Учет расчетов с подотчетными лицами

  Введение……………………………………………………………………..…2

  1. Организация учета  расчетов с подотчетными лицами……………….3

  2. Аналитический и  синтетический учет………………………………….5

  3. Приобретение подотчетными  лицами товарно-материальных  ценностей, продукции………………………………………………………………………...7

  4. Служебные командировки  по России и  за рубеж…………………….11

        4.1. Документальное оформление командировки………………………13

        4.2. Сроки служебных командировок……………………………………13

        4.3. Возмещение расходов при служебных командировках и оплата суточных…………………………………………………………………………...14

         4.4 Порядок выдачи и расходования авансов при командировках…….16

         4.5. Отчет работника о командировке…………………………………...17

         4.6. Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы….18

         4.7. Гарантии и компенсации при командировках……………………...18

         4.8. Зарубежные командировки…………………………………………..18

         4.9. Отчеты о служебной загранкомандировке………………………….20

         4.10. Расчеты с подотчетным лицом……………………………………...20

    5. Представительские расходы……………………………………………..22

         5.1. Оформление первичных документов………………………………..22

         5.2. Бухгалтерский учет……………………………………………………24

    6. Выводы и предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами……………………………………………………………………………..25

   Литература…………………………………………………………………….26 

           
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

  В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает  необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных  работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В  таких случаях обычно работнику  выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих  командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские  цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

  С этих позиций  выбранная тема курсовой работы актуальна.

  Целью данной работы является изучение порядка учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами, а также правильное отражение в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Организация учета расчетов с  подотчетными лицами

  Подотчетные лица - это сотрудники организации, которым выдают деньги на какие-либо нужды. Например, подотчетному лицу могут  выдать средства на покупку билетов  для проезда в командировку, на приобретение канцтоваров или на множество других нужд.

  Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо по дебету которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, а по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

  Не все  организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее  оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и  другое. Для этого деньги из кассы  выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем  составляют и сдают в бухгалтерию  авансовый отчет. Если при покупке  израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть  в кассу. Если же сотрудник добавил  к выданным свои деньги, то сумму  переплаты организация должна ему  компенсировать.

  Перечень  подотчетных лиц и правила  расчетов с ними можно включить в  учетную политику, определяющую правила  бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

  В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

  Сотрудник может получить деньги под отчет  из кассы предприятия только на определенные цели:

  Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам  наличные, когда направляет их в  командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем  сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о  командировке. В нем указывают  фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.

  Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными  от имени своего предприятия с  другими организациями и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС  горюче-смазочные материалы для  служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник  пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В  нем указывается кому и на какие  цели выдаются деньги.

  Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц  не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника  они не являются и НДФЛ не облагаются. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Аналитический и синтетический  учет

  Расчеты с подотчетными лицами учитываются  на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических  регистрах эти расчеты нужно  отражать подробно – отдельно по каждому  сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63. В нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетника.

   Бухгалтер  выписывает расходный кассовый  ордер, указав в нем выдаваемую  сумму, кассир выплачивает сотруднику  деньги, а подотчетник ставит  свою подпись в ордере, дату. Это  операция отражается проводкой: 

Д^т 71 К^т 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

  Потратив  деньги, сотрудник составляет авансовый  отчет, его форма 

№ АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

  Эту форму  с 1 января 2002 года должны применять  все предприятия. Составляется отчет в одном экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

  Если из авансового отчета видно, что подотчетник  истратил ровно столько, сколько  получил, то в этом случае сальдо будет  нулевым и задолженность не образуется.

  Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток  в кассу предприятия. Бухгалтер  составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег  не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

         1)руководитель предприятия признал,  что перерасход оправдан, работнику  должны возместить разницу;

         2)руководитель решит, что работник  проявил излишнюю самостоятельность,  то сумму перерасхода ему не  компенсируют.

  Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в  установленный срок, подлежат отражению  по кредиту счета 71 в корреспонденции  со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

  Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в  аналитическом учете он может  иметь сальдо сразу по дебету (когда  кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник  потратил свои деньги, а предприятие  их пока не вернуло).

  Как правило  выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18, особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Приобретение  подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции

  Приобретение  товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической  литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин  и товарным чеком, дополнительно  содержащим отметку об оплате.

         В кассовом чеке должны быть  четко пропечатаны идентификационный  номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения  операции, сумма.

         Например, к авансовому отчету  водителя организации необходимо  приложить чеки контрольно-кассовых  машин (ККМ) АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость горюче-смазочных материалов (ГСМ) с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

  Товарный  чек необходим для расшифровки  сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного  перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать  в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).