Управленческая отчётность

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ВОПРОСЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ОТЧЁТНОСТИ

 

1. Управленческая отчётность и предъявляемые к ней требования

 

Отчётность является заключительным этапом любой системы учёта, завершающей  стадией учётного процесса. Управленческая отчётность- это взаимосвязанный комплекс фактических, плановых, прогнозных данных и расчётных показателей о функционировании хозяйственной организации как экономической и производственной единицы. Он включает совокупность данных и показателей как по предприятию в целом, так и в результате структурных и производственных подразделений, центров, затрат и прибылей.

В отличие от бухгалтерской  отчётности, ориентированной на внешних  пользователей, управленческая отчётность предназначена для самого предприятия в лице стратегического менеджмента и руководителей подразделений. В соответствии с этим формирование отчётности для менеджеров должно отвечать потребностям управления на каждом уровне руководства организацией. Эти потребности индивидуальны, специфичны и во многом зависят от особенностей организации производства на данном предприятии.

Целью составления управленческих отчётов является удовлетворение потребностей пользователей информации. Поэтому  требования к содержанию, периодичности  и порядку предоставления отчётности для управления должны определять сами менеджеры.

Поскольку высшее руководство  формирует стратегические цели управления предприятием, оно должно получать интегрированную управленческую отчётность, позволяющую судить о выполнении поставленных задач. Она может содержать данные, характеризующие фактические результаты производственной, инвестиционной и финансовой деятельности организации в целом и в разрезе основных структурных подразделений за прошедший период либо на любой момент времени и результаты анализа воздействия внешних и внутренних факторов, влияющих на достижение долгосрочных целей развития организации, а также плановые и прогнозные показатели деятельности предприятия на предстоящий период.

Руководителям среднего звена, представляющим собой руководство  структурных подразделений всех уровней, необходима информация, содержащая значения и анализ ключевых показателей  деятельности этих подразделений на любой момент времени, а также  информация о смежных подразделениях и контрагентах.

Руководству и специалистам структурных подразделений, отвечающим за реализацию текущих и долгосрочных целей деятельности участка, который  они возглавляют, необходимы отчётные данные о результатах этой деятельности и планах её осуществления на ближайшую  перспективу с анализом влияния  основных внутрипроизводственных факторов.

Основными требованиями к  составлению управленческой отчётности являются:

- своевременность – информация  должна быть представлена к  тому времени, когда в ней  возникает необходимость;

- достаточность – отчётные данные не должны содержать излишней информации, но быть достаточно полными;

- целесообразность –  информация должна учитывать  особенности цели управления, для  которой она предназначена;

- адресность – отчётные показатели необходимо довести до ответственного пользователя, соблюдая принцип конфиденциальности;

- объективность – следует  исключить возможность предвзятости, субъективности информации для  управления, ошибок в её формировании;

- сопоставимость – отчётные  данные и показатели должны  быть сопоставимы во времени  и по подразделениям предприятия;

- экономичность – затраты  на получение управленческой  отчётности не должны быть  больше эффекта от её использования. 

Соблюдение этих требований обеспечивает достаточно оперативный  обзор деятельности, за которую несёт  ответственность руководитель соответствующего уровня.

Информация для управления предприятием не во всех случаях должна быть максимально оперативной. Важнее своевременность подготовки и представления управленческой отчётности, которая характеризуется частотой представления периодических отчётов для управляющих и интервалом между окончанием периода и временем, когда отчётность попадает к ответственному руководителю или исполнителю.

Частота представления периодических  отчётов зависит от времени, за которое  содержащаяся в них информация устаревает. Некоторая информация должна сообщаться в момент возникновения- немедленно. Другие данные отчётности достаточно предоставлять раз в неделю, раз в месяц. Одни и те же сведения для менеджеров низшего и среднего звена могут предоставляться детально и ежедневно, а для дирекции предприятия в обобщённом виде, еженедельно или раз в месяц.

Часть учётной информации для управления может и должна поступать пользователям в режиме реального времени при каждом её изменении. Например, для высшего управленческого персонала, ответственного за финансовое состояние организации, нужна оперативная информация о резком изменении курса валют и тарифов на энергоносители, индексов фондового рынка и котировки ценных бумаг. Немедленной должна быть информация о неожиданных простоях, непроизводительных расходах и потерях, существенно влияющих на экономическое состояние предприятия, данная информация требует незамедлительной реакции руководителей среднего и низшего звеньев управления.

Важное значение имеет способ представления учётной управленческой информации. Основные факторы, влияющие на выбор способа представления управленческого отчёта:

- содержание предоставляемой  информации;

- потребности и пожелания  пользователей отчётов;

- экономичность получения  и передачи отчётов.

Для управленческой отчётности нет стандартного набора бланков  с единым форматом и общей структурой. Они индивидуальны, разнообразны по существу, форме и срокам предоставления.

Требования к формату  и содержанию управленческой отчётности:

- доступность для восприятия;

- степень детализации  информации;

- порядок оформления отчётов;

- необходимость стандартизации  отчётов.

Управленческие отчёты разрабатываются  и составляются в соответствии со стандартным для данного предприятия  форматом. Для управления и принятия управленческих решений большое значение имеет возможность сравнения полученных показателей факта с заданной величиной или аналогичными данными прошлых периодов. Сопоставление с планом позволяет оценить успешность его выполнения или при наличии объективных причин значительных расхождений, убедиться в несовершенстве планирования, ошибочности прогнозирования. Отчётные таблицы должны сопровождаться пояснительным текстом с аналитическими выводами и рекомендациями.

Основными регистрами для  формирования отчётных показателей, а  иногда и непосредственно формами  отчётности для управления служат производственные журналы, книги записей и покупок, продаж и других хозяйственных операций.

 

1.2 Виды управленческой отчётности

 

В теории и в практике управленческого учёта различают  комплексные отчёты, отчётность по итоговым показателям (ключевым позициям) и аналитические отчёты.

Комплексные отчёты для управления характеризуют деятельность всего  предприятия, его дочерних подразделений  и филиалов. Они представляются с  установленной заранее периодичностью (по итогам работы за неделю, месяц и т.д). В комплексных отчётах отражаются затраты и результаты деятельности предприятия в целом и её отдельных сегментов, структура доходов и расходов, величина дебиторской и кредиторской задолженности, сумма резервов на покрытие долгов дебиторов безнадёжных к взысканию, запасы и оценка резервов под их обесценение, движение денежных средств и прогноз предстоящих расходов и денежных поступлений.

Отчёты по ключевым позициям могут представляться в любой  момент времени. В них отражаются наиболее существенная для текущего функционирования хозяйственной организации  информация о количестве полученных заказов, степени их выполнения, величине рекламации и брака, объёмах производства и продаж, об использовании материальных и трудовых ресурсов, величине долговых требований и обязательств, депозитов и т.п.

Аналитические отчёты составляют по запросу руководителей соответствующего уровня. В них, могут быть приведены  данные и указаны причины существенного  роста производственных запасов, увеличения количества сверхурочных часов работы, падения или увеличения объёмов  продаж, выбытия или пополнения производственного  оборудования и других основных средств, замораживания оборотных средств, снижения рентабельности, изменения  удельного веса организации на соответствующем  рынке и т.п.

В качестве примеров отчётов, формируемых в системе управленческого  учёта, Министерство экономического развития России рекомендует следующие.

Отчёты об операционной деятельности:

- о производстве продукции  (работ, услуг);

- о продаже продукции  (работ, услуг);

- о закупках;

- о дебиторской/ кредиторской  задолженности;

- о запасах готовой  продукции;

- о незавершённом производстве;

- о запасах сырья и комплектующих;

- о бартерных сделках;

- о движении денежных  средств.

Отчёты об инвестиционной деятельности:

- о движении основных  средств;

- о движении НМА;

- о долгосрочных финансовых  вложениях;

- о планируемых капитальных  вложениях.

Отчёты о финансовой деятельности:

- о краткосрочных финансовых  вложениях;

- о привлечении и обслуживании  заёмного капитала;

- о привлечении и обслуживании  акционерного капитала;

- об управлении денежной  наличностью.

Отчётность о производстве продукции, работ, услуг составляется в разрезе производственных подразделений. В ней приводятся данные о количестве полуфабрикатов, готовых изделий, выполненных  работ за каждую смену. Примерная  форма такого отчёта приведена в  таблице 1.

Таблица 1- Отчёт о произведённой  продукции

Номенклатурный номер	Наименование изделия, услуг	Единица измерения	Выпуск за смену	План производства	Отклонения за смену
407	шины	штук	147	150	3
506	тормоза	штук	34	33	1

 

Изготовленную продукцию  предприятие должно отправить покупателям  в точном соответствии с количеством, сроками и другими условиями  договоров поставки или купли- продажи. Поскольку отгрузку и отпуск продукции разным потребителям производят в течение отчётного периода, неоднократно и в разное время, необходима оперативная управленческая отчётность о выполнении плана поставок.

Таблица 2- Отчёт о продаже  продукции

 

П О К У П А Т Е Л Ь

И З Д Е Л И Е

И З Д Е Л И Е

Количество

Стоимость продаж

Откло- нения

По договорам

Фактически

По  договорам

Фактически

К О Л И Ч Е С Т В О

С У М М А

На Дату учёта

С Начала  месяца

На дату учёта

С начала месяца

С начала года

За месяц

С начала года

За месяц

С начала года

  Чтобы одновременно контролировать достаточность запасов готовой продукции для немедленной реализации, можно использовать другой вариант управленческой отчётности о продажах.

Таблица 3- Отчёт о продажах и остатках готовых изделий по видам продукции

Название изделия	Единица измерения	Месячный  план по сбыту	Продано до настоящего времени	Расхож- дение	Текущий запас ГП	Расчётный минимально допустимый запас ГП
хлеб	штуки	700	550	150	45	24
молоко	литры	900	700	200	90	50