Учёт расчетов с подотчётными лицами

План 

Введение  ___________________________________________________   3

1.  Организация  учета расчетов с подотчетными  лицами  ___________   4

2.  Аналитический  и синтетический учет  _________________________  6

3. Приобретение  подотчетными лицами товарно-материальных  ценностей, продукции

_____________________________________________   8

4. Служебные командировки  по России и за рубеж  _______________   15

4.1.  Документальное  оформление командировки  ________________  17

4.2.  Сроки служебных  командировок  __________________________  18

4.3.  Рабочее  время и время отдыха командированного  __________   19

4.4.  Возмещение  расходов при служебных командировках  и оплата суточных  _____20

4.5.  Временная  нетрудоспособность командированного  __________   23

4.6.  Порядок  выдачи и расходования авансов  при командировках __  23

4.7.  Отчет работника  о командировке  _________________________  24

4.8.  Как удержать  невозвращенные или неизрасходованные  суммы _ 26

4.9.  Гарантии  и компенсации при командировках  _______________  27

4.10. Зарубежные  командировки  ______________________________  30

4.11. Выдача аванса  работнику  _______________________________  34

4.12. Отчеты о  служебной загранкомандировке  _________________   35

4.13. Расчеты с  подотчетным лицом  ___________________________  36

5. Представительские  расходы   _______________________________   37

5.1. Оформление  первичных документов  _______________________  38

5.2. Бухгалтерский  учет  _____________________________________   40

6. Выводы и предложения  по совершенствованию учета расчетов  с подотчетными

лицами  __________________________________________   43

Литература  ________________________________________________   45

                                 Введение                                

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает

необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ,

услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких

случаях обычно работнику  выдаются наличные денежные средства под отчет для

выполнения определенных действий по поручению организации.   В подотчет

выдаются деньги для предстоящих командировочных  расходов, для оплаты

хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки  за наличный

расчет продукции  в других организациях или у физических лиц, для оплаты

выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные

цели.

С этих позиций  выбранная тема курсовой работы актуальна.

Цель работы: рассмотреть  на примере конкретной организации  порядок учета и

организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования выбран Читинский областной союз потребительских обществ

– союз потребительских  обществ области, созданный ими  для координации

деятельности потребительских  обществ и районных союзов потребительских

обществ, обеспечения  защиты имущественных и иных прав потребобществ и их

членов, районных союзов, представления их интересов  в государственных органах

и органах местного самоуправления, а также для оказания правовых,

информационных  и иных услуг. Читинский ОПС является добровольным объединением

потребительских обществ – членов союза. Период исследования – ноябрь 2003

года.

Методологической  основой написания курсовой работы являются нормативные

документы по ведению  бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и

данные Читинского облпотребсоюза.

           1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами          

Не все организации  расплачиваются по безналичному расчету  – перечисляя деньги

со своего счета  на счет продавца. Иногда гораздо удобней  и быстрее оплатить

покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный  инвентарь, бензин для

служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются

сотрудникам под  отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают

в бухгалтерию  авансовый отчет. Если при покупке  израсходованы не все деньги,

то остатки сотрудник  должен вернуть в кассу. Если же сотрудник  добавил к

выданным свои деньги, то сумму переплаты организация  должна ему

компенсировать.

Перечень подотчетных  лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную

политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в

перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом

руководителя предприятия. В Читинском ОПСе разрешено получать подотчет всем

работникам административно-управленческого  аппарата, директорам магазинов и

заведующим производством.

Все работники  предприятия, получающие деньги под  отчет, должны соблюдать

правила работы с  наличностью. Они предусмотрены  Порядком ведения кассовых

операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября

1993 г. № 40. Так,  в пункте 11 этого документа сказано,  что сотрудник,

получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать

это в срок.

Таким образом, в  приказе нужно не только перечислять  подотчетных сотрудников,

но и указать, какую сумму каждый из них может  получить за один раз, на какой

срок и когда  они должны сдавать авансовые  отчеты в бухгалтерию. Если же

понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то

составляется отдельный  приказ, где нужно указать фамилию  и должность

сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он

должен сдать  авансовый отчет и т.д.

Сотрудник может  получить деньги под отчет из кассы  предприятия только на

определенные цели. Цели, на которые можно расходовать  наличные деньги из

выручки под отчет  в ОПСе согласовываются с учреждением  банка, где открыт

расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на

хозяйственные нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции (Приложение 1).

Во-первых, предприятие  выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их

в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на

проживание в  гостинице. Но прежде чем сотрудник  получит деньги, руководитель

предприятия должен издать приказ о командировке. В  нем указывают фамилию

сотрудника, его  должность, куда он отправляется и с  какой целью, а также

какая сумма командировочных  ему положена.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются

наличными от имени  своего предприятия с другими  организациями и

предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-смазочные  материалы

для служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер –

бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы  получить деньги,

сотрудник пишет  заявление на имя руководителя организации, в котором просит

выдать необходимую  сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ.

В нем указывается  кому и на какие цели выдаются деньги.

Даже если сотрудник  не отчитался в срок по подотчетным  деньгам, удерживать

налог на доходы с  физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все

равно принадлежат  организации, которая их выдала. Доходом  работника они не

являются и НДФЛ не облагаются.

                  2. Аналитический и синтетический учет                 

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это  предусмотрено

Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности

предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. №

94н. Причем в  аналитических регистрах эти  расчеты нужно отражать подробно  –

отдельно по каждому  сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого

обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом

Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

В Читинском облпотребсоюзе применяется журнал формы К-10 (Приложение 2). В

нем отражается: когда  и кому выданы деньги, в каком  размере, номер расходного

кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета  отнесены расходы

подотчетника.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в  нем выдаваемую сумму,

кассир выплачивает  сотруднику деньги, а подотчетник  ставит свою подпись в

ордере, дату. Это  операция отражается проводкой: дебет 71  кредит 50 – выданы

деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные  деньги

подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале

регистрации приходных  и расходных кассовых документов. Ордер подписывается

руководителем и  главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый  отчет, его форма № АО -1

утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется

он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно  оформлен. Подписан он

должен быть подотчетным  лицом, руководителем, главным бухгалтером  и

сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет (Приложение 3). Сотрудник,

который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить  свои расходы

оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные

билеты и т.п.). В данном случае это товарный и  кассовый чеки. Если же

сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без  подробной расшифровки, то

можно создать  комиссию, которая составит акт и  укажет в нем, за что были

уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть

приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть

право торговать  без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько,

сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым  и задолженность не

образуется.

Если же часть  денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть

остаток в кассу  предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер.

Если у работника  выданных денег не хватило, и он еще  потратил свои, то

возможны следующие  варианты: