Учет расчетов с подотчетными лицами

  В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных  организацией товаров.

  В случае отсутствия в товарном чеке подробной  расшифровки приобретенных товаров  представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров  и цели их приобретения.

  Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным  лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями  организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей  за наличный расчет, будет выполнять  функции товарного чека.

  При покупке  товаров у частных лиц и  индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

  Данный  акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения  по бухгалтерскому учету и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина  России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

  Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и  проверить достоверность расхода  подотчетным лицом выданной ему  суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения  налогом на доходы физических лиц.

  Следует подчеркнуть, что сделки, в которых  подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные  ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются  сделками между юридическими лицами.

  На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а  уже затем организация возмещает  работнику потраченные на эти  цели денежные средства. При этом налоговые  органы в отдельных случаях рассматривают  такую операцию как факт покупки  организацией товара у физического  лица и требуют включить выплаченные  работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

  Во избежание  подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для  собственных нужд, а для организации  работнику следует оформить покупку  от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в  интересах организации может  быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому  ордеру) и передачу товара (накладные  подписаны по доверенности или непосредственно  лицом, имеющим право подписи  финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

  При этом после одобрения сделки у организации  возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств  производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых  первичных документов, подтверждающих данную покупку.

  В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:

  Д^т 10, 41   К^т 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

  Д^т  19  К^т 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);

  Д^т  60 К^т 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

  Д^т  71 К^т 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям.

  Возможен  и другой вариант, когда работник может также заранее заключить  договор о предоставлении организации  возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретаемых  товаров.

  В этом случае в бухгалтерском учете организации  должны быть сделаны следующие записи:

  Д^т 71 К^т 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей за организацию (момент предоставления ссуды);

  Д^т 10, 41 К^т 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;

  Д^т 19   К^т 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;

  Д^т 73   К^т 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

  Организация рассчитывается с физическими лицами за товары, как правило, наличными  деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При  этом лимита расчетов в 60 000 рублей по одной  сделке можно не соблюдать (этот лимит, установленный ЦБ РФ, касается только расчетов с юридическими лицами.

  Операции  по закупке должны оформляться первичными документами, а именно – закупочным актом. Каждая организация вправе разработать  свою форму этого документа, так  как унифицированной нет. Выплата  денег физическим лицам может  оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.

  Пример:

  Подотчетным лицом – Мордвинцевой И.В. в сентябре 2003 года произведена закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом  от 24 сентября. В нем указано, что  продукция (мясо говядина) закуплена  именно у физического лица (Дашидондоковой С.Б.) с указанием его паспортных данных, количества, цены продукции, соответствующих подписей. Право на сдачу мяса подтверждается соответствующей справкой. Право реализации (с ограничениями или без) в определенном количестве дает ветеринарное свидетельство, выписываемое органами госветнадзора.

  В бухгалтерском  учете даются проводки:

  Д^т 71  К^т 50 – выданы деньги подотчет из кассы;

  Д^т 10 К^т 71 – подотчетным лицом произведен закуп сельхозпродукции.

  Но прежде чем выплатить физическому лицу денежные средства, следует отметить, что удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.

  Пример:

  В октябре 2003 года организация выдала под отчет  своему сотруднику

80 000 руб. на  закупку у населения бывших  в употреблении компьютеров. В  этом же месяце работник нашел  продавца – физическое лицо  и приобрел у него ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены  для работы самой организацией.

  Остаток неизрасходованных средств сотрудник  сдал в кассу организации.

В октябре 2003 года в бухгалтерском учете предприятия  будут сделаны следующие проводки:

  Д^т 71 К^т 50 – 80 000 руб. – выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку компьютеров;

  Д^т 41 К^т 71 – 32 000 руб. – оприходованы два компьютера на основании авансового отчета и закупочного акта;

  Д^т 50 К^т 71 – 48 000 руб. – возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.

          
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Служебные командировки по России и за рубеж 

  Служебная командировка – это поездка работника  по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса, далее - ТК РФ).

  Инструкция  не указывает, что следует считать  местом постоянной работы. На практике местом постоянной работы считается  расположенное в определенном населенном пункте предприятие, либо отдельная  его часть, участок, отделение, объект предприятия, работа в котором обусловлена  трудовым договором. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации  находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается  то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

  Не признаются командировками служебные поездки  работников, постоянная работа которых  протекает в пути или имеет  разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

  Рабочие и служащие обязаны выполнять  распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении  в командировку. Отказ от такой  поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами  признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.

   Нельзя  направлять в командировки беременных  женщин и работников до 18 лет  (за исключением творческих работников  средств массовой информации, организаций  кинематографии, театров, театральных  и концертных организаций, цирков  и иных лиц, участвующих в  создании и (или) исполнении  произведений, профессиональных спортсменов  в соответствии с перечными  профессий, устанавливаемыми Правительством  РФ с учетом мнения Российской  трехсторонней комиссии по регулированию  социально-трудовых отношений, ст. 259, 268 ТК РФ).

  Направлять  в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с их письменного  согласия и при условии, что это  не запрещено им медицинскими рекомендациями. При этом женщины, имеющие детей  в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме  со своим правом отказаться от направления  в служебную командировку.

   Сказанное  выше относится и к работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов  с детства до достижения ими  возраста 18 лет, а также работникам, осуществляющим уход за больными  членами их семей в соответствии  с медицинским заключением, а  также, согласно ст. 264, распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

  Для остальных  работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

  Работник-совместитель может также быть направлен в командировку. Средний заработок сохраняется ему только в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними (п. 9 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» далее – Инструкция № 62).

  Только  штатные работники, заключившие  с предприятием трудовой договор, находятся  в административном подчинении у  руководителя и могут быть направлены им в командировку.

  Если физическое лицо не состоит в штате предприятия, но выполняет для этого предприятия  какие-либо работы (оказывает услуги), связанные с поездкой в другую местность, то с этим физическим лицом  должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами  гражданского права.

  К договорам  гражданско-правового характера  относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский и  иной договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). В этом случае порядок  и условия возмещения документально  подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами  в тексте договора.

  К таким  расходам могут быть, например, отнесены расходы по проезду и найму  жилья, приобретению материалов и другие.

  Под служебной  командировкой, совершаемой в установленном  порядке, понимаются также поездки  работника, которые связаны с:

1. покупкой материально-производственных запасов;
2. осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);
3. подготовкой и повышением квалификации работников;
4. участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции);
5. другими аналогичными нуждами. 

  4.1 Документальное оформление командировки

  Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». К числу таких документов относятся: