Учет расчетов с подотчетными лицами

     В Плане счетов отсутствуют рекомендации по перечню субсчетов, открываемых к счету 71. При этом, если предприятие захочет, то может открыть столько субсчетов к счету 71, сколько ему необходимо.

     В соответствии с приказом руководителя работник получает аванс (подотчетную  сумму), выдача которой осуществляется на основании Расходного кассового ордера, форма которого утверждена Постановлением Госкомитета России от 18.08.1998 №88. Расходный кассовый ордер подписывается руководителем, главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на это.

     Выдача  наличных денежных средств под отчет производится только при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу. Также подотчетное лицо не имеет право передавать выданные ему денежные средства другому лицу.

     Если  сотруднику выдаются денежные средства, ему должно быть указано на какие нужды они выданы и на какой срок [5].

     По  истечении срока, на который  были выданы подотчетные суммы, подотчетные  лица обязаны предоставить в бухгалтерию  авансовый отчет с приложением  всех оправдательных документов, подтверждающих факт расходования и целевого использования денежных средств. К оправдательным документам относятся, такие документы, как:

• квитанции;
• транспортные документы;
• чеки контрольно-кассовой машины;
• товарные чеки [4].

     Авансовый  отчет  составляется,  заполняется  самим сотрудником, после чего сдается  в  бухгалтерию  вместе  со  всеми  оправдательными  документами. Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем организации, без этого бухгалтер не  может принимать его к учету [5]. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательными документами, упомянутыми в отчете. Бухгалтер принимает отчет и документы, отрывает от отчета по линии отреза расписку, заполняет ее и отдает подотчетному лицу. Эта расписка служит подтверждением (оправданием) для сотрудника, что все документы сданы им  бухгалтеру. Авансовый отчет утверждается руководителем, без этого бухгалтер не может принимать его к учету.

     После того как директор подписывает авансовый  отчет, сотрудник считается отчитавшимся перед организацией за сумму, утвержденную в отчете.

     На  основании данных, отраженных в авансовом  отчете, бухгалтер списывает с  подотчетного лица фактически израсходованные  денежные средства.

     Выданные, но не израсходованные подотчетным  лицом суммы, подлежат возврату в  кассу  организации, что оформляется Приходным кассовым ордером [4].

     Если  работник не возвращает подотчетную  сумму, то в Трудовом Кодексе предусмотрено, что удержание из заработной платы  работника производится для погашения  не израсходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или перевода на другую работу в другую местность [6]. Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника этой суммы не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает основании и размеров удержания (и лучше, если он подтвердит это письменно). В любом случае общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, если же работник возражает против суммы или срока возврата, или имеет другие претензии к фирме, отношения придется выяснять в суде. 

     Предприятие может принять решение простить долг сотруднику, это право работодателя. Тогда будет считаться, что работник получил доход, и с этого дохода следует удержать налог на доходы с физических лиц.

     В любом случае, независимо от того, принято  ли решение удерживать суммы, идти в  суд или простить долг, должен быть издан приказ руководителя. Бухгалтер  не имеет права предпринимать каких-либо действий без этого приказа. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру [5].

     Работнику организации (подотчетному лицу) денежные средства выдают на расходы, связанные прежде всего со служебными  командировками.

     Служебная командировка - поездка работника  по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения  вне места постоянной  работы. За время нахождения в командировке работнику  сохраняется  заработная  плата  по  месту  постоянной работы [7].

     При направлении работника в командировку необходимо оформить следующие документы:

• Приказ о направлении работника в командировку (Форма № Т - 9);
• Командировочное удостоверение (Форма № Т - 10);
• Служебное задание (Форма № Т - 10а).

Эти формы  утверждены  Постановлением  Госкомстата России  от      05.01.2004 №1 [5].

     В соответствии с Трудовым Кодексом Россииской Федерации служебной командировкой  признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

     В  командировку  может  быть  направлен  только  работник          организации.

     Поездка гражданина, выполняющего работу по гражданско-правовому договору, не должна рассматриваться в качестве командировки, независимо    от условий договора и характера выполняемой работы. Если организация все же возмещает такому работнику командировочные расходы, то они должны быть включены в его совокупный доход наряду с вознаграждением, выплачиваемым за саму выполненную работу по договору.   

     Расходы на командировки учитываются только при наличии подтверждений о  производственном характере поездки (командировки) [4].

     Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (Письмо Минфина России от 06.12.2002 № 16-00-16/158). В связи с этим организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) командировочное удостоверение. Эти документы являются, во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки, во-вторых, документами, на основании которых определяется продолжительность командировки.

     Согласно  статье 168 Трудового Кодекса Российской Федерации фирма обязана ему  оплатить:  

• стоимость проезда;
• расходы по найму жилья;
• суточные;
• иные затраты, на которые дано разрешение работодателя.

     При командировках в местности, откуда командированный имеет возможность  ежедневно возвращаться к месту  своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

     Кроме командировки на территории России сотрудники организации могут быть командированы за рубеж. В таком случае в бухгалтерии необходимо вести учет расходов по загранкомандировкам [7]. Самое главное, что при командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования, исходя из установленных норм суточных и квартирных [9].

     По  приезду из командировки сотрудник  должен представить в бухгалтерию  организации авансовый отчет  с приложением следующих документов:

• командировочное удостоверение или приказ о командировании;
• документы, подтверждающие расходы по найму жилья, по проезду и другие [5].

   Согласно  Трудовому Кодексу Российской Федерации  работодатель обязан возместить работнику  следующие виды расходов:

1. Расходы по проезду - возмещаются по сумме фактических затрат при наличии подтверждающих документов;
2. Расходы по найму жилого помещения - подлежат возмещению при наличии подтверждающих документов (расходы по проживанию в гостинице, а также расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание  в номере, на пользование оздоровительными объектами). Работодатель может возместить любую сумму расходов, но для целей налогового учета расходами признаются только 550 рублей за сутки. При отсутствии оправдательных документов руководитель предприятия ООО «РИТМ - бис» возмещает 12 рублей за         сутки, которые не учитываются в расходах для целей        налогообложения; 
3. Суточные и другие дополнительные расходы вне места постоянного жительства - для целей налогообложения учитываются только 100 рублей за 1 сутки.

   Днем  выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства с места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия, указанного средства в  место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до автостанции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника на постоянное место работы [5].

   Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется  в журнале-ордере №7 или  в соответствующей таблице при автоматизированном учете на активно-пассивном счете 71 « Учет расчетов с подотчетными лицами».

   Аналитический учет по счету 71 « Учет расчетов с  подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной в подотчет [8]. 
 
 
 
 
 

2. Краткая характеристика организации ООО «РИТМ - бис» 

     Юридический адрес предприятия ООО «РИТМ - бис»: 613570, Кировская область, п.г.т. Кильмезь, улица Свободы, 12.

     ООО «РИТМ - бис» учреждено в соответствии с заявкой трудового коллектива Кильмезского лесоперерабатывающего предприятия на основании программы приватизации. Полное официальное наименование - Общество с Ограниченной Ответственностью ООО «РИТМ - бис».

     Общество  создано путем преобразования Кильмезского лесоперерабатывающего предприятия и прошло государственную регистрацию.

     Организационно - правовая форма - общество с ограниченной ответственностью.

     Учредительным документом общества является устав, требования которого обязательны  для  исполнения всеми органами общества и его акционерами. В уставе указаны наименование и место нахождения общества, его правовое положение, ответственность, цели и виды деятельности, создание и ликвидация общества, его уставный капитал и акции, сведения об акционерах и дивидендах, органы управления.  

     ООО «РИТМ - бис»– коммерческая организация, имеет уставный капитал –10000 тыс. руб., который разделен на определенное количество акций, удостоверяющих обязательственные права акционеров общества по отношению к обществу.

     ООО «РИТМ - бис» является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

     Общество  имеет гражданские      права           и        несёт      обязанности,  необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных Федеральными законами.

     Цели  и виды деятельности общества:

• ремонт с/х. машин и тракторов;
• погрузочно-разгрузочные и транспортно-эксплуатационные услуги;
• услуги по перевозке грузов;
• внешняя торговля;
• заготовка и переработка леса;
• строительство и ремонт жилья;
• газификация жилья.

     Основной целью деятельности общества является получение прибыли. Общество осуществляет контроль  качества отпускаемой продукции, принимает меры к удовлетворению претензий потребителей, своевременно осуществляет лицензирование заявленных видов деятельности. Все работы (услуги) осуществляются в форме заключения договоров и разовых сделок, как с физическими, так и с юридическими лицами. Внешняя торговля включает в себя торгово-закупочную деятельность и продажу горюче-смазочных материалов.