Учет расчетов с подотчетными лицами

         – служебное задание для направления  в командировку и отчет о  его выполнении (форма Т-10а);

         – приказ (распоряжения) о направлении  работника в командировку (форма  Т-9 или Т-9а);

         - командировочное удостоверение  (форма № Т-10).

  Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который  он был командирован.

  При направлении  работника в командировку в пределах РФ издание соответствующего приказа  руководителя не является обязательным (достаточно одного лишь командировочного удостоверения). Направление в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому договору, приказом руководителя не оформляется. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.

  В случае командирования работника в страны дальнего зарубежья, включая прибалтийские  государства – бывшие республики Советского Союза, оформлять командировочное  удостоверение не требуется, но обязательно  наличие загранпаспорта. 

  4.2 Сроки служебных командировок

  Срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Такой же срок установлен для командировок для проведения ревизий и проверок. Срок командировки работников в министерства, ведомства  Российской Федерации и в другие органы государственного управления не может превышать 5 дней, не считая времени  нахождения в пути. Продление срока  командировки допускается в исключительных случаях не более чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы  работники.

  Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном  удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне  выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

  В министерствах, ведомствах, объединениях, на предприятиях, в организациях и учреждениях  регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие, в организацию  и учреждение, ведется в специальных  журналах по установленным формам. Руководитель министерства, ведомства, объединения, предприятия, учреждения приказом назначает лицо, ответственное  за ведение журналов регистрации  работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и  производство отметок в командировочных  удостоверениях. 

  4.3 Возмещение расходов при служебных командировках и оплата суточных

  Работники имеют право на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Работодатель обязан возмещать (ст. 168 ТК РФ):

         – расходы по проезду;

         – расходы по найму жилого  помещения,

         – дополнительные расходы, связанные  с проживанием вне места постоянного  жительства (суточные);

         – иные расходы, произведенные  работником с разрешения или  ведома работодателя.

  Порядок и размеры возмещаемых расходов определяются коллективным договором  или приказом (распоряжением).

  Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в следующем размере:

         а) стоимости проезда воздушным,  железнодорожным, водным и автомобильным  транспортом общего пользования  (кроме такси);

         б) страховые платежи по государственному  обязательному страхованию пассажиров  на транспорте;

         в) оплату услуг по предварительной  продаже проездных документов;

         г) расходы за пользование в  поездах постельными принадлежностями.

  При наличии  нескольких видов транспорта, связывающих  место постоянной работы и место  командировки, администрация может  предложить командированному работнику  вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

  Расходы по проживанию возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат. При этом стоимость  дополнительных услуг, включаемых гостиницами  в счет за проживание, в составе  расходов на проживание не возмещаются, а подлежат оплате самим командированным  за счет суточных. К таким дополнительным услугам, в частности, относятся:

         - стоимость завтраков;

         - услуги химчистки;

         - пользование минибаром и т.п.

   Кроме  того, работнику возмещаются расходы  по оплате бронирования места  в гостинице.

  Следует обратить внимание, что командированному сотруднику возмещаются все произведенные  им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме.

         Суточные выплачивается командированному  работнику за каждый день нахождения  в командировке, включая выходные  и праздничные дни, а также  дни нахождения в пути, в том  числе за время вынужденной  остановки в пути (п. 14 Инструкции  № 62). При расчете суточных  следует учитывать, что днем  отъезда считается день отправления  соответствующего транспортного  средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы  командированного, а днем приезда  – день прибытия указанного  транспортного средства в место  постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.

  Размер  суточных достаточно оговорить в приказе, распоряжении руководителя или в коллективном договоре. Норма суточных утверждена Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 и равна 100 руб. в день.

         Пример:

  Организация отправила товароведа Калашникову  О.К. в недельную командировку. Ее цель – заключить договор о  поставке товаров. Руководитель организации  издал приказ, в котором установил: суточные для командировок по России составляют 300 руб. в день. Перед поездкой Калашниковой О.К. выдали суточные – 2100 руб. Вернувшись из командировки, сотрудник  представил в бухгалтерию авансовый  отчет. В учете на сумму суточных делается проводка:

         Д^т 44  К^т 71 – 2100 – включены в расходы суточные.

  При командировках  в такую местность, откуда командированный  работник имеет возможность ежедневно  возвращаться к месту своего постоянного  жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Командировка, расположенная недалеко от места работы и жительства работника может быть признана однодневной. Определение такой командировки производится руководителем в приказе на основании данных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха. Командировка за пределы России также может быть однодневной, если работник, который выехал за границу, возвратился в Россию в тот же день.

  Если командированный  работник по окончании рабочего дня  по своему желанию остается в месте  командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения  расходы по найму ему возмещаются  в размере расходов, установленных  при найме жилого помещения для  командировок на территории Российской Федерации. 

4. Порядок выдачи и расходования авансов при командировках

  Согласно  пункту 19 Инструкции № 62 «О служебных  командировках в пределах СССР», командированному работнику перед  отъездом в командировку должен быть выдан аванс на оплату командировочных  расходов (кроме случаев, указанных  в п. 17 Инструкции).

  Основанием  для выдачи аванса является «Приказ (распоряжение) о направлении работника  в командировку». Его сумма рассчитывается исходя из:

         – стоимости проезда к месту  командировки и обратно;

         – срока нахождения в командировке;

         – предполагаемой суммы расходов  на проживание и установленного  размера суточных и других  расходов.

   Аванс, как правило, выдается наличными из кассы предприятия. Выдача наличных денег под отчет производится только штатным работникам при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному любому авансу (на командировочные, хозяйственные и другие расходы). Передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

  Для определения  суммы, необходимой на оплату командировочных  расходов, организация может составить  смету: в произвольной форме, исходя из норм, установленных приказом руководителя.

  Получить  наличную валюту в банке для оплаты командировочных расходов организация  может со своего текущего валютного  счета при наличии на нем необходимой  суммы. Как правило, средства в иностранной  валюте на текущем счете имеют  организации-экспортеры, а остальным  организациям нужно купить валюту.

  Валюта  выдается организации в наличной форме или на эту сумму банк приобретает дорожные чеки. Для этого  нужно заполнить заявку в двух экземплярах и представить ее в банк. Форма заявки состоит из 2 разделов: первый заполняет организация, второй – банк. Использовать эти  средства на иные цели, кроме как  на оплату командировочных расходов, в том числе для осуществления  платежей по внешнеэкономическим сделкам, запрещается.

         Наличная валюта выдается организации  банком на основании заявки, но  не ранее чем за 10 рабочих дней  до даты выезда в служебную  зарубежную командировку. Валюта  в тот же день должна быть  оприходована в кассу предприятия.  Дорожные чеки выдаются непосредственно  командируемому работнику. 

  4.5 Отчет работника о командировке

  В течение  трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию  авансовый отчет об израсходованных  в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

  К авансовому отчету прилагаются командировочное  удостоверение, оформленное в установленном  порядке; документы о найме жилого помещения; документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы (п. 19 Инструкции № 62, п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

  Для утверждения  и списания израсходованных подотчетных  сумм применяется авансовый отчет  по унифицированной форме № АО-1.

  Работник  должен представить в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание  с заполненным и подписанным  отчетом о его выполнении (форма  № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные  расходы (билеты на транспорт, счета  на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и  суммы расходов.

  При проверке документов, прилагаемых к авансовому отчету, устанавливается наличие  обязательных реквизитов документов, предусмотренных статьей 9.2 Закона о бухгалтерском учете. Проверенный  авансовый отчет утверждается руководителем  или уполномоченным на это лицом  и принимается к учету. Как  правило, передача отчета на утверждение  осуществляется в день получения  отчета от подотчетного лица. Ознакомившись  с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение  об утверждении величины произведенных  расходов.

  Если работник произвел расходы в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в  валюте, стоимость расходов пересчитывается  в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем.

  Таким образом, при учете задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются  по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при  отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения  отчета.

  Возникающие в бухгалтерском учете по операциям  в иностранной валюте курсовые разницы  отражаются в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как внереализационные  доходы или внереализационные расходы, которые учитываются на счете 91 «Прочие  доходы и расходы». Курсовые разницы  фиксируются на авансовом отчете.