Учёт материалов

      Для правильного учета затрат и калькулирования  себестоимости по объектам  ежемесячно в бухгалтерской службе на основании  материальных отчетов производится списание материальных ценностей с материально ответственного лица на объект.  

      2.3 Инвентаризация материалов в ООО «Лист» 

     Инвентаризация  – метод бухгалтерского учёта, а  при проведении документальных ревизий  – приём фактического контроля, осуществляемый путём непосредственной проверки наличия и состояния  товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчётов, объёма выполненных работ и реальности статей баланса.

      Значение  инвентаризации заключается в том, что её осуществляют сами работники предприятия.

       Поэтому она выступает одним из методов контроля трудящихся за деятельностью предприятия, служит действенным средством контроля за работой материально-ответственных лиц, помогает не только вскрыть, но и предупреждать возможные недостачи и хищения товарно-материальных ценностей.

       Для обеспечения производственной программы  соответствующими материальными ресурсами на предприятии ООО «Лист» создан специальный склад для хранения основных и вспомогательных материалов, запасных частей и других материалов. Важнейшим условием правильной организации учета материалов и обеспечения их сохранности служит четкая организация работы склада.

       На  предприятии ООО «Лист»» имеется одно складское помещение, которое оборудовано стеллажами и полками для хранения материалов. На каждый вид материалов ярлыки не выписываются, а ставится номер. Материалы, отпущенные на объекты, на которых выполняются работы данным предприятием хранятся на складах объектов.

       Приказом  по данному предприятию устанавливается  список должностных лиц, которым  дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада, а  также определяется режим отпуска материалов со склада. Образцы подписей этих лиц находятся на складе.

       Для обеспечения полной сохранности  материальных ресурсов и правильного  их учета на предприятии утверждаются, в соответствии с законодательством, лица, ответственные за приемку, отпуск и списание материалов (заведующий складом), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей. Все операции движения материалов на исследуемом предприятии осуществляет заведующий складом, являющийся материально ответственным лицом.

       План  инвентаризаций составляется главным  бухгалтером по согласованию с директором. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой по кварталам.

       Кроме того, составляется график проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей и контрольных проверок должностными лицами аппарата управления на год.

       Контроль  за выполнением плана инвентаризаций, как правило, осуществляется главным бухгалтером, а учёт и проверка качества их проведения – чаще всего директором. Организация инвентаризации материальных ценностей имеет большое значение как в борьбе за сохранность собственности, так и в деле управления хозяйственной деятельностью предприятия, так как даёт возможность получить точную и достоверную информацию о состоянии товарных запасов, выявить неполноценные товары, осуществить контроль за деятельностью материально ответственных лиц, определить суммы недостач и излишков товарно-материальных ценностей, влияющие на финансовые результаты деятельности торговых предприятия.

       Организационная деятельность инвентаризационной комиссии включает получение распоряжение на проведение инвентаризации, инструктаж, изучение и соблюдение своих обязанностей, прав и ответственности и порядок оплаты труда за выполненную работу. Документом на право проведения инвентаризации для инвентаризационной комиссии служит приказ директора по ООО «Лист». До начала инвентаризации главный бухгалтер с участием директора и представителя инвентаризационной комиссии проводит инструктаж о порядке и технике проведения инвентаризационной работы. После регистрации и получения распоряжения о проведении, инвентаризационная комиссия непосредственно приступает к её выполнению.

       Прежде  чем приступить к проверке фактического наличия товаров, инвентаризационная комиссия проводит подготовительную работу. Она опломбирует помещение для хранения товарно-материальных ценностей, группирует одинаковые товары, отдельно складывает бракованные и пришедшие в полную негодность товары, получает от материально ответственных лиц последние товарно-денежные отчёты с соответствующими оправдательными документами, расписку о сдаче всех документов и отчётов по приходу и расходу товарно-материальных ценностей. На каждом предъявленном комиссии документе и на отчётах ставится дата и подпись председателя инвентаризационной комиссии.

       Товары, находящиеся в нераспакованном виде, вскрывают и проверяют как по количеству, так и по качеству. В случае обнаружения порчи, боя и лома товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия составляет акт и вместе с письменным объяснением материально ответственных лиц передают на рассмотрение.

       На  фактически оказавшиеся в наличии  товары и тару в ООО «Лист» составляются инвентаризационные описи по форме № ИНВ-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Каждый экземпляр описи в отдельности подписывается всеми членами комиссии (не под копирку).

       Если  в момент инвентаризации поступил товар, то комиссия принимает его и записывает в отдельную опись. На приходных  документах делается отметка о том, что товар получен во время инвентаризации. Он приходуется после инвентаризации.

       После окончания инвентаризации председатель комиссии представляет описи в следующем порядке. Один экземпляр описи передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально-ответственного лица. На инвентаризационные описи составляется перечень в двух экземплярах и под расписку передаётся главному бухгалтеру. Сданные в бухгалтерию ООО «Лист» инвентаризационные описи тщательно проверяются и затем после проверки выводится результат инвентаризации. Обработка документов на исследуемом предприятии длится не более 4-х дней.

       На  этом заканчивается этап проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей, и приступают к оформлению, рассмотрению и учету результатов.

       Выявление результатов инвентаризаций включает два этапа.

       Первый  этап – подведение предварительных  результатов инвентаризации, которые  определяются немедленно после её окончания.

       Второй  этап – определение окончательных  результатов инвентаризации.

       Оно осуществляется бухгалтерией ООО «Лист» после тщательной проверки и обработки всех документов не позднее 4-х дней.

       В инвентаризационной ведомости остатков, составляемой бухгалтером ООО «Лист» в графе «отклонение» отражается недостачи или излишки. Инвентаризационная ведомость остатков составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу (заведующему складом).

       На  товары, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении), бухгалтер составляет отдельные сличительные ведомости в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально-ответственному лицу.

       Данные в инвентаризационных описях подвергаются тщательно проверке. Все нарушения заполнения инвентаризационной описи могут свидетельствовать о хищениях. К нарушениям заполнения относятся:

• неоговоренные исправления цен, количества и сумм определённых товаров;
• подчистки записей, добавления и дописки цифр;
• неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам описи, количеству, указанному комиссией;
• указанные в описи завышение остатков отдельных товаров (особенно в конце описи);
• наличие в описи товаров, которых не было в записях о поступлении и начальном остатке товаров;
• несоответствие документальных данных о таре данным о перемещении и фактическом наличии товаров.

       Для выявления хищений, которые характеризуются  указанными признаками, необходимо провести их исследование путём тщательной проверки тех операций, которые содержат формальные признаки злоупотреблений, путём применения приёмов срочной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения и другие, с целью выявления факторов, указывающих на определённые способы сокрытия хищений и злоупотреблений.

       Оформив сличительные описи, инвентаризационная комиссия выявляет причины обнаруженных при инвентаризации расхождений  фактического наличия товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета и вносит руководителю организации ООО «Лист» предложения об урегулировании инвентаризационных разниц и совершенствовании механизма внутреннего контроля.

       Результаты  инвентаризации отражаются в том  месяце, в котором она проводилась с соответствующим отражением на счетах бухгалтерского учёта.

Материалы инвентаризационной комиссии по завершении инвентаризации передаются в бухгалтерию  организации ООО «Лист», где подлежат хранению в специальной папке не менее пяти лет. Исходя из требования п. 3 ст. 17 «Хранение документов бухгалтерского учета» Закона № 129-ФЗ ответственность за организацию хранения материалов инвентаризации возлагается на руководителя организации. 

   2.4 Автоматизация учёта  материалов и раскрытие  информации

в отчётности 

       Как известно, бухгалтерский учёт –  прикладная экономическая дисциплина, приобретающая в условиях переходной экономики первостепенное значение для предприятий всех форм собственности и размеров, он обеспечивает регистрацию, хранение и обработку информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

       Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учёта является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия. Сам по себе бухгалтерский учёт состоит из множества рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчётных и платёжных документов и переносом данных из одних документов в другие.

       Автоматизированные  системы бухгалтерского учёта способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчётные документы, а также бланки часто повторяющихся форм с уже сформированными реквизитами предприятия.

В настоящее  время существует множество программ по автоматизации учета. Для автоматизированной организации учета ООО «Лист» использует программу «1С: Предприятие»  — «1С: Производство + Услуги + Бухгалтерия» и «1С: Зарплата + Кадры».

       На  данный момент полностью запущен  оперативный производственный учет: приход, перемещение, списание ТМЦ. Выпуск и контроль состояния выполнения заказа, реализация продукции на предприятии. Есть возможность получать оперативную информацию о наличии материальных и производственных запасов в натуральном и суммовом выражении. Реализована возможность планирования закупок материально-производственных запасов в зависимости от программы выпуска, норм расхода на выпуск продукции. Дополнительно при автоматизации оперативного производственного учета в рамках типовой конфигурации была реализована функциональность, присущая предприятию (различные формы внутренних документов, электронное визирование, дополнительные отчеты и пр.).

       Также реализован автоматизированный учет различных  форм оплаты труда и кадровых данных предприятия, выполнен пробный расчет для группы сотрудников, имеющих  различные формы оплаты труда, и ведется подготовка к полному расчету зарплаты предприятия.

       В рамках бухгалтерского учета автоматизированы участки «Банк», «Касса», «Платежные документы», «Основные средства, внеоборотные активы, нематериальные активы», «Подотчетные лица», «Расчеты с покупателями», «Расчеты с поставщиками», «Поступление, движение, списание МПЗ».

       При осуществлении производственных процессов  на предприятии регулярно совершаются  движения материалов. Они регистрируются в программе при получении  или отправке, после чего на печать можно вывести книги покупок и продаж, счета-фактуры, расходные и приходные кассовые ордера, накладные, счета и прочую заполненную документацию. Автоматизация учета материалов положительно сказывается на учете расчетов операций с кредиторами и дебиторами, т.е. поставщиками и покупателями, а также облегчает создание проводок по приемке, отгрузке и оплате поставок.