішень, інших документів із судових справ, а також судових справ для ознайомлення відповідно до поданих заяв після отримання відповідного погодження у встановленому порядку;

- за дорученням керівника апарату суду готує проекти відповідей на запити, заяви, які надходять до суду від громадян або юридичних осіб.

- проводить підготовку та передачу до архіву суду судові справи за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.

У канцелярії Ніжинського міськрайонного суду я ознайомилась з порядком ведення діловодства. Діяльність у повній мірі регулюється „Інструкціяєю з діловодства в місцевому загальному суді” затвердженої Наказом Державної судової аміністрації України 27.06.2006 № 68. Цей нормативний акт встановлює загальні правила ведення судового діловодства в судах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення ато передання в архів, звернення до виконання судових рішень. Завдяки даній інструкції, я зрозуміла  загальні правила ведення судового діловодства в місцевих судах.

Разом з старшим секретарем суду здійснювала реєстрацію вхідної  та вихідної кореспонденції. Виконувала також реєстрацію позовних заяв, скарг громадян, листів підприємств та інше.

Усі судові справи та кореспонденція, у тому числі документи, надіслані  електронною поштою, факсимільним зв’язком, а також телеграми, що надходять  до суду, приймаються, опрацьовуються та передаються за призначенням працівниками апарату суду відповідно до обов’язків.

Разом з  секретарем суду в канцелярії по адміністративним справам, цивільним  справам та кримінальним справам  проводила реєстрацію справ про  адміністративне правопорушення, цивільних справ та кримінальних справ. Після реєстрації, але не пізніше наступного робочого дня, усі судові справи та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках. Після реєстрації під підпис передаються судді на розгляд.

В канцелярії приймала участь в формуванні судових справ. Після того, як цивільна, кримінальна або адміністративна справа заслухана суддею та по ній винесено рішення, вирок або постанову суду. Судові справи підшиваються в спеціальну обкладинку, виготовлену друкарським способом: згідно з нормами „Інструкції з діловодства”.

Під час практики я аналізувала номенклатуру справ. Номенклатура справ являє собою щорічний систематизований перелік заголовків (назв) справ, що формуються в поточному діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання.

В Ніжинському міськрайонному суді запроваджене автоматизоване ведення реєстрації та обліку.

У разі автоматизованого (комп’ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку забезпечується процедура формування інформаційних запитів на вимогу учасників судового процесу. Ведення  обліково-статистичних карток, журналів та алфавітних покажчиків у паперовому вигляді в цьому разі не здійснюється.

Реєстраційні журнали та обліково-статистичні  картки виготовляються електронним  способом із застосуванням реєстраційних  даних документів, що зберігаються у системі комп’ютерного діловодства суду. Електронні форми статистичної звітності про діяльність судів і судимості є файлами формату книги Excel.

Приймала участь в канцелярії суду в видачі справ та копій судових документів  з архіву суду.

Організація обліку, зберігання справ та інших матеріалів в архіві регламентується чинним законодавством та Інструкцією про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду, затвердженою Наказом Державної судової адміністрації України від 14.07.2003 № 277, зареєстрованою у Міністерстві юстиції України 07.08.2003 за № 696/8017 (далі - Інструкція про порядок передання до архіву суду), та Інструкцією з діловодства у загальному місцевому суді.

Видача справ для тимчасового  користування здійснюється за заявою або відповідним запитом лише за резолюцією голови суду чи його заступника. Категорично забороняється видача справ, у яких не складено внутрішній опис.

Для видачі справ ведеться спеціальний журнал, у якому зазначаються дата видачі або надіслання справи, номер справи, мета видачі чи надіслання, одержувач, підпис про отримання справи або номер поштового відправлення, дата повернення архівної справи до суду. Одночасно робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

Вимога про надіслання справи і  копія супровідного листа зберігаються в контрольній теці до повернення справи до суду. Про повернення справи до суду робляться відмітки у відповідних обліково-статистичних картках і журналі.

Справи, що повертаються в архів  після використання, перевіряються  архіваріусом в присутності особи, яка їх повертає. У разі виявлення  нестачі документів, аркушів, їх пошкодження  комісією у складі керівника апарату  суду, секретаря суду, архіваріуса складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий залишається в архіві суду.

 Копії рішень суду або  постанов та вироків суду з  справ, які зберігаються в архіві  суду, видаються громадянам чи  підприємству лише після пред’явлення ними заяви з резолюцією голови суду „ видати”.                                                                                                                           

Після отримання заявником копії  судового документу з архіву суду, на заяві отримувач нижче підпису голови суду, розписується про отримання документа з зазначенням дати  отримання.

Під час практики проводила впорядкування  документів разом з архіваріусом суду, які знаходяться на збереженні в архіві суду за період його діяльності .

В результаті проведеної роботи впорядковані та оформлені справи постійного зберігання, справи з особового складу, справи тимчасового строку зберігання.

Під час практики в Ніжинському  міськрайонному суді ознайомилась з  порядком прийняття, обліку і зберігання речових доказів. Брала участь у процесі повернення речових доказів.

У разі надходження речових доказів  у кримінальних справах наявність  їх звіряється за довідкою про речові докази, складеною органами слідства. Речові докази реєструються в журналі обліку речових доказів (форма № 40). Зберігаються речові докази в спеціальному приміщенні (камері), сейфі, шафі тощо.

 За відсутності зазначених  в довідці речових доказів,  складається акт, який підписує  голова суду (заступник) і секретар. Приміщення, шафи, сейфи, де зберігаються речові докази, мають бути замкнені та опечатані. Додані до справи як речові докази: дорогоцінні метали, вироби з дорогоцінних металів, лом, дорогоцінне каміння, перли, монети з дорогоцінних металів, іноземна валюта, платіжні документи в іноземній валюті, банківські платіжні документи в національній валюті, сертифікати — до набуття вироком (ухвалою) законної сили зберігаються у відповідних фінансових установах органів слідства або здаються ними на зберігання до установ Національного банку України. Приймаючи таку справу, секретар перевіряє наявність документів про передачу зазначених вище речових доказів для зберігання до відповідних установ. Наркотичні засоби, що є речовими доказами, зберігаються у камері схову речових доказів органів слідства і судом на зберігання не приймаються. Копія вироку або його резолютивна частина надсилається на виконання в органи слідства, де зберігаються речові докази. У супровідному листі пропонується повідомити суд про виконання. Речові докази у цивільних справах, що подані сторонами, іншими учасниками процесу чи витребувані судом, зберігаються в справі або за окремим описом здаються секретарем до камери схову відповідно до ст. 54 ЦПК України. Після набрання рішенням законної сили речові докази повертаються особам, від яких були одержані, або передаються особам, за якими суд визнав право на ці речі відповідно до ст. 56 ЦПК України. Про рух речових доказів по справах секретарі роблять відповідні записи у журналі (форма № 40). До матеріалів справи приєднуються акти про знищення речових доказів чи розписки осіб, яким повернуто речові докази.

 

 

 

2.3. Ознайомлення з обов’язками секретаря судового засідання та з організацією і змістом роботи судді

 

Під час проходження практики я  набула навиків секретаря судового засідання під час прийому суддею громадян. Я була присутня на прийомі громадян Головою суду.  Приймання громадян у суді здійснюється згідно з ЗУ «Про звернення громадян» 02.10.1996 року та відповідними Правилами внутрішнього розпорядку суду, затверджуються наказом голови суду. Графік приймання громадян Правила внутрішнього розпорядку суду вивішуються в суді на спеціально пристосованому стенді (дошці оголошень суду). На прийомі громадян Голова суду проводить бесіди по справам, приймає позовні заяви, заяви скарги до провадження суду. По прийняттю цих документів виносить ухвалу про прийняття заяви до провадження суду.

Секретар судового засідання виконує  необхідну роботу час прийому  суддею громадян. За наказом голови суду здійснює приймання позовних заяв, скарг та заяв від осіб, які звертаються до суду, безпосередньо під час прийому громадян відповідно до затвердженого графіка, здійснює підготовка листів,  повісток, тощо.