Учёт расчетов с подотчётными лицами

выданную ему  под отчет иностранную валюту. Если предприятие получило

иностранную валюту на командировочные расходы в  банке, то оно должно

предоставлять в  этот банк отчет об использовании  выданной на эти цели

иностранной валюты. Отчет Т-10а должен быть подписан руководителем, в нем

отражаются цели и результаты командировки, к нему прилагаются протоколы о

намерениях или  предварительные договоры, образцы  рекламной продукции,

прейскуранты, проспекты  и другие документы, так или иначе  подтверждающие

выполнение целей  служебной командировки. В бухгалтерском  учете по авансовому

отчету делаются проводки:

Дебет 44 Кредит 71-2 (71-1) – по списанию расходов на командировку. В

зависимости от характера  произведенных расходов, соответствующих  заданию на

командировку, счет 71 может кредитоваться и с другими  счетами.

Курсовые разницы, которые образуются при изменении  курса иностранной валюты,

определяются в  соответствии с ПБУ 3/2000. Расходы  в иностранной валюте на

загранкомандировки  пересчитываются в рубли по курсу  Банка России на день

утверждения авансового отчета. (дата признания расходов). В  бухгалтерском

учете курсовая разница  отражается в том отчетном периоде, к которому

относится дата исполнения обязательств по оплате или за который  составлена

бухгалтерская отчетность. Положительная курсовая разница  признается в составе

внереализационных доходов, а отрицательная – внереализационных  расходов

(дебет 91-2 кредит 71-2).

                           Расчеты с подотчетным лицом                          

По авансовому отчету у командировочного сотрудника может быть либо перерасход

(он сдается  в кассу), либо остаток средств  в иностранной валюте. Предприятие

обязано вернуть  неизрасходованный остаток в  банк в течение 10 рабочих дней с

момента возвращения  командируемым лицом в кассу. Если сумма перерасхода в

иностранной валюте превышает эквивалент 10 000 $ США по курсу ЦБ РФ на дату

погашения указанной  суммы, уполномоченный банк направляет извещение в Минфин

РФ (Положение, утвержденное ЦБ РФ 20.08.02 № 193-П).

Задолженность командированного лица перед организацией может быть погашена

путем внесения в  кассу организации эквивалентной  суммы задолженности в рублях

по курсу Центробанка., она также сдается в банк.

У командированного сотрудника может возникнуть перерасход наличной

иностранной валюты по авансовому отчету. Такая ситуация бывает, когда он

расходует во время  командировки собственные валютные средства, приобретенные

от своего имени  и за свой счет. В этом случае для  погашения перерасхода банк

запрашивает авансовый  отчет командируемого лица и документы, подтверждающие

его расходы за пределами РФ. Организация может  погашать задолженность разными

способами: в наличной или безналичной форме, в рублях или иностранной валюте.

Если организация  не предъявила по требованию уполномоченного  банка авансовый

отчет и подтверждающие документы, банк имеет право отказать в выдаче суммы

задолженности в  наличной иностранной валюте или  в переводе на валютный счет

командируемого  лица.

                 5. Представительские расходы организации                

Организация с  целью расширения взаимовыгодного  сотрудничества со своими

контрагентами и  заключения новых хозяйственных  договоров осуществляет

расходы, связанные  с приемом и обслуживанием  представителей собственной и

других организаций (включая иностранных), участвующих  в переговорах, т. е.

осуществляет представительские  расходы.

В состав представительских  включаются также расходы организации  по приему и

обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления)

или другого аналогичного органа организации.

В настоящее время  организациям следует руководствоваться  перечнем

представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.

Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и др.) могут либо

непосредственно в самой организации, либо с выездом  на предприятие

общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника

в другую организацию, и т.д.

                         Оформление первичных документов                        

Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских

мероприятий в  соответствии со ст.9 Закон N 129-ФЗ) должно оформляться

оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами,

на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

Включение представительских  расходов в себестоимость продукции (работ, услуг)

разрешается только при наличии первичных учетных  документов, в которых должны

быть указаны  дата и место проведения деловой  встречи (приема), приглашенные

лица, участники  со стороны организации, конкретное назначение расходов и

величина расходов.

Документальное  оформление представительских расходов состоит из нескольких

этапов:

1) оформление так  называемых подготовительных документов;

2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование  денежных

средств.

Представительские расходы - это планируемые и целевые  расходы.

На первом этапе  в организации составляется и  протоколом правления (в

Читинском Облпотребсоюзе) утверждается смета представительских  расходов на

отчетный год.

На этом же этапе  издаются внутренние организационно-распоря-

дительные документы (например, распоряжения руководителя организации),

регламентирующие:

- перечень официальных  лиц организации, имеющих право  участвовать в

переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на

представительские расходы;

- порядок выдачи  подотчетных сумм на представительские  расходы;

- порядок расходования  средств на представительские  расходы;

- документальное  оформление представительских расходов;

- порядок осуществления  контроля над расходованием и  списанием средств на

представительские расходы;

- нормирование  отдельных видов представительских  расходов.

На втором этапе  составляются внутренние оправдательные документы,

непосредственно связанные с проведением конкретного  представительского

мероприятия. К  таким документам относятся:

- распоряжение  руководителя о назначении ответственного  за проведение

официального мероприятия;

- распоряжение (решение  правления Облпотребсоюза) о направлении  приглашения

на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей

сторонней организации;

- программа проведения  деловой встречи с указанием  даты, места и сроков

проведения деловой  встречи, ФИО участников со стороны  организации и со

стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы  представительских

расходов.

На третьем этапе  ответственным лицом оформляются  и представляются в

бухгалтерию организации  документы, подтверждающие фактическое  расходование

денежных средств  на проведенное мероприятие:

-  отчет о  расходах на проведение деловой  встречи;

- авансовый отчет  с приложенными документами, подтверждающими  произведенные

расходы.

Такими документами  являются: счета предприятий общественного  питания,

товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы

об оплате услуг  переводчика и т. д.

Все первичные  документы должны соответствовать  требованиям п.2 ст.9 Закона N

129-ФЗ.

                               Бухгалтерский учет                              

Документы, регулирующие порядок организации и ведения  бухгалтерского учета в

организации, не содержат понятия "представительские расходы".

Но если понесенные организацией затраты по своему характеру  можно отнести к

представительским, то к ним применимы общие правила  признания затрат

расходами (п.2 Положения  по бухгалтерскому учету "Расходы  организации" ПБУ

10/99).

При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские

расходы согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 учитываются в  качестве коммерческих

(управленческих) в составе расходов по обычным  видам деятельности. В

бухгалтерском учете  представительские расходы не нормируются, т.е. в полном

объеме включаются в состав затрат.

В соответствии с  Планом счетов бухгалтерского учета  и Инструкцией по его

применению представительские  расходы отражаются по дебету счетов 20 "Основное

производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" в

корреспонденции со счетами раздела VI "Расчеты", например 60 "Расчеты с

поставщиками и  подрядчиками", 71 "Расчеты с  подотчетными лицами" и т.д.

Порядок включения  затрат, произведенных организацией на прием и обслуживание

лиц, участвующих  в переговорах в целях установления и (или) поддержания

взаимного сотрудничества,  состав представительских расходов определен п.2

ст.264 НК РФ. Положения  этого пункта применяются к официальным  лицам

организации, представителям организаций-контрагентов и организаций -

потенциальных партнеров, участникам, прибывшим на заседания  совета директоров

(правления) или  иного руководящего органа организации.

К представительским  относятся расходы организации:

1) на проведение  официального приема (завтрака, обеда  или иного аналогичного

мероприятия);

2) транспортное  обеспечение доставки принимаемых  лиц к месту проведения

представительского  мероприятия и (или) заседания руководящего органа и

обратно;

3) буфетное обслуживание  во время переговоров;

4) оплата услуг  переводчиков, не состоящих в  штате организации, по

обеспечению перевода во время представительских мероприятий.