Управленческий учет и анализ материальных затрат на предприятии

     Так как не все запасы материалов одинаково  важны для фирмы, то имеет смысл  классифицировать их. Цель классификации запасов материалов - повысить эффективность управления запасами за счет более целесообразного и обоснованного распределения усилий в этой области.  Классификация материалов позволит выявить группы запасов со схожими характеристиками, что позволит к каждой выделенной группе применить одинаковую для всей группы и  оптимальную стратегию управления запасами. Группировка облегчает выработку стратегии управления запасами или учитывает специфические характеристики каждой группы, но при этом не требует выявления каждого отдельного материала.  Ну и конечно управлять несколькими группами объектов намного проще, чем сотнями, тысячами, а порой и десятками тысяч разрозненных объектов.

     Основной  метод классификации запасов, который  применяется в логистике – метод АВС-анализа. Идея анализа АВС состоит в том, чтобы из всего множества однотипных объектов выделить наиболее значимые с точки зрения обозначенной цели. Таких объектов, как правило, немного, и именно на них необходимо сосредоточить основное внимание и силы.

     В основе данного метода лежит закон  Парето, который можно сформулировать как: в подавляющем большинстве  случаев, ограниченное число элементов (20%), составляющих явление, на 80% обуславливает  его возникновение. Применив свойства этого закона к управлению запасами и проведя параллели, можно сделать выводы о том, что:

     - использование 20 % материалов формирует  80 % оборота материалов предприятия;

     - 20 % номенклатуры материалов составляют 80 % себестоимости услуг предприятия;

     - стоимость 20 % материалов, содержащихся на складе, составляет 80 % стоимости всех запасов, имеющихся на складе и так далее.

     Первым  ключевым этапом АВС-анализа является определение цели анализа. Одно и  то же множество объектов управления будет разделено на подмножества А, В и С по разному, в зависимости от цели анализа. Например, в процессе управления многотысячным ассортиментом склада с использованием АВС-анализа могут решаться задачи: сокращения величины запасов; сокращение количества перемещений на складе; сокращение хищений материалов и другие.

     Ставя цель сокращения запасов материалов на складе, необходимо выделить ассортимент, на долю которого приходится основной объем отпуска в процессе оказания услуг. Скорее всего это будет  незначительная группа материалов с  наибольшим объемом отпуска, закуп которых необходимо взять под строгий контроль, так как содержание многодневного запаса таких материалов обойдется гораздо дороже, чем по позициям, занимающим незначительную долю в общем материалообороте. Основная опасность хищений на этом же складе также приходится на незначительную группу ассортимента. Однако состав этой группы отличается от предыдущей. Этой группе также необходим жесткий контроль, но уже другого плана: частая инвентаризация, размещение в специальных камерах, укладка в верхние ярусы стеллажей, что затрудняет хищение и так далее. Менеджмент высокоэффективных складов большое внимание уделяет проблеме лишних движений по складу. Разделив ассортимент склада по признаку встречаемости позиции в накладных, можно заметить, что большая часть встречаемости также придется на незначительную часть ассортимента, отличную от предыдущих двух групп. Избежать перерасхода движенческого ресурса в данном случае можно, если разместить этот ассортимент в зонах, наиболее удобно расположенных относительно мест отпуска материалов.

     Вторым  этапом АВС-анализа является идентификация  анализируемых объектов управления. Затем выделяется признак, на основе которого будет осуществлена классификация  объектов управления (третий этап). На четвертом этапе, после того как определен признак классификации, каждый из объектов оценивают по намеченному признаку. Затем осуществляют группировку объектов управления в порядке убывания выделенного признака (пятый этап). Верхняя, незначительная часть упорядоченного списка будет играть ключевую роль с точки зрения намеченной цели.

     Для классификации материалов по методу АВС-анализа можно использовать разные параметры (признаки) по которым  будет производится классификация. Чаще всего это – стоимость запасов материалов, движение запасов материалов, выраженное в натуральных единицах измерения.

     Необходимо  рассмотреть классификацию методом  АВС-анализа материалов по объему отпуска  в производство по себестоимости, выраженной в денежных единицах. Для этого  формируются данные за промежуток времени, который анализируется. После чего данные оформляются в таблицу, вычисляя какой объем (в процентном выражении) он занимает в общем объеме отпуска. Высчитав какую долю в общем объеме отпуска занимает каждый отдельный материал, рассчитывается с нарастающим итогом доли в себестоимости от первого материала (с наибольшей суммой отпуска) к последнему (с наименьшей).

     После этого делится весь перечень номенклатуры на группы по приоритетности, используя  закон Парето. Классификацию  по  приоритетности  обычно ограничивают тремя категориями:

• категория А – относятся материалы, объем отпуска которых составляет 75 – 80 % от общей суммы;
• категория B – относятся материалы, объем отпуска которых составляет  10 -15 % от общей суммы;
• категория C – относятся материалы, объем отпуска которых составляет  5 -10 % от общей суммы.

     Чтобы определить пропорции групп А, В  и С строят график кривой АВС-анализа  и применим метод определения  границ с помощью касательной  к кривой АВС. Кривая АВС строится в прямоугольной системе координат. По оси ОХ откладываются объекты управления (в данном случае, позиции ассортимента материалов), выстроенные  в порядке убывания доли объекта в общем результате (в общей себестоимости), в процентах к общему количеству объектов управления. По оси ОY откладывается доля вклада объекта (доля себестоимости по позиции) в общем результате (в общей себестоимости), исчисленная нарастающим итогом и выраженная в процентах (Приложение 11). Соединим начало и конец графика прямой  OD и затем проведем касательную к кривой АВС, параллельную линии OD. Абсцисса точки касания (точка М) будет показывать границу между группами А и В, а ордината – долю вклада группы А в общий результат. Соединим точку М с концом кривой – точкой D и проведем новую касательную к графику АВС, параллельную прямой МD. Абсцисса точки касания (точка N) будет указывать границу между группами В и С, а ордината – суммарный вклад групп А и В в общий результат.

     Исходя  из построенного графика (Приложение 8) устанавливаются следующие критерии: категория А – 80%, категория В – 15%,  категория С – 5%. Далее присваиваем каждому материалу категорию. Материалам, которые попали в промежуток от 0,00  % до 80,00 %, категорию А,  от 80,01 % до 95,00 % -категорию В, остальным категорию С (от 95,01 % до 100,00 %). Таким образом, ранжируются материалы по степени убывания их значимости в себестоимости для фирмы (Таблица 6). 

Таблица 6 – Классификация материалов по методу АВС-анализа

     Неверно применять отдельные положения закона Парето. Прежде всего для оптимизации запасов материалов не следует сужать запас до материалов категории А. Наличие материалов других категорий работают на имидж предприятия и во многом ответственны за имидж, что в денежном эквиваленте соответствует гарантированному производству работ и удержанию конкурентных позиций. Материалы категории А обуславливают основной материалооборот предприятия и,  соответственно, управление запасами надо ориентировать на данную категорию и не допускать по ней дефицита запасов, что позволит увеличить объем выполняемых работ и достичь конкурентных преимуществ. По остальным позициям запасы материалов должны быть минимальны, а с плохо оборачивающимися материалами целесообразно работать под заказ.

     Но  наибольший эффект дает применение АВС-анализа  в комбинации c ХYZ-анализом. Данный метод  позволяет классифицировать запасы материалов по характеру их потребления  и точности прогнозирования изменений  в их потребности. В основе этого  метода лежит расчет коэффициента вариации расхода для каждой номенклатурной единицы запаса материалов. Коэффициент вариации характеризует относительную изменчивость данных, выраженную как процент от среднего значения. Он показывает насколько сильно обычно отличается результат конкретного наблюдения от среднего значения. Коэффициент вариации безразмерная величина.  Вычисляя его можно найти относительную изменчивость, в отличие от среднеквадратического отклонения, которое дает абсолютную величину отличий значений данных.

     По  значению коэффициента вариации запасы группируют в три группы:

     - группа Х – коэффициент вариации  в диапазоне 0,00 % - 10,00 % -  характеризуется стабильной величиной потребления, незначительными колебаниями в расходе и высокой точностью прогнозирования;

     - группа Y – коэффициент  вариации в диапазоне 10,01 % - 25,00 % - характеризуется известными тенденциями потребления (например: сезонностью), достаточно предсказуемыми колебаниями в расходе и средними возможностями прогнозирования;

     - группа Z – коэффициент вариации в диапазоне свыше  25,01 % - характеризуется нерегулярным потреблением, отсутствием каких-либо тенденций, невысокой точностью прогнозирования.

     Итак, с помощью XYZ-анализа можно классифицировать запасы материалов по степени прогнозирования  их расхода (отпуска в производство) получив таким образом три группы Х, Y, Z.

3.2 Разработка аналитических регистров по учету материальных затрат

      Успешная  реализация задач управления организацией в системе рыночных отношений  требует от руководителей, менеджеров и организаторов производства не только высокой компетентности и опыта в конкретных сферах производственной деятельности, но и умения экономически правильно, адекватно оценить и в реальном режиме времени отреагировать как на динамические внешние условия развития экономических процессов, так и на смену режима функционирования организации, связанную с изменением номенклатуры и объема производства продукции, структурными перестройками и т.д.

           Информация, оформленная  в учетных документах, обрабатывается путем регистрации, оценки и группировки однородных учетных показателей. Результативные данные записываются вручную или с помощью технических средств в учетные регистры.

     Учетные регистры представляют собой отдельные  листы, ведомости, карточки, журналы, книги, машинограммы, диски, дискеты и другие носители, имеющие правовой статус, в каждом из которых группируются однородные учетные данные для составления бухгалтерских проводок.

      Целью управленческого учета является также создание и поддержка информационной системы в организации. Это вместе с тем является важнейшей предпосылкой функционирования управленческого учета. Другой предпосылкой является разработка необходимой системы показателей для управленческого учета и внутренних форм отчетности.

     Несмотря  на использование компьютеров в бухгалтерском учете ОАО «Курганская Генерирующая Компания» практически все операции в тоже время дублируются на бумаге.

     Для более эффективного управления материальными  затратами предлагается аналитический  регистр по учету расхода горюче-смазочных материалов (Приложение 7).

     Аналитический регистр по учету расхода горюче-смазочных материалов служит для контроля со стороны бухгалтерии за расходом топлива в пределах установленных предприятием норм расхода. В столбце 1 – указывается марка автомобиля; в столбце 2 – государственный номер; в столбце 3 – фамилия, имя и отчество водителя. В столбце 4 проставляется остаток топлива в баке на начало месяца, который переносится из столбца 13 аналогичного аналитического регистра за предыдущий месяц. В столбце 5 записывается количество топлива, заправленное водителем в течение месяца; в столбце 6 – количество отработанных часов за месяц; в столбце 7 – норма на один час работы, установленная предприятием в соответствии с существующими нормативами; в столбце 8 – пробег автомобиля или перегон строительной техники; в столбце 9 – норма на один километр пробега или перегона строительной техники, установленная предприятием в соответствии с существующими нормативами. В столбце 10 в зависимости от времени года и среднедневной температуры проставляется коэффициент: летний коэффициент равен 1,0, зимний равен 1,1. В столбце 11 рассчитывается нормативный расход топлива путем суммирования произведений данных столбца 6 на столбец 7 и столбца 8 на столбец 9. Данные о фактическом расходе топлива формируются на основании ежедневных замеров остатков топлива в баке на момент выезда и въезда в гараж. В столбце 13 проставляется остаток в баке на конец месяца на основании фактического замера, который также сверяется с расчетными данными (столбец 4 + столбец 5 – столбец 12 должно быть равно количеству, указанному в столбце 13). Данные столбца 13 автоматически переносятся в аналогичный аналитический регистр следующего месяца в столбец 4. В столбце 14  рассчитывается результат: экономия или перерасход путем вычитания из показателя столбца 12 показатель столбца 11. На основании данного аналитического регистра бухгалтер может контролировать соблюдение норм водителями. Анализируя данный регистр, при обнаружении частых случаев экономии топлива бухгалтер может вынести предложение о пересмотре и понижении норм расхода топлива; при обнаружении перерасхода топлива – предложение об удержании с водителя сверхнормативного расхода, а при часто повторяющихся случаев перерасхода – об увольнении водителя, допускающего перерасход.