Учет расчетов с подотчетными лицами

  4.6 Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы

  Удержание из зарплаты работника для погашения  его задолженности работодателю может производиться для погашения  неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного  в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ).

  Трудовое  законодательство РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. Согласно статье 139 ТК РФ, при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний  не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральным законодательством, – 50% заработной платы, причитающейся  работнику.

        

  4.7 Гарантии и компенсации при командировках

  За время  нахождения в командировке нужно  начислять заработную плату исходя не из заработка за текущий месяц, а из среднего заработка, начисленного за предыдущие периоды (это право  закреплено ст. 167 ТК РФ). Также следует  отметить, что за работником сохраняется  и место работы. Средний заработок  сохраняется за сотрудником за все  рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы (п. 9 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и  ВЦСПС от 07.04.88 № 62).

  Расчет  производится исходя из фактически начисленных  работнику выплат и фактически отработанного  времени им за 12 месяцев, предшествующих моменту выезда в командировку. 

  4.8 Зарубежные командировки

  Необходимым условием для оформления зарубежной командировки сотрудника является издание  приказа о командировании, что  следует из Положения о порядке  покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (утвержденное ЦБ РФ 25 июня 1997 г. № 62).

  Уполномоченные  банки выдают организациям наличную валюту или дорожные чеки на командировочные  расходы на основании заявки, оформленной  на основании 2 приказов:

         а) устанавливающий сотруднику  размер суточных;

         б) о направлении сотрудника  в служебную зарубежную командировку  с указанием фамилии, имени  и отчества командируемого лица, предполагаемой даты выезда и  возвращения из служебной командировки  или планируемого срока командировки, страны командирования.

  Если направление  сотрудников в зарубежные командировки носит разовый характер, то всю  необходимую информацию можно определить и в одном приказе. Размеры  суточных в зависимости от страны, которыми можно руководствоваться, установлены Приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. № 92н «О размерах выплаты  суточных при краткосрочных командировках  на территории зарубежных стран». Можно  установить приказом руководителя организации  и более высокий размер суточных, при этом: превышение размера суточных над нормируемой величиной не включается в расходы при исчислении налога на прибыль, а также потребует  включения суммы превышения в  облагаемый НДФЛ доход работника.

  В отличие  от произвольной формы приказа на установление размера суточных, приказ на командирование сотрудников должен быть оформлен с применением унифицированной  формы Т-9 «Приказ (распоряжение) о  направлении работника в командировку» (или Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26.

  Время фактического пребывания работника в загранкомандировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении Государственной  границы РФ. Учитывая, что загранпаспорт  является личным документом сотрудника, представляется целесообразным после  возвращения из командировки приложить  к авансовому отчету ксерокопию заграничного паспорта с отметками о датах  пересечения границы на контрольно-пропускных пунктах РФ.

  Расходы, возмещаемые при зарубежных командировках (согласно ст. 168 ТК РФ) те же, что и  при командировках по России.

  При направлении  работника в командировку в две  или более страны со дня выбытия  из одной страны в другую (определяется по отметкам в паспорте) суточные выплачиваются  в полном объеме в валюте по нормам страны, в которую направляется работник. Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% от нормы.

  В тех  случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы  за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных не производит. Если принимающая сторона не выплачивает  указанным лицам иностранную  валюту на личные расходы, но предоставляет  им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает им суточные в 30% нормы (п. 3 постановления Совмина  – Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. № 1261 «О размере и порядке  выплаты суточных при краткосрочных  командировках на территории иностранных  государств»). 

9. Отчеты  о служебной загранкомандировке

  После возвращения  из командировки работник должен представить  отчеты:

         - о выполнении задания на командировку  по форме № Т-10а;

         - авансовый отчет по форме  № АО-1.

  Согласно  Положению № 62 в 10-дневный срок после  возвращения из командировки работник должен сдать в бухгалтерию отчет  и рассчитаться с организацией за выданную ему под отчет иностранную  валюту. Отчет Т-10а должен быть подписан руководителем, в нем отражаются цели и результаты командировки, к  нему прилагаются протоколы о  намерениях или предварительные  договоры, образцы рекламной продукции, прейскуранты, проспекты и другие документы, так или иначе подтверждающие выполнение целей служебной командировки.

  Расходы в иностранной валюте на загранкомандировки пересчитываются в рубли по курсу  Банка России на день утверждения  авансового отчета (дата признания  расходов). В бухгалтерском учете  курсовая разница отражается в том  отчетном периоде, к которому относится  дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская  отчетность. Положительная курсовая разница признается в составе  внереализационных доходов, а отрицательная  – внереализационных расходов (Д^т 91-2 К^т 71-2). 

  4.10 Расчеты с подотчетным лицом

  По авансовому отчету у командировочного сотрудника может быть либо перерасход (он сдается  в кассу), либо остаток средств  в иностранной валюте. Предприятие  обязано вернуть неизрасходованный  остаток в банк в течение 10 рабочих  дней с момента возвращения командируемым лицом в кассу. Если сумма перерасхода в иностранной валюте превышает эквивалент

10 000 $ США по  курсу ЦБ РФ на дату погашения  указанной суммы, уполномоченный  банк направляет извещение в  Минфин РФ (Положение, утвержденное  ЦБ РФ 20.08.02 № 193-П).

  Задолженность командированного лица перед организацией может быть погашена путем внесения в кассу организации эквивалентной  суммы задолженности в рублях по курсу ЦБ РФ, она также сдается в банк.

  У командированного сотрудника может возникнуть перерасход наличной иностранной валюты по авансовому отчету. Такая ситуация бывает, когда  он расходует во время командировки собственные валютные средства, приобретенные  от своего имени и за свой счет. В  этом случае для погашения перерасхода  банк запрашивает авансовый отчет  командируемого лица и документы, подтверждающие его расходы за пределами РФ. Организация  может погашать задолженность разными  способами: в наличной или безналичной  форме, в рублях или иностранной  валюте. Если организация не предъявила по требованию уполномоченного банка  авансовый отчет и подтверждающие документы, банк имеет право отказать в выдаче суммы задолженности  в наличной иностранной валюте или  в переводе на валютный счет командируемого лица. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  5. Представительские  расходы организации 

  Как известно, удачно заключенная сделка – важныймомент в предпринимательской, хозяйственной  деятельности как небольшой организации, так и любого крупного хозяйствующего субъекта.  Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной  комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими. Согласно письму Министерства финансов РФ от 6 октября 1992 года № 94 представительские  расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - это затраты предприятия  по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и  учреждений (включая иностранных), прибывших  для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного  сотрудничества. К представительским  расходам относятся затраты, связанные  с проведением официального приема ( завтрака, обеда или другого  аналогичного мероприятия) представителей, их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров  и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков. Указанные  расходы включаются в себестоимость  продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая  сумма расходов по смете и фактические  расходы, относимые на себестоимость  продукции (работ, услуг), не должны превышать  предельных размеров, исчисляемых по нормативам.  

  5.1 Оформление первичных документов

  Проведение представительских мероприятий в соответствии со ст.9 (Закон N 129-ФЗ) должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

  Документальное  оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

         1) оформление так называемых подготовительных  документов;

         2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

         3) оформление документов, подтверждающих  фактическое расходование денежных  средств.

  Представительские расходы - это планируемые и целевые  расходы.

                На этом же этапе издаются  внутренние организационно-распоря-

         дительные документы (например, распоряжения  руководителя организации), регламентирующие:

         - перечень официальных лиц организации,  имеющих право участвовать в  переговорах и, следовательно,  получать под отчет средства  на представительские расходы;

         - порядок выдачи подотчетных  сумм на представительские расходы;

         - порядок расходования средств  на представительские расходы;

         - документальное оформление представительских  расходов;

         - порядок осуществления контроля  над расходованием и списанием  средств на представительские  расходы;

         - нормирование отдельных видов  представительских расходов.

  На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные  с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

         - распоряжение руководителя о  назначении ответственного за  проведение официального мероприятия;

         - распоряжение (решение правления  Облпотребсоюза) о направлении приглашения  на деловую встречу, который  должен содержать цель прибытия  представителей сторонней организации;

         - программа проведения деловой  встречи с указанием даты, места  и сроков проведения деловой  встречи, ФИО участников со  стороны организации и со стороны  приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских  расходов.

  На третьем  этапе ответственным лицом оформляются  и представляются в бухгалтерию  организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

         - отчет о расходах на проведение  деловой встречи;

         - авансовый отчет с приложенными  документами, подтверждающими произведенные  расходы.

  Такими  документами являются: счета предприятий  общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг  переводчика и т. д.

         Все первичные документы должны  соответствовать требованиям п.2 ст.9 Закона N 129-ФЗ. 
 

5.2 Бухгалтерский учет

   Документы,  регулирующие порядок организации  и ведения бухгалтерского учета  в организации, не содержат  понятия "представительские расходы", но если понесенные организацией затраты по своему характеру можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила признания затрат расходами (п.2 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99) такие расходы отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции со счетами раздела VI "Расчеты", например 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д.

  В бухгалтерском  учете представительские расходы  не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

  Представительские расходы организации принимаются  в целях налогообложения прибыли  в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6. Выводы и предложения  по совершенствованию  учета расчетов  с подотчетными  лицами 

  Как правило, в организациях деньги под отчет  выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически  на каждом предприятии и весьма разнообразны. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции, ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные. При этом поставщик может не оставить товар у себя на складе. Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги.