Учёт расчетов с подотчётными лицами

1)    руководитель  предприятия признал, что перерасход  оправдан, работнику

должны возместить разницу;

2)    руководитель  решит, что работник проявил  излишнюю самостоятельность, то

сумму перерасхода  ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный  срок, подлежат

отражению по кредиту  счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и

потери от порчи  ценностей».

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-

пассивный и в  аналитическом учете он может  иметь сальдо сразу по дебету

(когда кто-то  из работников не отчитался  по подотчетным деньгам) и кредиту

(сотрудник потратил  свои деньги, а предприятие их  пока не вернуло).

В Читинском ОПСе данные по подотчетным суммам заносятся  в регистр

аналитического  учета - журнал формы К-10, в нем  делается группировка,

подсчитываются  итоги за месяц.

Выдача денег  сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета

составляется мемориальный ордер № 18 (Приложение 4), особенностью данной

формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся  на все регистры

аналитического  учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с

указанием корреспондирующих  счетов. Ордер регистрируется в регистрационном

журнале по счетам синтетического учета  и разносится в Главной книге

(Приложение 5). Сальдо  показывается развернуто в синтетическом  (Главная

книга) и аналитическом  учете, сверяются данные. На основании  Главной книги

составляется оборотная  ведомость по счетам Главной книги  и на ее основании

составляется баланс.

В бухгалтерском  балансе дебиторскую задолженность  по расчетам с подотчетными

лицами нужно  указывать в строке 246 «Прочие  дебиторы», а кредиторскую – по

строке 628 «Прочие  кредиторы».

     3. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных

товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и

экономической литературы и т.п.) в организациях розничной  торговли должно

подтверждаться  чеком контрольно-кассовых машин  и товарным чеком,

дополнительно содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный  номер

продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения

операции, сумма.

Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить чеки

контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась  заправка автомобиля.

Такой кассовый чек  должен содержать следующие реквизиты: наименование

организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца;

номер кассового  аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом

НДС и налога с  продаж. Как правило, в кассовых чеках  указывается еще марка

горюче-смазочных  материалов, оплаченное количество ГСМ  и стоимость 1 литра

ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым

чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива

и цену единицы (литра  и т.п.).

                                     Пример                                    

В Читинском облпотребсоюзе на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются

талоны водителям, которые приобретаются в организации  «Нефтемаркет» по

безналичному расчету. Допустимы расходы на покупку  запчастей (Приложение 6).

Комиссия, в которую  входят: специалист по транспорту, начальник  АХО (состав

комиссии утвержден  руководителем) признает замену запчастей  необходимым и

выносит решение  о списании старых, износившихся запчастей  на новые. В учете

это отражается следующим  образом:

Дебет 71 Кредит 50 – 500 руб. – выданы наличные деньги водителю;

Дебет 10 Кредит 71 – 445 руб. – на сумму закупленных  запасных частей водителем;

Дебет 44 Кредит 10 – 445 руб. – списание замены запчасти старой на новую.

Товарный чек  необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в

частности для  указания конкретного перечня приобретенных  товаров (например,

степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается  указывать в товарных

чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например,

канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и

стоимости приобретенных  организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки  приобретенных

товаров представители  организации должны составить акт, фиксирующий

номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является

своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным  лицом оплаченных

товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями

организации и  удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей

за наличный расчет, будет выполнять функции товарного  чека.

При покупке товаров  у частных лиц и индивидуальных предпринимателей

необходимо правильно  оформить торгово-закупочный акт, который  является в

данном случае первичным документом.

Данный акт должен содержать реквизиты, перечисленные  в п. 13 Положения по

бухгалтерскому  учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации,

утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование

документа, дату составления, наименование предприятия, от имени  которого

составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители

хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование

должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной  операции и

правильность ее оформления.

Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и  проверить

достоверность расхода  подотчетным лицом выданной ему  суммы невозможно, данные

средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного

лица для обложения  налогом на доходы физических лиц.

Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное  лицо выступает от

своего имени, а  прием денег за оказанные ему  услуги или проданные товарно-

материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между

юридическими лицами.

На практике встречаются  случаи, когда работник организации  закупает товар за

счет своих собственных  средств, а уже затем организация  возмещает работнику

потраченные на эти  цели денежные средства. При этом налоговые  органы в

отдельных случаях  рассматривают такую операцию как  факт покупки организацией

товара у физического  лица и требуют включить выплаченные  работнику средства в

расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание  подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров

не для собственных  нужд, а для организации работнику  следует оформить покупку

от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в

интересах организации  может быть как прямое указание на данную организацию в

документах на оплату (корешках к приходному кассовому  ордеру) и передачу

товара (накладные  подписаны по доверенности или непосредственно  лицом,

имеющим право  подписи финансовых документов), так  и указание на физическое

лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в

сделке купли-продажи.

При этом после  одобрения сделки у организации  возникает задолженность по

возмещению работнику  произведенных им расходов. Выдача из кассы организации

средств производится на основании авансового отчета с  приложением к нему

необходимых первичных  документов, подтверждающих данную покупку.

В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:

Дебет 10, 41  Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные

ценности;

Дебет 19  Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным  товарно-

материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура  с выделением

его отдельной  строкой);

Дебет 60  Кредит 71 - отражена задолженность организации  перед работником на

основании авансового отчета;

Дебет 71  Кредит 50 - погашена задолженность перед  физическим лицом по

приобретенным товарно-материальным ценностям.

Возможен и другой вариант, когда работник может также  заранее заключить

договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в

форме оплаты приобретаемых  товаров.

В этом случае в  бухгалтерском учете организации  должны быть сделаны следующие

записи:

Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных

ценностей за организацию (момент предоставления ссуды);

Дебет 10, 41  Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности,

приобретенные подотчетным  лицом;

Дебет 19  Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным  товарно-

материальным ценностям;

Дебет 73  Кредит 50 - работнику организации возмещены  из кассы расходы по

приобретению товарно-материальных ценностей.

Авансовый отчет  в этом случае должен быть утвержден  в общеустановленном порядке.

Пример

В Читинском облпотребсоюзе если сумма закупа небольшая (до 100 руб.)

выписывается требование начальником  АХО куда расходованы  средства,

руководитель подписывает  разрешение на списание закупленных  материалов. В

учете это отражается:

Дебет 44 Кредит 71 – 44 руб. 60 коп, –  на сумму закупленных  канцтоваров

(Приложение 3). В  учетной политике указана возможность  ведения таких записей.

Дебет 71 Кредит 50 – 44 руб. 60 коп. – сотруднику возмещены  наличные деньги

на расходы.

Организация рассчитывается с физическими лицами за товары, как правило,

наличными деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При